La croissance est bénéfique — mais il faut savoir la manœuvrer.
Parfois elle vous lance de nouveaux défis qui vous forcent à établir de nouvelles priorités.
Tel un réalisateur sur un plateau de tournage, vous êtes constamment confronté à une avalanche de données et de questions.
Comment prendre le contrôle sur ces données? Comment poser les bonnes questions afin d’assurer la pérennité de votre croissance? Où trouver les réponses?
De plus, l'absence de réponses fiables, précises et opportunes risque de freiner votre croissance — ou pire.
C'est là que les indicateurs de performance clé deviennent indispensables. Ces indicateurs vous permettent de réagir avec une plus grande agilité aux situations qui évoluent rapidement. Les indicateurs vous permettent de prendre de meilleures décisions plus promptement afin d'augmenter votre rentabilité, réduire vos pertes et soutenir votre croissance tout en limitant les risques.
Qu'est-ce qu’un indicateur de performance clé?
Un indicateur de performance clé (KPI en anglais) est une valeur qui vous fournit des renseignements sur la progression de votre entreprise dans l’atteinte des résultats souhaités.
Suivre vos indicateurs vous permet de mieux comprendre vos enjeux. Par exemple, en analysant vos indicateurs vous pourriez vous rendre compte que vos déchets alimentaires augmentent lorsque vous utilisez les matières premières d’un fournisseurX.
De plus, les indicateurs vous permettent de comparer votre rendement aux standards de l’industrie. Par exemple, si votre marge de profit est X% et que le standard de l’industrie est Y%, vous savez que vous devez réallouer vos ressources afin d'améliorer vos profits.
Quelle est la différence entre les OKR et les KPI?
Si la gestion de votre entreprise passe par la définition et le suivi d’objectifs et de résultats clés (OKR), vous utilisez très probablement les indicateurs de performance clé (KPI). Voici comment faire la différence entre ces deux notions.
Lorsque vous utilisez les OKR, vous définissez votre objectif d'affaires et les jalons à franchir pour l’atteindre.
Voici un exemple d’un objectif et des résultats en lien avec un produit alimentaire X que vous vous apprêtez à lancer.
Objectif: Faire en sorte que votre produit X devienne le meilleur vendeur de votre gamme de produit alimentaire.
Résultat clé #1: Évaluer vos capacités d'achats, de fabrication et d’expédition afin de vous assurer de pouvoir rencontrer votre volume de ventes cible pour X.
Résultat clé #2: Embaucher et former le bon nombre de représentants afin de générer l’objectif de ventes pour X.
Résultat clé #3: Vous assurer que l’équipe de vente peut assurer sur le plan de la promotion des ventes, les relations publiques et les médias afin de générer vos cibles de ventes.
Résultat clé #4: Former l’équipe du service à la clientèle pour répondre aux questions et enjeux qui peuvent survenir à la suite du lancement de X.
Pour chaque résultat clé, vous attribuez une mesure de rendement ou KPI qui vous permet de mesurer l’atteinte de l’objectif.
Prenez comme exemple, le résultat clé #1. Pour atteindre votre objectif, votre équipe à l’expédition doit pouvoir préparer, emballer et expédier 10,000 unités de X par semaine. Le total des unités expédiées par semaine serait l’indicateur.
Ou, le résultat clé #3, pour le projet de relations publiques qui implique votre équipe marketing, pourrait avoir comme indicateur clé une certaine quantité d’impressions médiatiques.
Qu'est-ce qu’un mauvais KPI?
Un KPI peut être contreproductif s’il vous empêche d’atteindre votre objectif d'affaires. Prenez ces trois situations :
Indicateur problème #1: L’indicateur défaillant
Vos données se doivent d’être fiables et accessibles en temps voulu.
Lorsque vos informations s’éloignent de ces paramètres - lorsqu’elles sont moins précises et opportunes - vous augmentez le risque ainsi que les coûts associés aux décisions basées sur ces données.
Pour une entreprise en croissance dont les mouvements de produits sont en constante augmentation entre ses multiples localisations, les conséquences de ces décisions sont d’autant plus importantes.
En effet, pour une PME en croissance rapide, obtenir des données opérationnelles fiables en temps voulu est parmi ses défis les plus importants.
Comment les données deviennent obsolètes et inutilisables
Les données qui traversent ces entreprises sont souvent malmenées. Comme les bagages sous la responsabilité des compagnies aériennes, elles peuvent subir des retards et des erreurs, et même être déroutées vers des silos.
Puisque l’entreprise n'a pas de base de données centralisée, les données de chaque fonction d’affaires sont saisies dans des logiciels qui ne communiquent pas ou dans des rapports papier. Par conséquent, la collecte de toutes ces données ne peut se faire qu’une seule fois de manière synchronisée, à la fin d’une période comptable.
Et, cet aperçu de votre comptabilité est de courte durée. Entretemps, les jours passent et vos décisions sur le plan de vos achats, de vos fabrications et de vos prix continuent d’être prises sur la base de cet aperçu, même si la fiabilité des données se dégrade.
Indicateur problème #2: L’indicateur de trop
Votre entreprise a peut-être plusieurs indicateurs précis, mais comme un enfant dans une boutique de bonbons, avoir trop d'indicateurs peut vous étourdir et vous détourner de votre objectif. La montagne de données et de rapports à votre disposition peut vous paralyser.
Vous devez donc garder en tête ce dicton bien connu dans le milieu des affaires: «Ce n'est pas tout ce qui est mesurable qui vaut la peine d’être mesuré. »
Plus loin nous soulignons quels indicateurs valent la peine qu’on les suive.
Indicateur problème #3: L’indicateur qui vous obsède
Miser sur un seul indicateur peut nuire à votre entreprise.
Par exemple, vous pourriez tout miser sur le maintien d’un débit élevé. En même temps, vous ne pouvez négliger vos déchets alimentaires issus de la production, vos produits rejetés par votre contrôle de qualité et le temps d’arrêt de votre équipement de production performant.
Si vous ne surveillez pas ces indicateurs, votre objectif de maintenir un débit élevé sera saboté par les coûts élevés liés au gaspillage et par les pertes en temps de production.
Comment reconnaitre un bon KPI?
Puisque les indicateurs vous suivent dans l’atteinte de vos objectifs d'affaires, il faut les définir de façon précise et quantifiable.
Une façon efficace de définir vos objectifs est selon l'acronyme SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et lié au Temps. L'exemple suivant illustre bien l'approche SMART.
Supposons que votre équipe de direction souhaite augmenter de façon prioritaire vos marges de profits de X %.
La méthode SMART vous permet de définir vos objectifs en répondant à ces questions:
Une fois vos objectifs d'affaires clairement définis, vous pouvez sélectionner les indicateurs adéquats.
Qui est responsable de cet indicateur?
On les appelle des «responsables d’indicateur».
Ils supervisent le processus, la fonction ou le projet suivi par l’indicateur. Ils peuvent accéder à l’expertise et aux informations du secteur qu’ils supervisent et peuvent apporter tout changement nécessaire à l’amélioration de la performance.
Donc, un indicateur de rendement lié au volume de ventes sera sous la responsabilité du directeur des ventes. C'est cette personne que l’on consulte pour tout enjeu lié aux ventes.
Les indicateurs guides vs les indicateurs témoins?
On peut diviser ces indicateurs en deux groupes :
1.Les indicateurs guides vous fournissent les données actuelles relatives à une mesure et vous donnent un aperçu des résultats positifs si la tendance se maintient. Par exemple, la moyenne des ventes quotidiennes au cours du deuxième trimestre peut être un indicateur guide de ce que seront vos ventes au dernier trimestre.
2.Les indicateurs témoins vous indiquent votre succès dans l’atteinte de résultats par le passé. Par exemple, la moyenne des ventes pour le deuxième trimestre de l’année précédente est un indicateur témoin. En comparant les données des années passées aux données de l’année en cours, votre équipe peut avoir une bonne idée de sa performance d’une année à l’autre.
Si un indicateur guide tend vers le négatif, vous pouvez travailler à comprendre les causes de cette tendance afin d’améliorer le chiffre qui deviendra éventuellement un indicateur témoin.
Quels indicateurs de l'industrie agroalimentaire suivre sur son tableau de bord?
Quels indicateurs choisir dépend de votre modèle d’affaires, de votre produit et du segment de l'agroalimentaire que vous occupez.
Les marges de profit étant habituellement minces dans l’industrie agroalimentaire, les dirigeants cherchent continuellement des façons de faire qui puissent les augmenter. Les indicateurs qui suivent les données en temps réel vous renseignent et vous guident souvent vers les solutions qui peuvent augmenter vos marges.
Nous vous suggérons les trois indicateurs suivants si vous souhaitez suivre votre rentabilité de près.
Indicateur clé #1: L'efficacité de la production
Les coûts de la fabrication représentent une part si importante de vos coûts des marchandises vendues que toute amélioration de votre efficacité peut avoir un impact substantiel sur votre rentabilité.
L’indicateur qui vous donne l’heure juste sur l’efficacité de votre production calcule le rendement de votre recette en mesurant la variation entre les valeurs de production réelles et actuelles. Plus le ratio est élevé, meilleur est le ROI.
Cet indicateur tient compte des pertes en matières premières (périmées) et en produits finis ainsi que des erreurs dans les recettes.
Indicateur clé #2: La rotation des stocks
Cet indicateur vous permet d'assurer une bonne rotation des stocks et vous informe lorsqu’il y a des composants qu’il faut utiliser rapidement.
L'indicateur calcule le nombre de fois que votre entreprise vend et renouvelle ses stocks au cours d’une période (ex., année, mois, jour). Vous obtenez le taux de rotation des stocks en divisant le coût des marchandises vendues par la moyenne de la valeur de vos stocks.
Un ratio bas indique un faible volume de ventes et un trop fort volume de stocks. Un ratio élevé indique un fort volume de ventes ou un faible volume de stocks.
Indicateur clé #3: La variation des coûts en matières premières
Cet indicateur vous permet de suivre en temps réel la variation de vos coûts réels en matières premières vs vos coûts prévus.
Des données en temps réels précises et en profondeur facilitent le forage de vos coûts et vous permettent de mieux comprendre les causes des augmentations. Vous pouvez donc assurer un suivi avec vos fournisseurs et possiblement renégocier vos contrats de volumes ou déceler les erreurs de leur part.
Dans le monde frénétique et stressant des entreprises agroalimentaires en croissance, c’est rassurant de savoir que vous pouvez suivre vos indicateurs de performance et ainsi agir promptement et en toute connaissance de cause pour soutenir et augmenter la rentabilité de votre entreprise.
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