Comment votre entreprise peut en faire plus avec moins?
Moins d’efforts. Moins de pertes. Mois d’erreurs.
Dans le secteur agroalimentaires, où les marges sont habituellement minces, c’est la question que les gestionnaires financiers se posent à tous les jours.
Heureusement pour les petites et moyennes entreprises, le bon logiciel de gestion d’entreprise (ERP en anglais) fournira les réponses leur permettant d’agir sur cette question.
Nous verrons ensemble 5 façons majeures qu’un système ERP peut emmener votre entreprise vers des sommets inouïs sur plan de l'efficacité.
Qu'est-ce qu’un logiciel ERP?
Si vous n’êtes pas familier avec les progiciels de gestion (ERP), leur fonctionnement pourrait se comparer à celui du cerveau et de la moelle épinière dans le système nerveux humain.
Votre cerveau et votre moelle épinière regroupent toutes les données des diverses parties de votre corps afin de coordonner toute son activité.
Par analogie, votre système ERP standardise les données de l'ensemble des fonctions de votre entreprise (ex., la comptabilité, la fabrication, l’expédition, et ainsi de suite) afin de les centraliser dans la base de données.
Cette intégration de bout en bout assure que les données saisies dans un module—disons les matières premières à la réception—actualisent instantanément les données qui dépendent de ce module, comme la gestion des stocks. Par conséquent, tout utilisateur de votre système ERP qui possède les autorisations pourra accéder aux données actualisées de vos processus d'affaires.
La centralisation de l’ensemble des données d’une entreprise ouvre la porte à d’importants bénéfices sur le plan de l'efficacité.
Afin de découvrir tout ce qu’il faut savoir sur les systèmes ERP, lisez notre publication : qu’est-ce qu’un ERP? Les réponses à vos questions les plus courantes
1. Uniformiser et automatiser vos processus d’affaires
L’automatisation que permet le logiciel ERP élimine la majorité des tâches récurrentes et sans valeur ajoutée accomplie par vos équipes, comme la saisie multiple de données dans vos applications disparates, la coordination entre vos nombreux départements afin de colliger les données requises pour les rapports et le suivi manuel de vos stocks.
Par exemple, la saisie d’une commande de vente par un membre de votre équipe déclenche une suite d’évènements automatiques:
- Les stocks sont alloués à la commande et les niveaux sont ajustés en conséquence.
- L’équipe à l’expédition est avisée suite au traitement de la commande.
- La facturation est complétée.
- Le logiciel ERP assure le suivi des niveaux de stocks et avise l’équipe aux achats lorsque les quantités atteignent les seuils minimum et maximum.
- Les comptes clients sont suivis et gérés automatiquement pour votre équipe à la comptabilité.
Tous ces processus sont exécutés à vitesse grand V et sans intervention humaine, ce qui réduit les erreurs.
Les rappels exigeants en termes de temps sont rendus plus faciles
Le bon logiciel ERP vous permet de trouver les informations en quelques clics. Effectivement, avec Fidelio, vous n’avez qu’à saisir le numéro du lot de l’ingrédient reçu et le système extrait les informations suivantes :
- Tous les produits fabriqués avec l’ingrédient
- Tous les ingrédients retirés de l’inventaire
- Les clients à qui ont été livrés les produits finis
- Les localisations de destination des produits et les quantités
Avec des processus uniformes et automatisés, recourir à une main-d'œuvre non qualifiée devient moins pertinent. D’autant plus que dans un marché de l’emploi qui connaît un resserrement, ce sont des coûts et des inquiétudes en moins qui sont non négligeables.
Vous aimeriez en apprendre davantage sur les logiciels ERP et les bénéfices qu’ils offrent aux entreprises dans le secteur des aliments et des boissons? Consultez notre publication: «Six fonctionnalités clés des meilleurs logiciels ERP adaptés aux PME agroalimentaires».
2. Standardiser vos processus d’affaires
Votre logiciel ERP vous permettra d’établir vos processus selon les meilleures pratiques de l’industrie.
En effet, les développeurs de logiciels ERP spécialisés pour l’industrie ont pu constater non seulement les défis courants rencontrés par les clients, mais aussi leurs solutions. Ils ont donc encodé les meilleures solutions dans leurs systèmes ERP.
Il se peut que les entreprises soient réticentes à travailler avec ces processus au début. Jugeant leurs défis comme uniques, elles préféreront leurs propres solutions. Il faut savoir, par contre, que les entreprises d’un même secteur partagent 90% des mêmes processus.
3. Simplifier le partage des données permet de prendre de meilleures décisions plus rapidement
En l’absence d’un système central, comme un logiciel ERP, colliger et partager vos données s’avère être un processus long et pénible.
Les données peuvent se retrouver dans de multiples feuilles de calculs ou dans des logiciels non intégrés. En outre, les données peuvent être désuètes ou pleines d’erreurs du fait d’avoir été saisies à de multiples reprises dans diverses applications.
De plus, ces sources de données ne communiquant pas, il faut imprimer des rapports ou envoyer des fichiers joints avec les courriels. Votre équipe peut donc perdre plusieurs heures à coordonner toutes ces informations. En attendant, votre décision d’affaires est sur la glace le temps que toutes les parties concernées soient en phase.
Compte tenu de l’évolution rapide du marché actuel, est-ce vraiment la réactivité que vous souhaitez pour votre entreprise?
À l’inverse, vous pourriez travailler avec un système ERP qui permet à tous vos coéquipiers de consulter le même jeu de données en temps réel.
Ce partage instantané augmente l'efficacité de vos opérations, ce qui réduit les coûts d'exploitation grâce à:
Une plus grande réactivité aux enjeux émergents
En un coup d'œil, les tableaux de bord de votre système vous renseignent sur les signes vitaux de votre entreprise afin que vous puissiez agir sur les enjeux dès leur apparition.
Qui plus est, vos tableaux de bord vous fournissent les outils vous permettant de creuser vos chiffres afin de mieux comprendre les facteurs qui ont contribué à vos résultats.
Ces rapports en temps réel vous informent rapidement sur les indicateurs suivants:
- Les niveaux de vos stocks
- Vos temps de livraison
- Les temps d’arrêt du système
- Le nombre de produits
- Le taux de rendement global (TRG): Autrement dit, la quantité de produit de qualité fabriquée par une machine par rapport à la quantité attendue sur une période donnée.
Moins d’erreurs de saisie
La centralisation des données des systèmes ERP permet de saisir les données qu’une seule fois, ce qui réduit significativement les possibilités d’erreurs. Une fois que les protocoles de vérification adéquats sont en place, vos données sont plus propres et fiables.
De meilleures prévisions réduisent les retards opérationnels
Avec une visibilité à 360 degrés sur vos opérations, les modules prévisionnels de votre ERP peuvent grandement améliorer la planification des opérations.
Par exemple, l’ERP prévoit une période de production et d’expédition intense dans le quatrième trimestre. Il dresse un portrait précis des niveaux de stocks, des besoins d'achats pour maintenir ces niveaux et du temps de main-d'œuvre requis afin de répondre à vos obligations pour le trimestre.
Cette visibilité peut vous aider à réduire les coûts liés aux arrêts et ralentissements de votre production, aux livraisons urgentes de matières, aux versements de salaire en heures supplémentaires, aux pénalités pour les retards de livraisons, au mécontentement des clients, et ainsi de suite.
Tirer profit de l’analyse des données de votre ERP
Un système ERP bien conçu aura un module dédié à l’analyse de vos données (intelligence d'affaires) qui pourra, par exemple, passer en revue toutes vos données financières pour en faire ressortir les modèles et les tendances.
Si vous souhaitez que vos données vous renseignent davantage sur vos affaires, consultez notre publication : «Intelligence d’affaires et ERP : 5façons d’améliorer la performance de votre PME».
4. Améliorer la collaboration avec vos fournisseurs et vos partenaires de distribution
Avec un logiciel ERP qui «s’intègre bien au groupe», vous pouvez communiquer avec les systèmes de vos partenaires et ainsi contribuez à l’efficacité globale.
Voici quelques exemples:
EDI Aussitôt vos matières premières livrées à votre usine, l’Échange de données informatisées (EDI) vous permet d’extraire instantanément les données d’expédition transmises par vos fournisseurs. Ce processus élimine la paperasse.
Partenaires 3PL Vos stocks sont entreposés chez un partenaire d'affaires? Le système ERP vous permet de facilement suivre vos niveaux de stocks et de fournir à leurs équipes les instructions d’expédition.
Connexion à l’IoT (internet des objets) Via les lecteurs et la capacité de communication installés sur votre machinerie, les données vitales de votre entreprise peuvent être transmises. Votre équipement peut donc communiquer les données de performance directement à votre système ERP et aux autres parties concernées.
Les lecteurs mobiles Une fois équipés de lecteurs mobiles connectés à votre système d’inventaire, vos employés aux entrepôts peuvent utiliser des appareils de radio-identification pour lire les codes à barres des marchandises entrantes et sortantes. Ce balayage élimine une bonne partie de la saisie de données et réduit donc le risque d’erreurs puisqu'il y a moins de paperasse.
Tablettes Aidez de tablettes, votre équipe à l'atelier de production pourra plus facilement consulter et saisir les données.
Afin d’en apprendre davantage sur comment les données en temps réel peuvent améliorer la performance de votre entreprise, consultez:«Données en temps réel et ERP : 5 avantages pour minimiser les risques et les coûts de votre PME».
5. Simplifier la maintenance de votre infrastructure informatique avec un système ERP infonuagique
Un logiciel ERP infonuagique permet à tout membre de votre équipe avec les autorisations nécessaires d'y accéder en toute circonstance via un navigateur web, tout cela en échange de paiements mensuels fixes.
Donc, que vos employés travaillent sur la route ou de la maison, tous peuvent contribuer à la productivité de votre entreprise.
La simplicité du modèle d’affaires des logiciels ERP infonuagiques vous permet d’économiser sur les coûts en informatique puisque :
Vous n'avez plus besoin de logiciels disparates
Le bon logiciel ERP vous permet de gérer presque toutes vos opérations à partir des modules du système.
Vous n’avez plus à assurer la maintenance de vos logiciels
Tout logiciel requiert de la maintenance, des mesures de protection afin d’assurer la sécurité des données ainsi que des mises à jour et des sauvegardes de données. La maintenance étant assurée par le fournisseur, vous n’avez pas à embaucher de personnel pour accomplir ces tâches.
Débuter l’implantation de votre ERP avec peu d’investissement initial
Si on le compare à un logiciel ERP on-premise (ou local), un logiciel infonuagique requiert un minimum d’investissement préalable et son temps d’implantation est plus court. Vous pouvez donc améliorer l'efficacité de votre entreprise plus rapidement et profiter d’un retour sur investissement plus tôt.
L’analyse de rentabilité d’un ERP infonuagique? Ce guide peut vous aider: «Logiciel ERP infonuagique : coût ou investissement ?»
Augmenter l’efficacité de votre entreprise est un défi constant. L'adoption d’un système ERP sera le point de départ d’une transformation numérique qui, de mille et une façons insoupçonnables, limitera vos risques tout en générant une plus grande efficacité et davantage de profits.
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