Vous connaissez surement le terme «ERP» (Enterprise Resource Planning), mais à quoi correspond-t-il réellement ? Avec l’avancée des technologies et l’évolution constante du marché, votre petit doigt vous dit que votre PME pourrait tirer profit de ces connaissances.
Et, de bien des aspects, vous avez tout à fait raison.
Pour vous aider à mieux saisir ce qu’est un logiciel ERP, nous avons répondu aux questions les plus courantes à leur sujet. Si nous en avons oublié, n’hésitez pas à nous en faire part. Nous serons ravis de vous aider !
Qu'est-ce qu’un logiciel ERP?
Un logiciel ERP est une solution tout-en-un qui vous permet de gérer en temps réel les processus d’affaires et le système d’information de votre entreprise.
C'est un peu comme votre système nerveux. Il concentre dans votre cerveau toutes les informations sensorielles de votre corps pour que la gestion de vos données soit centralisée.
De la même façon, votre système ERP rassemble et centralise toutes les données de vos départements d'affairesde la comptabilité, la production et l'approvisionnement, jusqu’aux ventes et aux ressources humaines, entre autres. Ainsi, tous les utilisateurs autorisés verront en temps réel les mêmes informations pour chaque département de votre entreprise.
De plus, la centralisation de bout en bout de vos données vous fait gagner du temps et de l’argent en éliminant ou en automatisant vos processus. Apprenez-en davantage en lisant ce qui suit !
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel ERP?
Parmi les centaines de logiciels ERP, la plupart regroupe les départements par module, spécialisé par fonction d'affaires. Les systèmes ERP les plus récents présentent le plus souvent les modules et les fonctionnalités suivants:
- Intelligence d’affaires: Tableaux de bord et indicateurs de performance (KPI)
- Finances et comptabilité: Comptes de grand livre, Gestion de la trésorerie, Gestion des immobilisations, et plus.
- Ventes: CRM (Gestion de la relation client), EDI (Échange de documents informatisés), PVT (Point de vente), Gestion de commandes, Commerce électronique, et plus.
- Approvisionnement: Système de gestion d’entrepôt (WMS), Gestion des achats, Gestion de l’inventaire et Traçabilité.
- Manufacturier: Plan directeur de production, Planification des ressources, Attribution des coûts; Contrôle de la qualité, et plus.
- Ressources humaines: Paie, Présence et temps de travail, Comptes de dépenses, Profiles employés, et plus
Quelle différence entre un logiciel ERP et un CRM ?
Comme mentionné ci-dessus, le logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est un système logiciel complet qui rassemble tous les processus d'affaires de votre entreprise.
Par contre, un système CRM (Gestion de la Relation Client) vous permet de gérer vos relations clients dans le but d’améliorer vos ventes.
Le CRM a plusieurs fonctions, dont la centralisation de vos données clients et prospect, l'automatisation de vos campagnes de marketing et l'analyse de vos données de ventes.
Un CRM peut être vendu séparément ou dans un système ERP intégré. En combinant votre ERP et votre CRM, vous pourrez utiliser vos données de façon à optimiser vos processus d'affaires.
Quel rapport entre un logiciel ERP et une transformation numérique ?
Lorsqu’une entreprise effectue son virage numérique, c’est toute la façon dont elle opère qui se fait à travers le filtre du numérique.
Pour lancer cette transformation, on intègre graduellement les technologies numériques dans sa PME afin de créer ou d’adapter ses processus.
La mise en place d’un logiciel ERP est la première étape importante du chemin vers une transformation numérique puisque vous centralisez vos processus et vos données dans un seul système.
Comment fonctionne un logiciel ERP ?
Un système ERP consiste en plusieurs modules, qui gèrent chacun un processus d'affaires de votre entreprise. Peu importe le nombre de modules requis pour répondre à vos besoins, le logiciel ERP rassemble toutes vos données d'affaires dans une base de données unique.
Dès que vos équipes saisissent de nouvelles données dans votre logiciel ERP, vos processus d'affaires sont mis à jour. L’intégration de bout en bout de vos données représente un gain important de temps et d’argent dont voici trois exemples:
1. Processus décisionnel
En un coup d'œil, grâce à son tableau de bord, votre gestionnaire réalise que la production de la semaine précédente a chuté. Il peut alors forer cet indicateur de performance (KPI) afin d’examiner les données de production. Cette analyse servira de base afin d’établir des mesures d'optimisation de la production.
2. Gestion de l’inventaire
La personne responsable de l'approvisionnement reçoit une notification du système ERP l’informant que le niveau des stocks des produits aurait atteint le seuil minimum préétabli. Ce seuil avait été planifié de façon à donner au responsable assez de temps pour commander des produits et donc, éviter de perdre des ventes.
3. Ventes
Votre vendeur sur la route vient tout juste de décrocher une importante commande. De sa tablette, il peut saisir la vente dans le système ERP. La mise à jour de vos stocks se fait automatiquement, le service de l’expédition reçoit une notification et vous facturez en quelques secondes tout cela avec peu d’intervention humaine et un taux d’erreur beaucoup plus bas.
Quels sont les types d’ERP ?
Il existe deux principaux types de systèmes ERP:
1. Logiciel ERP infonuagique, aussi appelé «cloud» ou «SaaS» (Software-as-a-Service)
Ce logiciel ERP est hébergé sur les serveurs à distance du fournisseur. On parle ici de services infonuagiques ou cloud. Un système ERP cloud permet à toute personne de votre entreprise autorisée, d'accéder au logiciel via un navigateur Web.
Comparé à un ERP local, un logiciel cloud requiert peu d’investissements initiaux en termes de licence d’utilisation, de matériel, et d‘heures de travail du personnel TI. Au contraire, grâce à une implantation relativement rapide et des frais d'abonnements mensuels abordables, votre PME pourra accéder plus facilement à un logiciel ERP. De plus, le cloud vous permet d'accéder aux applications en tout temps et de n’importe où.
Pour en apprendre davantage, découvrez notre article, «ERP cloud : définition, fonctionnement et avantages pour la performance des PME».
2. Logiciels ERP locaux ou «on-premise»
C’était le déploiement traditionnel des logiciels ERPjusqu’à récemment. Avec un logiciel «on-premise», l’entreprise paye d’importants frais d'utilisation et installe ensuite le logiciel sur son propre matériel informatique. Son équipe TI doit gérer toute l’infrastructure.
C'est souvent pour répondre à des normes ou pour des raisons de personnalisation que les entreprises choisissent ce type de solution. La plupart du temps, le choix de personnaliser un système ERP s’appuie sur une analyse de rentabilité. À très long terme, une solution ERP «on-premise» peut être moins coûteuse puisque la licence n'est payée qu’une seule fois.
Que veut-on dire par un logiciel ERP de niveau 1, 2 ou 3 ?
À leur tout début, les logiciels ERP étaient classés par niveau, sur une échelle de 1 à 3. Ces niveaux étaient décrits comme suit:
- Les logiciels ERP de niveau 1 (ou «tier 1») servaient les entreprises avec des opérations à l’internationale et des revenus importants. Ces systèmes proposaient des fonctions très variées et pouvaient traiter un volume de données et de transactions très élevé. La présence d’une équipe TI interne et d’un soutien pour l’implantation du logiciel à l’international étaient indispensables. Ces logiciels ERP de niveau 1 étaient généralement plus dispendieux.
- Les systèmes ERP de niveau 2 (ou «tier 2») ciblaient les moyennes entreprises, mais leur évolutivité était limitée. Les services de support étaient disponibles dans un certain nombre de régions. Ces logiciels ERP étaient moins dispendieux et plus flexibles et faciles à mettre en place que les systèmes de niveau 1, mais plus dispendieux que les solutions de niveau 3.
- Les solutions ERP de niveau 3 (ou «tier 3») visaient les petites et les moyennes entreprises et offraient un soutien technique dans un seul pays.
Bien que ces différences aient été brouillées par les avancées technologiques récentes, cette hiérarchie peut encore se montrer utile. Lorsque vous entamerez vos recherches pour un système ERP, ces différents niveaux vous aideront à mieux situer votre liste de fournisseurs potentiels et à examiner le pour et le contre.
Quels sont les avantages d’un logiciel ERP ?
Il se peut que présentement, pour répondre à vos besoins, votre PME utilise plusieurs systèmes d'affaires spécialisés et indépendants. De ce point de vue, un logiciel ERP présente plusieurs avantages:
La centralisation et la standardisation des données
Oubliez les documents électroniques uniques, les classeurs, et les pense-bêtes dont les données ne se parlent pas. Avec un système ERP, tout utilisateur autorisé peut accéder en temps réel aux informations relatives à l’état de son département ou de son entreprise.
Une pleine visibilité en temps réel sur vos opérations
Pour vos gestionnaires, cette visibilité à 360 degrés sur vos opérations facilite grandement la collecte des données pour la planification, la coordination, les prévisions et la prise de décision.
Une productivité accrue
Pour optimiser la production, il faut pouvoir la planifier et l'organiser. Imaginez, par exemple, ce que peut accomplir un responsable de production doté d’un logiciel ERP. Il peut visualiser les commandes existantes et valider grâce aux données d’inventaire sa capacité à répondre à la demande rapidement. Il peut aussi prendre des décisions plus éclairées par rapport à ses besoins de recrutement. Ainsi, un système ERP permettra à votre entreprise de maintenir un niveau optimal de production.
Des risques limités
Cette pleine visibilité sur vos opérations réduit les risques liés à vos autres activités. Par exemple, lorsque tous vos processus d’affaires sont numérisés et leur accès contrôlé, l'approbation et l'exécution de toute initiative laissent une trace, réduisant ainsi les risques de fraude.
Une agilité améliorée
Les outils d’information et d'analyse de votre système ERP vous permettent d’interpréter de façon éclairée vos données d'affaires accumulées. Vous pouvez donc identifier les tendances de vos ventes, vos marges de profits, vos encaisses ou votre inventaire et ainsi instaurer des mesures correctives plus rapidement.
Des coûts de gestion réduits
Avec une visibilité à 360 degrés sur vos opérations et un forage des données facilité, vos gestionnaires peuvent plus rapidement identifier les secteurs de faible performance dans vos unités commerciales. Cette visibilité vous permet de réduire les inefficacités et de mieux attribuer les ressources requises, qu’elles soient matérielles, financières ou en main-d'œuvre, pour optimiser vos opérations.
En plus de cette réduction des coûts, votre système ERP permet à vos équipes de limiter les saisies multiples des mêmes données, comme pour les commandes, la facturation et la conciliation des comptes. Moins de doublons limitent les erreurs et donc réduisent l’investissement en temps et en argent pour les corriger.
Un ERP facilite l’automatisation et simplifie les tâches répétitives. Par exemple, votre ERP peut, si vous le désirez, générer et distribuer un rapport à vos gestionnaires tous les vendredis à midi.
Des systèmes informatiques parfaitement intégrés
Un logiciel ERP bien conçu intègre parfaitement les modules de chaque département et facilite leur prise en compte dans votre système.
Par exemple, si vous êtes en croissance , un système ERP peut facilement s’adapter et croitre à vos côtés pour répondre à vos besoins sans avoir à investir dans du matériel, tout en maintenant vos coûts en TI prévisibles.
Un logiciel ERP serait-il adapté à ma PME ?
Les options qui s’offrent aux PME aujourd’hui sont nombreuses et variées. Mais, il faut choisir son système ERP soigneusement puisque ceux-ci ne ciblent pas tous les mêmes entreprises.
Comme mentionné précédemment, il faut s’assurer que le niveau du logiciel ERP convient au besoin de notre PME. Si vous avez 25 employés, investir dans un système de niveau 1 (ou «tier 1») qui a été «simplifié» pour répondre aux besoins des PME serait probablement une perte de temps et d'argent.
Les logiciels ERP peuvent aussi être spécialisés par industrie: manufacturière, distribution, agroalimentaire, services, et plus encore. Avec le temps, ils deviennent experts de ces secteurs tant au niveau des meilleures pratiques que dans le développement d’applications verticales.
Finalement, les coûts initiaux des logiciels ERP infonuagiques sont beaucoup moins élevés. C’est d’ailleurs une des raisons, qui les rend si attrayants aux yeux des PME puisque leurs budgets sont généralement plus restreints que ceux des plus grandes entreprises.
Quels types d’entreprises utilisent des logiciels ERP ?
L’idée selon laquelle les systèmes ERP sont réservés aux grandes entreprises est persistante. Mais les technologies modernes l’ont fait voler en éclat. Il y existe aujourd’hui des logiciels ERP cloud conçus et accessibles aux petites et moyennes entreprises.
En réalité, si votre PME fait face aux défis suivants, un système ERP pourrait bien être la solution:
- Une croissance rapideDes processus inefficients qui impactent votre rentabilité
- Des données d’inventaire ou de facturation erronées ou d'autres données de comptabilité erronées
- Une lenteur dans la collecte des données d’analyse
- Besoin de recruter du personnel pour la saisie de données
- Un système informatique obsolète
Vous avez d'autres questions?
Puisque votre objectif est de faire passer votre PME au niveau supérieur, ces réponses ne vous suffisent peut-être pas. Depuis 20 ans, notre quotidien consiste à développer et à implanter des logiciels ERP, alors surtout, n’hésitez pas à nous contacter !
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