L’épicurienne est une cuisine centrale qui fournit des produits alimentaires à des chaînes de restaurants telles que Pacini, Café Morgane, etc. Confrontée à des défis liés à un système de gestion obsolète et manuel, l’entreprise a décidé d’entreprendre une transformation numérique en implantant un logiciel ERP. Découvrez les motivations derrière ce changement, les défis rencontrés, le processus de sélection du nouvel outil et les résultats obtenus après son intégration.
L’entreprise
L’épicurienne a vu le jour en 2006 sous le nom Les Délices de l’Érable, une entreprise créée par le groupe Citadelle. L’usine se spécialisait dans la production de desserts à base de canneberges, de miel et de sirop d’érable. Par la suite, elle a commencé à faire de la sous-traitance pour les restaurants. En 2020, Citadelle s’est retiré du projet, et l’épicurienne a vu le jour pour continuer à fournir les différents clients. Cependant, à la suite du rachat, le logiciel ERP utilisé sous Citadelle n’était plus accessible, car il appartenait à l’ancienne entité. Cela a obligé l’équipe à travailler manuellement avec Excel pour gérer les recettes et assurer la traçabilité des produits. Ce fonctionnement entraînait plusieurs difficultés majeures.
Les défis
Le premier enjeu concernait la traçabilité des produits, qui ne répondait plus aux normes exigées par l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA). En l’absence d’un système de suivi numérique, la gestion des rappels de produits était compliquée et chronophage, augmentant ainsi le risque de non-conformité. Par ailleurs, la saisie manuelle des informations, notamment des numéros de lots et des matières premières, engendrait un risque élevé d’erreurs humaines, compromettant la fiabilité des données.
L’absence d’un système intégré rendait la gestion des stocks et des coûts inefficace. Les employés devaient régulièrement se déplacer dans l’entrepôt pour vérifier les niveaux de stock, ce qui entraînait une perte de temps considérable. Il était également difficile d’obtenir une analyse précise des coûts, rendant le contrôle budgétaire plus complexe.
Ces limitations technologiques freinaient la croissance de l’entreprise, car elles empêchaient une expansion efficace et la mise en place de nouvelles offres.
Objectifs de la transformation numérique
Face à ces enjeux, l’épicurienne a défini trois priorités stratégiques :
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Optimiser le processus de fabrication en améliorant la gestion des matières premières et des stocks, afin de réduire les pertes et les inefficacités. L’entreprise souhaitait automatiser certaines tâches pour minimiser les interventions humaines et gagner en précision, tout en réduisant le temps consacré à la planification des achats et de la production.
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Renforcer la traçabilité avec un système capable de suivre chaque lot de production, de l’achat des matières premières à la livraison du produit fini, afin de garantir une conformité totale avec les exigences réglementaires. Cela permettrait non seulement de faciliter les audits, mais aussi de simplifier le processus en cas de rappel de produits, en assurant une transparence et une qualité constantes.
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Avoir accès aux données en temps réel pour suivre ses indicateurs de performance et son état des stocks en un coup d’œil, sans avoir à compiler manuellement des informations sur Excel. L’implantation d’un ERP devait permettre aux employés de prendre des décisions plus rapides et éclairées grâce à une meilleure visibilité sur la rentabilité et les opportunités d’amélioration.
Sélection et implantation du nouvel ERP
L’épicurienne a bénéficié d’un soutien financier pour mener à bien cette transformation. L’entreprise a notamment reçu une subvention d’Investissement Québec, couvrant 50 % des coûts d’implantation grâce à un programme de soutien aux investissements numériques.
Lors de la sélection de l’ERP, plusieurs solutions ont été analysées. Après évaluation, Fidelio a été retenu en raison de son prix compétitif ainsi que pour ses fonctionnalités particulièrement adaptées aux besoins de l’épicurienne :
- L’interface intuitive et l’expertise de Fidelio dans le secteur alimentaire ont convaincu l’équipe lors des démonstrations.
- La puissance du forage de données a été un atout clé, car elle permettait une traçabilité fluide des matières premières aux produits finis en seulement quelques clics.
- La solution étant basée sur le cloud, elle offrait une accessibilité accrue et une flexibilité optimale sans nécessiter une infrastructure informatique lourde.
Grâce à une planification rigoureuse et à l’expertise du directeur général, le projet a été mené à terme en respectant à la fois le budget et les délais impartis.
« Lors de la démo, j'ai vu que le logiciel était facile à utiliser, très versatile et pouvait s'adapter aux situations qui me concernaient. » - Charles Dubois, Directeur général de l’épicurienne.
Résultats et bénéfices
L’intégration de Fidelio a rapidement permis d’améliorer l’efficacité et la gestion des opérations. L’un des gains les plus notables a été la réduction du temps consacré à la planification. Alors qu’auparavant, la gestion hebdomadaire des achats et de la production nécessitait entre une journée et une journée et demie de travail, elle est désormais réalisée en beaucoup moins de temps.
« Présentement, en seulement quatre heures, nous avons planifié la production et les achats pour la semaine. Avant ça, ça prenait une journée, une journée et demie à faire. C’est un gain substantiel. » - Charles Dubois, Directeur général de l’épicurienne
L’entreprise a également constaté une nette amélioration dans la gestion des erreurs. Le système permet désormais d’identifier instantanément les écarts d’inventaire et les erreurs de réception grâce aux alertes automatisées. Cette nouvelle capacité à détecter les anomalies en temps réel facilite une prise de décision plus rapide et efficace.
L’optimisation de la gestion des remboursements fournisseurs constitue un autre bénéfice important. Avant l’implantation de Fidelio, les crédits pour les retours de produit étaient gérés manuellement, avec un risque élevé d’oubli ou d’erreur. Aujourd’hui, le suivi de ces crédits est automatisé, garantissant une meilleure gestion financière et évitant ainsi des pertes potentielles.
De manière générale, l’automatisation des tâches administratives a permis aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. La fiabilité des données et l’amélioration de la traçabilité ont également renforcé la crédibilité de l’entreprise auprès de ses partenaires et clients.
Conclusion et perspectives
Grâce à Fidelio, l’épicurienne a réussi à moderniser sa gestion, améliorer sa traçabilité et optimiser son efficacité opérationnelle. L’entreprise est désormais mieux outillée pour soutenir sa croissance et explorer de nouvelles opportunités de marché. D’ailleurs, une nouvelle ligne d’embouteillage vient d’être installée, et un agrandissement des locaux est envisagé très prochainement.
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