Les outils de suivi des indicateurs de performance clés (KPI) : Les réponses à vos questions les plus courantes

Vous avez beaucoup entendu parler des indicateurs de performance clés.

Bien sûr, vous avez les vôtres et vous les suivez, mais peut-être que vous n’êtes pas entièrement satisfaits du processus.

Les entreprises dynamiques qui sont le sujet de vos lectures suivent les indicateurs de performance clés en temps réel dans le but de guider leurs décisions et leurs actions dans le cadre de la gestion de leurs opérations manufacturières ou autre.

Comment font-elles ça?

C'est le genre de question (sur les KPI) que les dirigeants visionnaires nous posent constamment. Ils sont friands de ces connaissances approfondies qui leur permettront de naviguer dans leur environnement commercial en évolution rapide.

Alors, voici les réponses aux questions sur les KPI les plus souvent posées :

1. Qu’est-ce qu’un indicateur de performance clé (KPI)?

Un indicateur de performance clé est une valeur qui vous fournit des renseignements sur la progression de votre entreprise dans l’atteinte des résultats souhaités.

2. Que font les KPI?

Tout comme les signes vitaux vérifiés par votre médecin lors d’un examen clinique, vos KPI dévoilent l’état de santé de votre entreprise—à condition, bien entendu, qu’ils soient basés sur des données opportunes et précises.

3. Pourquoi suivre vos indicateurs de performance?

Suivre vos indicateurs vous permet de mieux comprendre vos enjeux.

Supposons que vous fabriquez des produits alimentaires. En analysant vos KPI manufacturiers, vous pourriez remarquer que vos déchets alimentaires augmentent lorsque vous utilisez les matières premières d’un fournisseur X. Sur la base de ces données, vous pourrez prendre des décisions relatives à ce fournisseur.

De plus, les indicateurs vous permettent de mesurer votre rendement par rapport aux standards de l’industrie. Par exemple, si votre marge de profit est X% et que le standard de l’industrie est Y%, vous savez que vous devez réallouer vos ressources afin d'améliorer vos profits.

En mettant à profit les logiciels d’informatique décisionnelle, vous pouvez manipuler les données de vos indicateurs afin de déceler les patrons méconnus et les connaissances cachées. Ces renseignements vous permettent de gérer les enjeux qui se dessinent avant qu’ils deviennent problématiques et couteux.

Pour en connaitre davantage sur les indicateurs de performance pour l'industrie agroalimentaire, lisez notre article: «KPI agroalimentaire : 5 indicateurs de performance à suivre absolument.»

4. Comment fournir à vos indicateurs des données en temps réel?

Certaines entreprises assurent le suivi de leurs KPI à la mitaine, avec des feuilles de calculs, des documents comptables, des décomptes de stocks, etc. Ces méthodes comportent des inconvénients majeurs.

Non seulement elles sont sujettes aux erreurs de saisies, mais elles sont aussi très fastidieuses. Outre, elles n’ont pas la précision, la fiabilité et la flexibilité requises pour bien renseigner les entreprises en croissance.

C'est sur ce point que le bon logiciel peut vraiment améliorer votre performance. Les progiciels de gestion d'entreprise (ERP en anglais) centralisent et standardisent toutes les données de vos diverses fonctions d'affaires. Par conséquent, avec un système ERP vous obtenez une pleine visibilité en temps réel sur vos opérations.

Une fois vos KPI installés, ils suivent automatiquement vos métriques clés. En plus d’obtenir des informations qui auparavant vous échappaient, vous éliminez le temps passé par votre équipe à rassembler les données pour les rapports.

5. Qu’est-ce qu’un tableau de bord?

Les KPI rassemblent les données des différentes sources et les affichent sur un tableau de bord.

Tout comme celui dans votre voiture, votre tableau de bord affiche un composant graphique ou une table (widget en anglais) qui fournit à votre équipe les informations dont elle a besoin pour optimiser sa fonction.

Les tableaux de bord :

• Favorisent une compréhension instantanée des informations communiquées par vos chiffres. Les composants graphiques affichent vos différents indicateurs (ventes, achats, ruptures de stock, etc.).
• Affichent les indicateurs témoins (comme l’historique de vos valeurs de références, ex., les stocks ou les ventes de la période précédente) et les indicateurs guides (les tendances au niveau du rendement, comme vos ventes quotidiennes ou les unités fabriquées).
• Facilitent l'analyse en profondeur des données de vos diverses fonctions d’affaires. En quelques clics, vous pouvez rassembler les indicateurs pertinents et les configurer pour créer des graphiques à l'intérieur même du module d'informatique décisionnelle de votre ERP ou d’un logiciel d’informatique décisionnelle tiers.

Vous pouvez personnaliser vos tableaux de bord pour qu’ils soient informatifs et pratiques pour tous vos utilisateurs. Par exemple, votre équipe au quai d’expédition pourrait avoir un indicateur qui la tient au courant du nombre d’unités expédiées la journée même.

Pas tous les KPI sont utiles. Pour en savoir plus, lisez notre article : «Bon vs mauvais indicateur de performance clé : Comment prendre de meilleures décisions plus rapidement dans l'industrie agroalimentaire. »

6. Comment choisir les outils d’analyse les mieux adaptés pour la gestion de la performance?

Vous avez à votre disposition une vaste gamme d’outils d’analyse vous permettant de suivre vos indicateurs.

Tel que mentionné précédemment, l’outil d’analyse peut faire partie intégrante du module d’informatique décisionnelle de votre ERP ou être ajouté à votre système interne sous forme d’extension autonome.

Avant de choisir un outil d’analyse, posez-vous ces questions:

• Qui va l'utiliser? Compte tenu du niveau variable de connaissances informatiques des employés, est-il facile à utiliser?
• S’intègre-t-il efficacement aux autres logiciels (par exemple, votre système ERP)?
• Peut-il centraliser les données de vos multiples fonctions d'affaires comme la comptabilité, les ventes, les stocks, les achats, ainsi de suite, de manière efficace?
• Combien d’outils d’analyse doivent être intégrés?
• Quels sont l’échéancier et le budget?
• L'outil est-il adapté à votre industrie?
• Le tableau de bord et les indicateurs sont-ils faciles à personnaliser? Est-il possible de les personnaliser vous-même ou devrez-vous embaucher un spécialiste?

7. Quels sont des exemples d’outils d’analyse?

Des systèmes ERP, comme Fidelio

Comme mentionné plus tôt, les systèmes ERP dotent votre entreprise d'une visibilité à 360-degrés sur vos processus en plus d’assurer un suivi automatique en temps réel de vos indicateurs.

Certains systèmes ERP, comme Fidelio, intègrent les outils de rapportage et d’analyse à même l’application afin de simplifier vos processus. Cette intégration offre les avantages suivants :

• Un système intégré de bout en bout veut dire que vous avez une seule source pour toutes vos données.
• Vous n’avez jamais à vous soucier des enjeux d’efficacité des ajouts, comme la traduction des données entre les systèmes et le temps d’attente inhérent au processus.

Les rapports Power BI de Microsoft

Le Power BI est un produit Microsoft intuitif qui vous connecte visuellement à vos données vous permettant de mieux comprendre l’état de santé de votre entreprise.

• L’avantage - Ce logiciel performant peut s’intégrer à de nombreux outils.
• Le désavantage - Une fois vos données analysées, vous devez retourner vers votre ERP pour agir. En revanche, les systèmes ERP comme Fidelio vous permettent de cliquer directement sur un indicateur, de faire un zoom avant pour localiser les données requises et d'agir immédiatement.

Crystal Reports de SAP

Les solutions Crystal de SAP offrent aux PME des rapports et des analyses de niveau professionnel leur permettant de générer un portrait précis de leur performance.

• L’avantage - Se connectent aux diverses sources de données et proposent des rapports et graphiques attrayants.
• Le désavantage - Les nouveaux utilisateurs risquent de trouver la configuration initiale difficile. Des connaissances en programmation sont requises pour maximiser l'utilisation de l’outil.

8. Quelles sont les considérations préalables à l’implantation d’un tel outil?

Si vous faites le choix d’implanter un système ERP afin de suivre vos KPI en temps réel, prenez de l’avance avec les tâches suivantes:

Nettoyez vos données - Commencez le nettoyage avant même la mise en place du nouveau système, par exemple, supprimez les anciens clients, les vieux produits, les stocks à valeur zéro et ainsi de suite.

Préparez dès que possible vos données pour la migration - La migration des données est une tâche exigeante et fastidieuse. Afin de réduire la charge de travail de votre équipe pendant cette période critique, évaluez en amont la qualité de vos données. S‘est-elle dégradée avec le temps? Les données sont-elles encore fiables? Avez-vous des mesures de contrôle de qualité en place?

Identifiez vos processus d’affaires - Avant de mesurer vos processus d’affaires, vous devez les identifier clairement. Cette tâche est beaucoup plus compliquée qu’elle en a l’air. Vous voudrez peut-être faire appel à un consultant pour faciliter ce travail avec votre équipe.

Nous espérons que cette discussion préliminaire sur les outils de suivi des indicateurs de performance clés (KPI) vous a été utile. Mais, comme vous pouvez le constater, nous n'avons qu’effleuré le sujet.

Pour une discussion plus étoffée, téléchargez notre guide: «Les indicateurs de performance (KPI) en agroalimentaire : Le guide essentiel pour une saine gestion de la croissance de votre PME», ou communiquez avec nous.

Nous avons hâte de recevoir vos questions!