À propos de Rocheleau
Rocheleau est un grossiste québécois spécialisé dans la quincaillerie pour meubles et armoires de cuisine. Il compte sur l'automatisation pour soutenir une croissance efficace. Rocheleau a collaboré avec l'équipe de Fidelio pour continuer à rationaliser ses opérations. À l'époque, Fidelio était un logiciel ERP local (on-premise, en anglais). Aujourd'hui, l'entreprise a migré vers la version SaaS du système ERP.
Migrer d'une solution ERP on-premise vers une solution ERP infonuagique sans interrompre les activités quotidiennes
Dans le cas d'un ERP on-premise, l'entreprise achète ou loue le matériel informatique nécessaire, paie un droit de licence pour le logiciel et le fait installer par son équipe informatique ou par un partenaire externe.
En général, les entreprises choisissent un logiciel local pour des raisons de conformité ou de personnalisation. Dans ce dernier cas, les entreprises prévoient un retour sur investissement en personnalisant la programmation du système ERP pour répondre à leurs besoins spécifiques. Lorsque Rocheleau a décidé de migrer vers le nouveau système infonuagique Fidelio, Marie-France Grenier, vice-présidente de l'administration, des opérations et des ressources humaines, a dirigé le projet.
Nous lui avons parlé de cette expérience et avons ensuite discuté avec Pascal Lambert, responsable informatique. Les deux entretiens ont été édités pour plus de concision.
Q : Pourquoi avez-vous décidé de migrer vers le nouveau système ERP infonuagique de Fidelio?
R : Pour simplifier les mises à jour.
Comme vous le savez, nous travaillions avec la version on-premise de Fidelio. Nous avions beaucoup investi dans la personnalisation du logiciel, ce qui signifie que les mises à jour étaient lourdes à gérer, notamment en ce qui concerne les tests, et qu'elles prenaient beaucoup de temps au personnel. Les tests étaient absolument nécessaires, car personne ne voulait subir les conséquences de données erronées ou manquantes.
Par conséquent, nous avons dû limiter les mises à jour à une fois par année. Nous les planifiions avec nos différentes équipes lorsque la charge de travail était moins importante. Toute cette coordination prend du temps. Ce qui est formidable avec la version infonuagique de Fidelio, c'est que les mises à jour sont aussi simples et automatiques que celles de votre téléphone intelligent. Quelle différence!
Q : Quelles étaient vos principales préoccupations concernant la migration?
R : Comme je l'ai mentionné, nous avions de nombreuses personnalisations dans la version on-premise de Fidelio. Plusieurs de nos processus d'entreprise étaient basés sur ces personnalisations et nous ne voulions pas perdre notre investissement ou éventuellement devoir réorganiser notre travail quotidien. Du moins, c'est ce qui nous préoccupait à l'époque.
Procéder à une migration de données efficace et sans problème
Q : Comment l'équipe de Fidelio a-t-elle répondu à ces préoccupations?
R : Nous avons d'abord rencontré l'un des gestionnaires de projets de Fidelio. Il a analysé avec nous les personnalisations dont nous avions vraiment besoin. Nous avons réuni nos chefs d'équipe et d'autres collègues, puis nous avons travaillé sur un tableau blanc. Nous avons couvert ce tableau blanc de descriptions détaillées de nos processus.
Le gestionnaire de projets de Fidelio est devenu presque un membre de notre équipe. Il a animé les discussions, géré les échanges avec les autres équipes de Fidelio et, à la fin, il a rédigé la fiche technique pour son équipe.
Résultats de l'analyse des processus : Nous avons découvert que nous n'avions plus besoin de la plupart de ces personnalisations. Soit le logiciel avait évolué d'une manière dont nous n'étions pas conscients, soit nous avons trouvé des moyens simples d'adapter nos processus actuels. Franchement, le gestionnaire de projets nous a fait gagner des dizaines d'heures, et nous l'avons appelé souvent. Il nous a toujours répondu rapidement.
Q : Comment décririez-vous l'expérience de la migration des données?
R : Je pensais que la migration serait risquée, comme le lancement d'une fusée par la NASA. Mais non, j'ai été agréablement surprise. Nous l'avons effectuée au cours d'une fin de semaine et nous n'avons pas eu une seule minute d'interruption de service. Nous avions prévenu nos clients à l'avance que nous allions procéder à une maintenance du système. Nos chefs d'équipe étaient prêts à intervenir, au cas où. Et bien sûr, l'équipe de Fidelio a supervisé chaque minute de la migration. Nous avons senti qu'ils nous soutenaient.
Tous les tests que nous avions effectués ont porté leurs fruits. Tous les utilisateurs se sont connectés sans problème. Nous n'avons eu aucun bogue. Aucun!
Q : Quelles sont les prochaines étapes pour Rocheleau?
R : Notre premier objectif était de réussir la migration, et pas nécessairement d'étendre notre utilisation de Fidelio. Mais nous avons ensuite constaté que nous pouvions bénéficier de nouvelles fonctionnalités et d'automatisations qui simplifient ou réduisent notre charge de travail. C'est pourquoi nous menons actuellement de nouveaux projets. Nous mettons en œuvre le module WMS (système de gestion d'entrepôt). Nous voulons faire passer notre gestion des stocks à la vitesse supérieure.
Résultats : La migration est un tremplin vers une plus grande rationalisation des opérations.
Q : Vos employés se sont-ils bien adaptés?
R : La période d'adaptation a été très courte. Les utilisateurs expérimentés de notre équipe se sont rapidement adaptés, ce qui a été un soulagement. Mais j'aurais dû m'y attendre. La version infonuagique de Fidelio est construite sur les mêmes principes de facilité d'utilisation que la version on-premise, de sorte que nos équipes ont également eu besoin de beaucoup moins de temps pour s'orienter.
Q : Comment s'est déroulé le programme de formation?
R : La formation a duré deux mois intenses, divisée en deux phases. Au cours de la première phase, nous avons consacré une semaine à chaque département de l'entreprise. Nous avons enregistré chaque session de formation et stocké les vidéos sur notre intranet, afin que les employés puissent se rafraîchir la mémoire au besoin. Au cours de la deuxième phase, nos utilisateurs expérimentés de chaque département ont recueilli toutes les questions des employés et y ont répondu. Nous avons ensuite procédé à une nouvelle collecte de questions et Fidelio a répondu aux questions que nos utilisateurs chevronnés n'étaient pas en mesure de répondre.
Pour obtenir un point de vue technique sur la migration, nous nous sommes entretenus avec Pascal Lambert, responsable informatique chez Rocheleau.
Q : D'un point de vue informatique, pourquoi avez-vous décidé de migrer vers la nouvelle génération de Fidelio?
R : La version on-premise de Fidelio est vraiment conçue pour les ordinateurs de bureau et les serveurs, et non pour un environnement mobile. L'accès mobile était de plus en plus important pour nos clients et notre équipe. De plus, l'ancien Fidelio nécessitait trois serveurs physiques : un pour la base de données SQL, un deuxième pour le serveur d'applications TS, essentiel pour le télétravail, et un troisième pour le commerce électronique et l'analyse dynamique. Ces serveurs étaient le centre névralgique de l'entreprise, mais ils avaient de nombreux ports ouverts sur l'internet. Ils exposaient l'infrastructure de l'entreprise à des menaces de sécurité connues et inconnues. Tous ces problèmes limitaient nos options en tant qu'entreprise et augmentaient notre risque global.
Q : D'un point de vue informatique, quels sont les avantages de la version infonuagique de Fidelio?
R : Tout d'abord, le principal avantage est que le logiciel est conçu en C# (prononcé « C sharp »), un langage de programmation majeur de Microsoft. Il ouvre davantage de portes sur le web et facilite l'extension des fonctionnalités de l'application si, par exemple, nous voulons demander des personnalisations.
Deuxièmement, nous n'avons pas besoin de serveurs physiques au sein de l'entreprise pour servir de plaque tournante à l'ERP. Tout cela est pris en charge par le service infonuagique Microsoft Azure. Nous n'avons ici qu'un serveur SQL pour héberger la base de données et un serveur IIS (Internet Information Services) pour fournir les pages ou les fichiers HTML.
Troisièmement, comme l'ERP utilise le service infonuagique Microsoft Azure, le système est plus sûr et simplifie le travail de sécurité que nous devons effectuer de notre côté. Enfin, les mises à jour sont plus faciles à gérer et notre équipe n'a pas à se préoccuper de la manière dont nous pouvons améliorer le système en permanence. Cela libère mon équipe informatique, ce qui est très bien, car il y a suffisamment de travail pour nous occuper sans nous préoccuper de la sécurité du cloud et des mises à jour.
Pour en savoir plus sur l'expérience de Rocheleau en matière d'intégration de Fidelio dans son entreprise, consultez cette autre histoire de réussite : Comment Rocheleau a augmenté ses ventes en ligne de 0 à 55% avec Fidelio ERP.
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