Lancer votre transformation numérique avec un logiciel ERP : 5 conseils pour construire une PME plus agile et durable

Votre entreprise a-t-elle frappé un mur pendant la pandémie de COVID-19?

Que vos activités aient montées en flèche avec comme résultat une pression accrue sur vos opérations, ou que vous ayez dû redéfinir de fond en comble votre modèle d'affaires, la pandémie aura été un moment décisif.

Un sondage de plus de 710 dirigeants de PME a révélé que près de 56% des répondants revoyaient leur modèle d'affaires depuis la première vague, et que 57% avaient devancé leur transformation numérique. Près du tiers des entreprises a entreprit une transformation numérique suite à la crise engendrée par la COVID-19.

Mais il n’y a pas que les crises qui peuvent vous pousser à vouloir lancer votre transformation digitale. Il existe aussi d’autres facteurs:

• Une croissance rapide ;

• Des inefficacités coûteuses dans vos processus actuels ;

• Des erreurs graves d’inventaire, de facturation ou de comptabilité ;

• Des délais prolongés lors de la collecte de vos données ;

• Un besoin de recruter du personnel pour saisir vos données ;

• Un système désuet.

Vous souhaitez comprendre les implications concrète d’une transformation numérique ? Alors l’article qui suit pourra vous aider !

On vous donne cinq conseils pratiques pour guider vos décisions quand viendra le moment de faire de votre PME une entreprise agile et durable.

Qu’est-ce qu’une transformation numérique?

Opérer une transformation numérique (aussi appelée transformation digitale) veut simplement dire que vous mettez à profit des technologies numériques, comme les ordinateurs et les systèmes informatiques, pour numériser vos processus manuels. La transformation numérique a pour but de pousser vos opérations vers une efficacité et une productivité accrue.

La première étape consiste en la mise en œuvre d’un progiciel ou d'un logiciel de gestion (PGI ou ERP en anglais). Celui-ci arrime toutes vos opérations, de l’inventaire à la gestion financière, et des ressources humaines à la gestion des clients.

Un système ERP permet ainsi de centraliser et d’organiser les données que vous avez standardisées pour accomplir toutes vos opérations. Vous gagnez temps et argent en éliminant ou en automatisant vos processus. Mais, plus important encore, il vous permet d’avoir une représentation visuelle de toutes vos opérations en temps réel. En temps de crise, vous aurez accès à vos données instantanément, ce qui rendra plus efficace le processus décisionnel. Vous pourrez donc vous adapter rapidement aux imprévus.

Vous avez peut-être remarqué qu’il existe une très grande quantité de systèmes ERP en vente sur le marché. Vous jugez peut-être la mise en œuvre d’un système ERP comme étant complexe, coûteuse et risquée avec des échéances qui s’étirent dans le temps. Mais il est cependant tout à fait possible de contourner les embûches liées à la transformation numérique.

Voici cinq conseilsur contourner les obstacles de sélection de votre logiciel ERP etentamer votre virage numérique :

1. Choisissez un système ERP intuitif qui permet une mise en œuvre rapide.

L’évolution rapide des systèmes ERP est un atout pour les entreprises. Les logiciels et les systèmes ERP infonuagiques ont l’avantage d’être plus rapides à mettre en œuvre, d’offrir un retour sur investissement plus rapidement et d’être plus accessibles aux PME.

Si vous dirigez une PME, il est intéressant d’envisager un système ERP infonuagique pour bénéficier des avantages suivants :

• Y avoir accès en tout temps et de partout pour que votre équipe gagne en flexibilité
• Évolutif sur demande en fonction de votre croissance, qu’elle soit rapide ou modérée. Cette liberté vous permet de réduire les investissements en matériel et en infrastructure informatiques.
• Diversifiez votre boite à outils en y intégrant des fonctionnalités d’analyse et d’intelligence artificielle(IA), ainsi que des plateformes de collaboration, des technologies infonuagiques, et plus encore. Tout comme les applications de votre téléphone intelligent, vos applications d'affaires actuelles doivent s’intégrer parfaitement avec le système ERP envisagé.
• Des dépenses en TI prévisibles donc vous n'aurez pas à investir dans votre infrastructure TI. Les meilleurs systèmes ERP infonuagiques s’assurent de la bonne performance de vos logiciels en gérant les mises à jour régulièrement : c'est pratique et économique ! De plus, les modèle d’affaires SaaS (Software-as-a-Service) sous forme d’abonnement mensuel proposés par les ERP infonuagiques, les rendent plus abordables et facilement accessibles aux PME : un vrai avantage concurrentiel face aux plus grandes entreprises.

C’est par exemple ce que propose l’ERP Fidelio : un logiciel performant, tout-en-un et 100% cloud !

2. Soyez soucieux dans votre choix d’un partenaire technologique

Vous avez déjà fait la sélection de votre système? C'est bien! Mais le plus important reste à faire pour assurer le succès de votre transformation numérique : le choix de votre partenaire pour sa mise en œuvre — celui qui fera l’intégration de votre système ERP. La rapidité de votre transformation dépendra de la qualité de votre relation, de vos premiers échanges jusqu’au moment où ils deviendront de vrais conseillers.

Alors comment être certain de faire le bon choix ? Voici les signes qui témoignent de la qualité et de la rigueur d’un intégrateur :

a) Un conseiller qui assure un soutien à trois niveaux

• Stratégique : en tant que catalyseur dans l’atteinte de vos objectifs ;
• Tactique : étant passé maître en gestion de projet ;
• Opérationnel : en tant qu'expert technologique.

Votre intégrateur de système ERP peut vous aider à exprimer clairement les raisons de votre transformation numérique. Comme dans tout projet d’envergure, il est possible qu’au cours de son déroulement, votre entreprise perde de vue la raison même du projet. Il est donc crucial que votre but — «le pourquoi» — soit itéré et réitéré de façon claire et régulière pour que toutes les personnes impliquées dans le projet en soient rappelées au quotidien.

b) Un conseiller qui remet en cause le statu quo

Les façons de faire habituelles pourraient être remises en cause par votre partenaire d’implantation. Ne soyez pas surpris. S’ils connaissent votre secteur d'activité, attendez-vous à ce qu’ils partagent leurs idées, leur expertise et les meilleures pratiques de votre industrie. Le but est de vous aider dans votre croissance et de vous rendre plus concurrentiel.

C’est exactement notre approche chez Fidelio. Nous travaillons avec les PME des secteurs manufacturiers et de distribution depuis plus de 20 ans. Nous pouvons donc offrir à nos clients des conseils pratiques liés à leurs enjeuxet leur proposer des solutions issues des meilleures pratiques.

c) Un partenaire qui assure la planification et l’implantation étape par étape

Une transformation numérique gérée efficacement progressera de la façon suivante : au début, on «rampe», ensuite on «marche», et puis on «cours» ce qui contribue à notre «envol». Cette démarche permet à votre équipe de s’adapter aux nouvelles façons de faire. Rappelez-vous que cette première étape — l’implantation du système ERP — n’est pas la fin de la partie.

d) Un bon professeur

Tout comme l’instructeur de conduite automobile, le partenaire idéal à l’implantation saura transmettre à votre équipe ses connaissances étape par étape dans l’objectif de vous rendre autonome.

e) Un collaborateur dévoué pendant le transfert de données

Le transfert de données étant la phase la plus complexe de la transformation numérique, elle requiert énormément de planification, de préparation des données et de tests. Ce travail en amont est nécessaire pour ne pas exposer votre entreprise à de possibles retards coûteux. Il faut donc vous assurer que votre intégrateur ERP est pleinement engagé et minutieux.

f) Un partenaire en implantation qui est aussi le développeur du système ERP

C’est une combinaison rare, mais idéale. Si vous avez la chance de travailler avec le développeur de votre système ERP lors de l’implantation, vous bénéficierez de toutes ses connaissances et de sa maîtrise directe de la plateforme. Bref, vous aurez accès à une expertise inégalée. De plus, vous passer d'un intermédiaire réduira aussi vos dépenses de façon substantielle.

En tant que développeur-intégrateur, Fidelio vous offre les avantages de son expertise, de sa maîtrise de la plateforme et de son prix très concurrentiel.

3. Mettez votre meilleure équipe sur le coup

L’implantation d’un système ERP transformera votre entreprise de fond en comble. Il est donc essentiel que votre équipe dédiée au projet soit 100% impliquée. Compte tenu des enjeux, choisissez vos meilleurs joueurs pour la tâche.

Si vous êtes en situation de crise ou en croissance, votre équipe aura déjà un emploi du temps chargé. Pour éviter de les surcharger, garder en tête la charge de travail demandée lorsque vous et votre partenaire leur attribuez de nouvelles tâches. Assurez-vous que les ressources nécessaires pour accomplir le travail sont disponibles.

4. Vous devez concevoir la gestion du changement comme un élément essentiel

Une transformation numérique nécessitera de modifier ou d'adopter de nouvelles façons de faire, de nouveaux processus, de nouveaux talents, ainsi qu’une nouvelle structure organisationnelle. Comme avec tout changement, il faut adapter sa pensée. Attendez-vous à des désaccords !

Et parce qu’une entreprise ne peut assimiler trop de changements d’un seul coup, assurez-vous de mettre en place des gestionnaires de changement chevronnés et de bien espacer vos changements dans le temps, pour qu’ils soient progressifs. Pour bien asseoir le projet, n’hésitez pas non plus à établir un dialogue transparent avec votre équipe et à le maintenir jusqu’à la fin.

Le bon partenaire vous offrira les conseils, le support et les ressources dont vous aurez besoin pendant cette période de transformation.

5. Contribuez à l’amélioration continue sur le long terme

La mise en œuvre de votre système ERP n’est que la première étape vers une entreprise agile et durable. Pour développer l’agilité et la durabilité de votre PME, tous les membres de votre équipe devront concevoir leurs tâches quotidiennes dans l’optique d’une l’amélioration continue.

Comment y parvenir ? En opérant des changements de culture au sein de votre entreprise. Ce n'est pas facile, mais on peut y arriver petit à petit. De la même manière que vous faites un suivi régulier de votre système de production pour assurer un entretien préventif, vous devez planifier des suivis réguliers avec votre équipe.

Grace à des questionnaires et à un dialogue ouvert, prenez le pouls de votre équipe. Ont-ils développé des méthodes d’évitement ? Y a-t-il moyen d’améliorer ou d’automatiser certaines tâches ? Quels outils/rapports/habiletés augmenteraient leur efficacité?

Voici comment savoir que votre projet est réussi

Lorsque votre transformation numérique est opérée avec le bon partenaire et qu’elle se fait avec discipline et de façon progressive, vous pourrez voir votre retour sur investissement à chaque étape du projet. Comment ? Grâce aux indicateurs de performance (KPI) que vous aurez choisis au préalable en fonction de vos besoins.

Un chercheur du MIT a d’ailleurs fait l’observation suivante, «Lorsqu’une transformation numérique est bien opérée, c’est comme une chenille qui se transforme en papillon. [Mais si elle est bâclée,] il n’en résulte qu’une chenille qui avance rapidement.»