Du point de vue du président de votre entreprise, l’implantation ERP que vous proposez est une dépense qui va diminuer les profits de la PME.
Mais en tant que directeur financier, vous l’envisagez plutôt sous l'angle de l’investissement puisque c'est une dépense en capitaux et en main d’œuvre dont les ROI feront grimper la productivité et la valeur de votre entreprise.
Donc, si vous désirez faire avancer l'entreprise, vous devez monter un dossier de décision solide pour votre patron. Ce qui suit est une discussion des aspects à considérer dans la création de ce dossier.
Afin de comprendre les bases des logiciels ERP infonuagiques, cliquez ici ERP cloud : définition, fonctionnement et avantages pour la performance des PME.
1. Calculez le coût de vos inefficacités.
Des données inexactes et dépassées
Bien qu’une PME sans ERP possède des inefficiences qui lui sont propres, la plupart des entreprises en croissance sont inefficaces aux mêmes endroits.
Par exemple, si différents membres d’une même équipe saisissent des données, souvent des doublons, à répétition dans plusieurs systèmes, alors l’information sera compartimentée dans différents logiciels (ou même dans des documents physiques) qui ne communiquent pas. De plus, les multiples interventions humaines auront probablement pollué vos données avec des erreurs, des doublons et des oublis.
C'est pourquoi les rapports que vous utiliserez dans le cadre de vos décisions d'affaires ne vous permettront pas d’avoir un portrait clair, net et précis de la situation. De plus, vos rapports seront inexactes à cause des données de votre dernier arrêté des comptes.
Quels sont les coûts liés au fait d’avoir à recourir à des données obsolètes pour prendre vos décisions d'affaires?
Une gestion des stocks inadéquate
La gestion de stocks est un défi surtout pour une PME en croissance. Peut-être que vos stocks entrent et sortent simultanément dans plusieurs localisations et que vous faites aussi des ventes en ligne. Comment avoir un portrait précis de la situation afin de prendre les décisions qui s’imposent pour les ventes et les achats?
Si, par exemple, votre rapport d’inventaire surestime vos composants disponibles et que vous venez à en manquer, vous pourriez devoir ralentir ou arrêter la production. Les commandes de vos clients seront peut-être expédiées en retard ou pas du tout.
Si vous faites partie d’une chaine d'approvisionnement constituée d'entreprises interdépendantes qui contribuent au produit final, votre rupture de composants impactera toutes ces entreprises qui comptent sur vous. Il se peut que vous payiez des amendes, que votre réputation soit ternie et que vous perdiez des partenaires essentiels.
D’un autre côté, garder des surplus de composants en stocks peut aussi coûter très cher. Votre fonds de roulement sera engagé et ne pourra recirculer que par la vente.
Quels sont les coûts engendrés par votre gestion des stocks inefficace ?
Une planification de production médiocre
En l’absence d’une visibilité en temps réel sur vos stocks et vos ventes, la planification de votre production sera approximative.
Supposons que vous recevez une commande pour 10,000 muffins d’une chaine de supermarché. Avez-vous la certitude d'avoir les stocks nécessaires pour remplir une telle commande? Si oui, est-ce que vos données sont assez précises pour vous fournir les dates de péremption des muffins en stock?
De plus, votre logiciel actuel est-il capable de prévoir le personnel requis pour produire ces muffins ? Il est probable que non. Si vos outils prévisionnels sont inadéquats, vous devrez payer pour les livraisons de dernière minute, le travail en temps supplémentaire ou les travailleurs en attente. Que représentent ces coûts pour votre entreprise?
Des ventes perdues
Vendre sera un défi pour votre équipe si elle ne peut pas se fier aux données sur la disponibilité du produit à expédier. Si elle ne peut pas fournir des réponses claires sur les quantités et la livraison, vos clients perdront confiance en vous.
Des rappels de produits coûteux en temps
Parfois, pour des raisons de contrôle de qualité, vous devez retirer des produits des tablettes de vos clients. Si vous êtes dans l’industrie alimentaire, vous devrez avoir un logiciel qui vous permettra de retracer les sources des composants alimentaire. Sans cela, le processus de rappel sera laborieux et demandera beaucoup de paperasse. Combien vous coûtent vos rappels?
2. Totalisez les résultats positifs d’un investissement dans un ERP infonuagique.
Un système ERP (progiciel de gestion intégré) est un logiciel qui rassemble toutes les données de vos fonctions d’affaires — par exemple, la comptabilité, les ventes, la production, la vente en ligne, les ressources humaines — pour ensuite les centraliser et les organiser en temps réel.
Puisque les données de votre système sont vérifiées de façon rigoureuse, la visibilité sur vos opérations est fiable et se fait en temps réel. Vous pouvez donc prendre de meilleures décisions plus rapidement et ainsi vous adapter à un environnement en constante évolution. De plus, le logiciel ERP élimine ou automatise vos processus ce qui vous permet d’économiser de l’argent et de gagner du temps.
Un ERP infonuagique est accessible via un navigateur en échange de frais mensuels ou annuels fixes. Travailler avec un système ERP infonuagique vous fera économiser de plusieurs façons.
Une gestion des stocks plus efficace
Votre système ERP possède des fonctionnalités avancées qui vous permettront de déterminer automatiquement les valeurs optimales de vos stocks ainsi que les valeurs minimum et maximum requises en fonction de la saison.
Par exemple, l’analyse des données qui appuie cette fonctionnalité vous permettra d’identifier les marchandises qui ont:
- la valeur de consommation annuelle la plus élevée
- la valeur de consommation moyenne
- la valeur de consommation moyenne la plus basse
Avec ces données en main, vos décisions d'achats et de production sont davantage alignées sur votre rendement. Une gestion des stocks de ce niveau vous permet de gagner en temps en en argent tout en améliorant votre capacité de répondre à la demande.
Gérer vos stocks avec un logiciel de gestion ERP offre plusieurs avantages. Pour les connaître, cliquez sur 5 avantages d’un logiciel ERP pour optimiser la gestion des stocks de votre PME.
Une planification de production plus précise
La pleine visibilité sur vos stocks, vos ventes et votre production vous informe en temps réel sur les composants que vous avez en main, vos réservations et votre production en cours.
Vous pouvez planifier de façon précise les matériaux à acheter, l’équipement qui sera utilisé et le personnel dont vous aurez besoin pour la production. Ce degré de précision vous permet de gérer votre production en juste à temps et d’optimiser l’utilisation de votre équipe. Vous produirez de façon plus efficace, plus rapidement et avec juste le bon nombre d'employés.
Cette amélioration de votre production vous permet d'augmenter vos revenus sans avoir à réduire ou augmenter vos effectifs. Par exemple, si vous prévoyez une période intense de production et d’expédition en Q3, alors vous pouvez planifier en amont vos embauches et tout autre ajustement relatif à la main d’œuvre pour ce trimestre.
De plus, si les variables changent pour la production de, disons, 10,000 muffins, vous pouvez ajuster vos données en temps réel en fonction de cette nouvelle réalité.
Davantage de processus automatiques
L’automatisation de votre système ERP vous permet d’éliminer un bon nombre de tâches répétitives et sans valeur ajoutée qui sont effectuées par votre équipe, comme, saisir les mêmes données plus d’une fois, collaborer avec plusieurs services pour produire un rapport, suivre les stocks manuellement, et ainsi de suite.
Par exemple, lorsque votre système ERP reçoit une commande, vos stocks sont mis à jour automatiquement, l’équipe à l’expédition est informée et la facturation s'effectue en quelques secondes, sans que personne n'ait eu à lever le petit doigt ce qui évite les erreurs humaines.
Par conséquent, vos besoins en main-d’œuvre non-qualifiée seront réduits et votre équipe aura plus de temps pour effectuer les tâches à valeur ajoutée pour votre entreprise comme la prospection de clientèle, le soutien à la vente et le développement de produits.
Des coûts en TI réduits
Avec un système ERP, le recours aux logiciels disparates pour gérer votre entreprise est réduit considérablement. De plus, vos frais mensuels couvrent la maintenance et la mise à niveau du système, et ces tâches sont pris en charge par le fournisseur.
Des clients plus satisfaits
Moins de travail manuel et d’erreurs, des processus simplifiés et une plus grande visibilité sur vos stocks et vos opérations veut dire que votre équipe pourra consacrer plus de temps à soutenir les ventes et les clients.
Nous venons de vous décrire quelques-uns des avantages commerciaux qui résultent de l'adoption d’un système ERP. Ces avantages ont été énumérés dans une étude (en anglais seulement) menée en 2018 sur l’implantation d'un ERP par 315 manufacturiers et distributeurs.
Comment tirer profit rapidement de votre système ERP
L’évolution des solutions ERP dans l’infonuagique a été une bénédiction pour les PME. Puisque les meilleurs logiciels ERP infonuagiques sont hébergés sur le web et maintenus par les fournisseurs, votre PME pourra :
- Exploiter les avantages d’un ERP avec peu de frais initiaux ou d’infrastructure en TI. De plus, vos besoins en personnel informatique seront nuls pour la maintenance, la gestion des mises à jour, la sécurité, ainsi que la sauvegarde et la récupération des données puisque ces tâches sont prises en charge par le fournisseur.
- Doter votre équipe d’un système ERP accessible via l’Internet en tout temps tout moment. Par conséquent, vous soutenez la productivité de vos techniciens et de votre personnel de ventes et de livraison qui peuvent travailler à distance via un accès facile au système ERP.
3. Combien coûte un ERP infonuagique?
Calculer les coûts liés à l’acquisition d’un système ERP infonuagique est parfois ardu. Mais une chose demeure: vos frais mensuels couvrent trois composants du service:
- L’ hébergement
- La licence
- Le contrat de service
Les prix varient en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités requises. Par exemple, Fidelio a deux licences principales avec des frais mensuels fixes par utilisateur.
Donc, une licence de distribution coûterait:
- 119$ par mois par usager, ou 559$ par mois pour 5 utilisateurs.C'est donc à peu près 20$ par jour.
Une licence manufacturière coûterait:
- 169$ par mois par usager, ou 845$ par mois pour 5 utilisateurs.C'est donc à peu près 30$ par jour.
Et si on compare ces coûts aux coûts des inefficacités calculées au tout début ?
Les autres systèmes ERP ont des frais semblables, mais attention aux écueils suivants:
- Certains ERP calculent les frais selon le volume de ressources informatiques utilisé. Donc, si votre volume augmente, vos coûts augmentent aussi — ce qui est à l’inverse du modèle avec les frais par utilisateur.
- Attention aux “addiciels”. Certains systèmes ne sont pas entièrement intégrés. Donc, d’autres systèmes doivent être ajoutés et cela ralentit le fonctionnement du ERP.
- Tenez compte du fait que les coûts liés aux demandes de personnalisation s'additionnent rapidement. Si vous choisissez un ERP spécialisé pour votre industrie, les personnalisations seront peu ou pas nécessaires puisque vous aurez accès à davantage de fonctionnalités spécifiques qui auront été développées selon les meilleures pratiques.
Pour en apprendre davantage sur le logiciel Fidelio ERP infonuagique, cliquez sur «9 raisons qui expliquent pourquoi Fidelio est le meilleur ERP infonuagique pour votre PME».
Réussir à convaincre votre président qu’un ERP est un investissement et non un coût pourrait être une des contributions les plus importantes à votre entreprise. Si vous avez besoin d’assistance pour monter votre dossier d'affaires, n’hésitez pas à nous contacter. Ce sera un plaisir pour nous de vous aider!
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