Découvrez comment Fidelio a permis à la dynamique Boulangerie St-Donat de diviser par trois le temps requis pour ses exercices de rappel.
Le client
Ce n’est pas facile d’exploiter une entreprise familiale. Il faut s’adapter et se maintenir à jour si on veut pouvoir transmettre aux prochaines générations les fruits de ses labeurs. Avec presque un siècle d’histoire au Québec et en Ontario, la feuille de route de Boulangerie St-Donat est longue. Ajouter un 10 à 20 % de croissance annuelle et vous avez une bonne idée des défis auxquels est confrontée cette entreprise chaque année : 4 millions de pâtisseries vendues dont 80 % est distribué dans les grandes chaines de supermarchés telles que Sobeys, Metro et Loblaws. Forte de cette croissance stable, il y a 5 ans, la boulangerie a doublé de taille, ce qui a généré des inefficacités dans les tâches quotidiennes des employés.
Le défi : donner à l’entreprise la visibilité et l’agilité requises pour prendre de meilleures décisions.
Les enjeux opérationnels provoqués par l’expansion de l’usine et la croissance soutenue de la boulangerie se résument comme suit :
Un manque d’agilité et de données fiables :
La boulangerie utilisait trop d’outils qui ne communiquaient pas entre eux. Par conséquent, trop de canaux étaient utilisés pour la saisie de données (stocks pour les ventes, stocks pour la fabrication, etc.).
Des processus de facturation et de commande complexes et sujets aux erreurs :
Boulangerie St-Donat encodait manuellement toutes les factures de ses nombreux distributeurs.
Une déficience dans la gestion des stocks et dans le suivi des lots :
Sans système centralisé, la boulangerie peinait à suivre les stocks dans ses six entrepôts externes qui servaient, à fréquence variable, ses multiples distributeurs.
Une traçabilité inadéquate :
L’absence de contrôle de la saisie manuelle des données de production et d’expédition a généré des situations problématiques comme la suivante : dans une journée, la boulangerie pouvait produire un lot de 1000 tartes qu’elle expédiait ensuite dans un chargement, mais les données d’expédition indiquaient que 1500 tartes avaient été envoyée. Cette irrégularité n’était pas détectée.
Des audits difficiles à effectuer :
Lors des exercices de rappel annuels dans le cadre de sa certification FSSC 22000 en sécurité alimentaire, Boulangerie St-Donat n’arrivait pas à retracer tous ses produits. Compte tenu de ces défis, si la boulangerie tenait à sa croissance et à son développement surde nouveaux marchés, elle devait miser clairement sur sa transformation numérique.
Solution : Sélectionner le meilleur logiciel ERP pour une boulangerie familiale en croissance rapide
Le logiciel de gestion ERP de Boulangerie St-Donat devait répondre à ces trois objectifs :
• Centraliser les données afin d’accéder plus facilement aux informations pertinentes.
• Réduire les coûts et conserver les marges à l’aide d’une visibilité accrue.
• Augmenter l’efficacité des processus opérationnels.
Établir un budget et choisir une équipe
Ses objectifs en tête, Boulangerie St-Donat établit à 350 000 $ le budget requis pour mener à bien le projet de lancement. Grâce au soutien financier du MAPAQ et d’investissement Québec, l’entreprise a pu respecter son budget.
Embaucher un chargé de projet dévoué pour mener à bien l’implantation était dans les plans.
Gérer les contraintes multiples
Avec l’aide d’un consultant, Boulangerie St-Donat a pu dresser la liste des critères à considérer dans son choix d’un partenaire ERP :
Les entrepôts multiples : Le système ERP devait pouvoir se connecter à l’ensemble des installations de stockage, dont le bâtiment principal qui sert à la préparation des commandes et des envois.
Les ordinateurs de poche pour les distributeurs : Ce système permet la facturation en magasin et se connecte automatiquement avec leurs logiciels. Il fallait ainsi impérativement que la communication soit fluide entre le logiciel ERP et les ordinateurs de poche.
Le respect des standards FSSC : Boulangerie St-Donat avait besoin d’un système ERP qui puisse gérer ses standards et permettre la traçabilité.
Un matériel informatique obsolète: La transformation numérique devait permettre la mise à niveau du matériel informatique de l’entreprise.
Le choix du partenaire
Des quatre candidats évalués par Boulangerie Saint-Donat, deux étaient des fournisseurs locaux — dont Fidelio — et les deux autres des entreprises internationales. L’ERP infonuagique de Fidelio a été retenu
pour les raisons suivantes :
• Expertise : Fidelio est le logiciel tout désigné pour les petites et moyennes entreprises dans le secteur agroalimentaire.
• Une interface web : L’ERP cloud Fidelio permet d’accéder au logiciel avec une simple connexion Internet
• Fidelio comprend des fonctionnalités qui permettent d’assurer la traçabilité et la gestion des lots.
• Connexion à l’écosystème : Fidelio se connecte aux fournisseurs 3PL pour la livraison. Leur équipe a été rassuré par l’expérience similaire de La Petite Bretonne, une autre entreprise agroalimentaire qui a choisi Fidelio.
• Flexibilité : Fidelio permet l’ajout de nouvelles fonctionnalités sur demande. Des lecteurs de code à barres et des tablettes ont été installés dans l’usine et intégrés au système lors de l’implantation.
• Simplicité : L’interface moderne et intuitive de Fidelio facilite son utilisation et réduit le temps requis pour la formation des nouveaux employés.
L’implantation du système
Afin d’assurer une transition harmonieuse, Emmanuel Tedeschi a voulu comprendre comment les processus opérationnels de la boulangerie pourraient être gérés par Fidelio et comme il l’a souligné :
L’équipe a ensuite fait des tests à tous les niveaux : de la comptabilité à la fabrication, jusqu’à la gestion des stocks. Des tests ont été pilotés rigoureusement afin d’éviter les surprises lors du lancement.
Finalement, voulant assurer une transition fluide, Emmanuel et son équipe ont décidé de diviser le projet d’intégration en trois étapes :
• Avril 2021 : les ventes, les achats, la comptabilité et une partie de la gestion des stocks
• En cours : la fabrication, les transferts de stocks et la confirmation des travaux
• Fin 2022 : la paie et les dépenses de fabrication
Tout au long du processus, Emmanuel s’est assuré que tous les employés puissent recevoir une formation adéquate sur Fidelio. Les résultats furent positifs :
Les résultats : Une économie en temps, une traçabilité améliorée et une visibilité complète instantanée
Fidelio aura ainsi permis à Boulangerie St-Donat d’automatiser quatre processus majeurs :
La facturation et les commandes :
Auparavant, les commandes étaient traitées manuellement, mais le traitement automatique de Fidelio a réduit ce temps de 2 heures et demi par jour à 5 minutes. C’est la même chose pour les factures qui sont importées directement dans Fidelio. L’automatisation de ces processus a libéré un nombre d’heures qui équivaut à un employé à temps plein.
La traçabilité et les audits :
Avant Fidelio, les données de fabrication et d’expédition étaient saisies manuellement dans Excel. Aujourd’hui, elles sont saisies automatiquement par Fidelio et rapportées dans l’inventaire. Ce n’est donc
plus possible d’expédier plus de tartes que ce qui est disponible dans un lot. Et comme Emmanuel est heureux de partager :
« Notre exercice de rappel de produits nous prend maintenant trois fois moins de temps [...]. Et notre premier audit depuis Fidelio s’est très bien déroulé, contrairement aux audits précédents. »
L’inventaire :
Avant l’adoption de Fidelio, valider l’inventaire ne pouvait se faire qu’une ou deux fois par mois. Désormais, la facturation et les transferts de stocks sont automatiques et communiquent avec l’inventaire. Cela réduit l’investissement en temps et génère moins d’erreurs tout en permettant une visibilité en temps réel sur l’inventaire.
La confirmation des travaux :
Pour faire les pâtisseries, les employés avait l’habitude d’aller chercher leurs ingrédients dans l’entrepôt et, par la suite, de saisir manuellement chaque ingrédient selon la recette. Désormais, une personne est responsable d’aller chercher les ingrédients et le reste de l’équipe confirme tout simplement les quantités utilisées
pour la recette dans Fidelio.
Fidelio s’est aussi avéré être un atout pour relever d’autres défis
La pénurie de main-d’œuvre
• L’automatisation des processus réduit le temps requis pour effectuer les tâches et, par le fait même, réduit aussi le nombre d’employés.
• Fidelio simplifie la formation des nouveaux employés et rend les tâches moins répétitives et plus satisfaisantes.
La chaine d’approvisionnement
Avec le suivi des coûts des matières premières que permet Fidelio, Boulangerie St-Donat peut adapter sa politique de prix plus facilement.
Un meilleur service à la clientèle
Avec le suivi des niveaux de stocks en temps réel, Boulangerie St-Donat peut fournir à ses clients des données exactes sur la disponibilité des produits.
Qu’est-ce qui s’en vient ?
En plus des prochaines étapes d’implantation de Fidelio, Boulangerie St-Donat a un projet de robot dans sa mire : un système automatisé permettra bientôt de transférer les tartes des fours aux convoyeurs, ce qui remplira trois postes vacants.
L’automatisation servira aussi dans le contrôle de qualité : on analysera l’apparence des produits et ceux qui ne respectent pas les critères préétablis seront rejetés.
Vous êtes un manufacturier ou un distributeur ?
Pour découvrir l’étendue des fonctionnalités offertes et la fexibilité du système ERP Fidelio, contactez-nous.
.svg)
