Afin d’assurer la pérennité de votre entreprise, il est primordial de pouvoir accéder à vos informations.
Et pas n’importe quelles informations. Elles se doivent d’être fiables et accessibles au moment opportun.
Si vos informations ne respectent pas ces conditions - si elles sont moins précises ou moins accessibles - alors les coûts et les risques liés à vos processus décisionnels seront d'autant plus élevés. Une entreprise en croissance doit gérer des mouvements de composants de plus en plus fréquents à travers plusieurs localisations. Les décisions prises sur la base de ses données sont d'autant plus conséquentes.
Malgré tout, de nombreuses petites et moyennes entreprises se contentent de données qui ne sont ni fiables ni accessibles.
C’est le cas dans de nombreuses industries comme l’agroalimentaire.
Voyons ce qui peut expliquer cette situation.
Quelles problématiques sont liées à la circulation des informations dans une PME?
Pour de nombreuses PME, les informations qui y circulent peuvent rencontrer le même destin que les bagages malmenés par les entreprises aériennes: elles peuvent être retardées, criblées d’erreurs ou même oubliées dans un silo. Regardons, par exemple, comment les matières premières sont prises en compte dès leur arrivée au quai de déchargement d’une PME.
Une que fois que le long décompte manuel des marchandises est finalement complété, les réceptionnaires approuvent les documents de réception format papier. Supposons que 10 unités de X ont été reçues.
Souvent, les 10 unités ne sont pas saisies dans l’inventaire par le personnel à la réception, mais plutôt par un commis à l'administration dans un autre département, quelques heures ou même quelques jours plus tard. La personne qui va créer ou consulter les rapports d’inventaire pendant ce délai n’aura pas accès à des données précises. Espérons donc que votre gérant de production n'aura pas trop besoin du produit X pendant cette période.
Des données de moins en moins précises
Mais, disons que ce gérant a finalement besoin de X pour remplir la commande. Par hasard, il tombe sur le produit X qui vient d’être réceptionné. Il prend cinq unités pour la fabrication et le documente sur papier, sur une feuille de calcul, ou dans un logiciel isolé des autres départements.
Qui dans l’entreprise sait, à ce moment-ci, quelle quantité exacte de X est disponible? Personne, à moins d’effectuer un dénombrement immédiat.
La quantité en stock de X est de plus en plus difficile à cerner. La commande est fabriquée avec le composant X et les produits finis sont expédiés, mais à quel moment faut-il facturer pour tenir compte de tous les changements dans l’inventaire ? Un ou deux jours plus tard ?
Maintenant, il faut tenter de se mettre dans les souliers des responsables de la planification de la production. Ils vont soit demander un dénombrement, soit consulter un rapport d’inventaire.
Ce rapport est généré régulièrement après le décompte, selon le délai de fin d’exercice, supposément effectué par tous les départements. Ce décompte implique la saisie manuelle des données, mais puisqu’il y a plusieurs départements, on parle de saisies multiples des mêmes données (et qui sait combien d'erreurs «polluent» ces données).
La traçabilité complexifie le suivi des stocks
Le contrôle des stocks est d'autant plus compliqué dans le secteur de l’alimentation qui, par souci de conformité, exige le suivi de tous les composants de fabrication.
Cette exigence requiert que tous les composants reçoivent un numéro de lot au moment opportun et que les détails d’approvisionnement soient promptement inscrits dans un registre. Pouvoir accéder aux données rapidement est indispensable en cas d’audit ou de rappel.
De bonnes pratiques et de bons outils à mettre en place
Puisque les données inexactes génèrent de l’incertitude qui à son tour engendre des coûts et des risques, on peut comprendre que l’équipe de gestion veuille exercer un contrôle plus serré sur la qualité et la vitesse de communication des données. Pour atteindre cet objectif, les dirigeants d'entreprises doivent :
- S’assurer qu’il y a suffisamment de personnel pour traiter adéquatement le volume de travail. (Le recrutement peut être difficile et coûteux en raison de l'actuelle pénurie de main-d'œuvre.)
- Fournir un environnement de travail ergonomique aux employés qui effectuent ces tâches répétitives qui demandent de la minutie.
- Former les employés sur les bonnes pratiques relativement à la saisie de données et la double vérification et insister sur le respect des délais.
- Fixer des objectifs de rigueur qui sont réalistes.
- Trouver les causes d’inexactitudes et proposer des solutions.
- Tenir un registre des numéros de lots.
En suivant ces bonnes pratiques, vos données seront plus fiables et vos rapports plus opportuns. Néanmoins, ces pratiques ne tiennent pas compte de tous les facteurs qui contribuent à une communication des données inadéquate.
Par exemple, héberger des données dans des logiciels mal intégrés demeure un problème, peu importe que la saisie soit adéquate. Lorsqu’on a des données d'affaires en silo, il faut que quelqu’un coordonne la collecte des données à partir des différentes sources pour générer les rapports.
De plus, la visibilité sur vos opérations est limitée par la capacité de traitement des données de chacun de vos logiciels. Par exemple, votre logiciel de comptabilité vous permettra-t-il de forer les coûts de vos produits finis afin d’analyser les coûts des composants et leurs sources?
Pour soutenir la croissance de votre entreprise et traiter le volume de données qui augmente en parallèle, vous aurez besoin d’une plus grande équipe pour la saisie. Mais, ces salaires n’ont pas de valeur ajoutée.
Heureusement, rien ne vous oblige à travailler ainsi.
Le progiciel de gestion (ERP en anglais) élimine les aspects de la gestion des données qui vous rendent vulnérable en vous offrant une vue à 360 degrés en temps réel sur vos opérations. Voici comment le logiciel ERP utilise les données en temps réel pour réduire les coûts et les risques dans votre PME.
1. Les ERP limitent le recours à la saisie de données
Votre logiciel ERP concentre toutes les données de vos fonctions d’affaires dans une seule base de données qui est mise à jour à chaque nouvelle saisie.
Par exemple, lorsque vous expédiez 10unités de X, ces unités sont automatiquement déduites de l’inventaire et facturées au client, tandis que la notification pour l’appel de suivi est envoyée au service à la clientèle ?? tout ça en un clin d'œil. Cette automatisation à elle seule retranche plusieurs étapes répétitives de saisie de données qui pourraient engendrer des erreurs.
2. Optimiser votre suivi et vos prévisions
Dès qu’un produit est saisi dans le système, vous pouvez suivre son trajet du quai de réception jusqu’à son arrivée chez votre client. Cette visibilité en temps réel sur les mouvements de vos stocks et matières premières permet à votre équipe manufacturière de produire et de planifier avec plus d'efficacité et de précision.
Par exemple, le système ERP prend vos commandes clients et détermine vos besoins en matières premières, en main-d'œuvre et en temps machine. Cet instantané de vos opérations est un outil précieux pour vos gestionnaires qui peuvent le mettre à profit pour planifier les fabrications à venir avec plus d’efficacité et de précision.
3. Améliore vos décisions d’affaires
Les données de toutes vos fonctions d’affaires étant intégrées en temps réel, la fonction rapport de votre système vous permet de suivre vos indicateurs de performance clé (KPI) par l'entremise d’un simple coup d'œil sur votre tableau de bord. De plus, pour des rapports plus détaillés, la vue dynamique de votre système ERP permet de forer les données qui sous-tendent les données globales.
Ces rapports en temps réel renseignent votre équipe de gestion sur l'efficacité, les coûts, et la performance de toutes les fonctions d'affaires de l’entreprise. Avec ces renseignements, vous pouvez agir en amont sur les problèmes et profiter des occasions qui se présentent.
4. Permet à votre équipe d’automatiser davantage de processus
À partir du moment où votre entreprise est dotée de données ERP en temps réel, l’ajout d’outils augmente votre capacité et vous permet d’automatiser davantage de processus. Par exemple, si votre volume d’affaires le permet, vous pourriez doter votre équipe des outils suivants:
Des lecteurs mobiles Lorsqu’ils communiquent avec le système de gestion des stocks, ces dispositifs électroniques RFID peuvent lire le code à barres des produits entrants ou sortants. Ces lecteurs éliminent la saisie de données et réduisent les erreurs.
Tablettes Utiliser des tablettes dans l’atelier de production simplifie la saisie des données et leur consultation. Des options de saisie simples et accessibles pour vos employés renforcent votre capacité de gérer votre entreprise en temps réel.
EDI L’échange de données informatisées vous permet de récupérer les données transmises par les fournisseurs dès l’entrée en usine de la matière première. Pour la transformation alimentaire, l’EDI facilite la traçabilité en fournissant rapidement des données en amont - c’est beaucoup plus efficace que de travailler avec les fichiers Excel envoyés par certains fournisseurs.
Partenaire 3PL (ou logistique tierce partie en français) Le système ERP facilite le suivi de vos stocks entreposés chez vos partenaires d'affaires et fournit à l’équipe des instructions d’expédition.
Connexion IoT (ou Internet des objets en français) Du moment que vos capteurs sont installés sur vos équipements, ceux-ci peuvent communiquer directement avec votre logiciel ERP ainsi qu’avec les autres parties utiles. Par exemple, une balance équipée adéquatement peut automatiquement déterminer le poids d’un objet et le communiquer à votre système ERP sans que personne n’ait à saisir de données.
5. Améliore l’intelligence d’affaires
Sans outil adapté, faire l’analyse des données d'affaires générées par votre ERP est une tâche colossale. Heureusement, avec le bon logiciel ERP, vous bénéficiez d’outils d'analyse qui transforment vos données en informations afin que vous puissiez comprendre et agir.
Ces fonctions d’analyse avancées étaient, par le passé, coûteuses et donc réservées aux grandes entreprises, mais elles sont maintenant accessibles aux PME grâce aux avancées technologiques. De plus, sur certains logiciels ERP, ces fonctions sont standards.
Essentiellement, les fonctions d'analyses assurent le forage de vos données. Autrement dit, elles passent en revue les masses de données collectées pour en discerner les motifs et tendances selon la requête de l’utilisateur. Vous pourriez trouver les réponses aux questions suivantes:
- Dans quels marchés s’effectuent les ventes les plus profitables ?
- Quel aspect de votre chaine de production est le plus efficace ?
- Les matières premières de meilleure qualité proviennent de quels fournisseurs ?
- Quelles sont les tendances au niveau des bris/arrêts-machines ?
- Quand sont les pics de retours clients et quelles catégories de produits sont davantage impactées ?
Afin de relever les défis liés à votre croissance et de soutenir votre processus décisionnel tout en réduisant les risques et les coûts, vous avez besoin de données fiables et accessibles: des données ERP en temps réel ! Voilà la solution parfaite pour relever ces défis.
Afin d’en apprendre davantage sur ce que les données en temps réel peuvent faire pour vous, contactez Fidelio aujourd’hui !
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