Votre PME se développe bien.
Pour soutenir sa croissance, vous pensez tout simplement mettre à niveau votre système comptable actuel, par exemple, QuickBooks, Xero, ou Sage 50cloud.
Vous avez certainement déjà entendu parler des avantages des progiciels de gestion ou ERP (en anglais). Vous savez que les systèmes ERP offrent des fonctionnalités très puissantes — que vous adoreriez — mais ces logiciels semblent dispendieux et impliquent une implantation sur plusieurs mois.
Vous penchez donc vers une solution « simple » qui réduirait la durée d’implantation, le temps de formation de votre équipe ainsi que les frais initiaux.
Mais, avant de prendre cette décision, prenez un moment pour réfléchir à un aspect crucial de la croissance: les outils et la réflexion qui ont permis à votre entreprise d’avancer du point A au point B ne seront pas nécessairement les mêmes pour aller du point C au point M.
Afin d'approfondir vos connaissances de bases sur les systèmes ERP, cliquez ici « Qu'est-ce qu’un ERP ? Les réponses à vos questions les plus courantes. »
Passer des chevaux aux chevaux-vapeur
C'est comme conduire une calèche. L’ajout de chevaux augmentera votre capacité, mais de par la structure même de la calèche, vous serez limité en termes de vitesse et de distance maximales. Si vous désirez augmenter votre vitesse afin d’atteindre votre destination, vous devez oublier les chevaux et vous concentrer sur un véhicule motorisé. Le système ERP est le moteur qui permettra à votre entreprise d'arriver à destination.
Il faut tenir compte du fait que le volume et la complexité des données générées par votre entreprise augmenteront de façon exponentielle avec sa croissance et l'ajout subséquent de processus, équipements, localisations et personnes. Tels des chevaux que vous ajouteriez à votre calèche, les ajouts à votre logiciel comptable actuel auront un impact limité.
Votre entreprise présente peut-être déjà des signes que votre système comptable n’a pas la capacité de soutenir votre croissance. En voici d’autres.
Alors, quelle est la marche à suivre pour choisir un système ERP ?
Lisez ceci « Choix ERP : quelle méthodologie suivre pour votre PME agroalimentaire ? ».
Des rapports inadéquats
Vous devez prendre des décisions, mais l’analyse de vos données d'exploitation ne se fait pas en temps voulu puisque ces dernières ne sont pas toutes intégrées à votre logiciel comptable. Elles peuvent se trouver dans plusieurs tableurs ou autres logiciels situés dans différents pôles de votre entreprise. Ces sources de données ne communiquent pas.
Le fait est que lorsque vous accéder finalement aux rapports nécessaires, ils ne vous donnent pas un aperçu exact de vos opérations. À la place, ils vous informent sur l’état de votre entreprise au dernier arrêté des comptes. Par conséquent, vous prendrez vos décisions sur la base d’un historique de vos données plutôt que sur la base d’un portrait actuel. Vu l'évolution rapide de votre industrie, est-ce que ce type de processus décisionnel vous aidera à maintenir votre avantage concurrentiel ?
Une analyse limitée de vos données
Le processus décisionnel et la planification requièrent des prévisions précises tant au niveau de la trésorerie qu'au niveau de vos comptes recevables et payables. Si vous gérez des unités commerciales dans plusieurs territoires et qu’ils utilisent des devises différentes, vous allez constater que la plupart des logiciels de comptabilité ne peuvent pas gérer ce genre de prévision et de planification.
La saisie de données engendre des coûts
Selon votre croissance, vous embauchez peut-être des personnes simplement pour saisir vos données — souvent les mêmes données à répétition. La saisie multiple augmente la probabilité de faire des erreurs d’écriture et de corrompre les données. Qui plus est, les personnes embauchées n’ajoutent aucune valeur.
Si vous prenez en compte la lenteur des rapports, l’analyse des données qui est limitée et les erreurs de saisie — pour ne citer que ces quelques aspects — vous voyez bien, qu’en fait, votre logiciel comptable empêche votre croissance.
Contrairement à votre logiciel comptable, le bon système ERP pourra soutenir votre croissance.
Comment un logiciel de gestion ERP vous donne une vue à 360 degrés sur votre entreprise
Un logiciel de gestion ERP est un logiciel tout-en-un qui rassemble et centralise toutes les données de vos fonctions d'affaires — de la comptabilité, la fabrication, et l'approvisionnement, aux ventes, ressources humaines, et plusieurs autres.
La centralisation de vos données permet à vous et à toute personne autorisée d'avoir une visibilité complète sur tous les processus d'affaires et systèmes d’information de votre entreprise, et de les gérer en temps réel. Donc, toutes les personnes autorisées auront accès à la même vue d’analyse sur le statut de votre entreprise.
Cette visibilité accrue a plusieurs avantages. En voici quelques-uns.
Une meilleure planification des besoins matériels
Supposons qu’une chaine de supermarchés importante souhaite commander chez vous un produit alimentaire X. Si vous avez une pleine visibilité sur votre inventaire, vos ventes et vos fabrications, vous savez en temps réel quels composants vous avez en main, quelles quantités sont déjà réservées pour vos clients ou en cours de fabrication. (Les systèmes comptables, en général, n’offrent pas cette pleine visibilité.)
Avec un système ERP bien adapté à vos besoins, vous pourrez prévoir vos besoins en matériaux et en personnel et ainsi répondre à cette demande. (De façon générale, les systèmes comptables n’offrent pas cette capacité prévisionnelle, et si c'est le cas, elle est limitée.) Par conséquent, quand vous ferez face à une telle demande, vous pourrez prendre une décision plus éclairée avec moins de risques.
De plus, si vous acceptez la commande, les modules de planification de la production inclus dans la plupart des ERP vous permettront de réduire les coûts supplémentaires liés aux prévisions inadéquates, par exemple pour les livraisons rapides de matériaux, les heures supplémentaires ou les travailleurs en attente.
Un meilleur contrôle de vos stocks
Pour une PME en croissance, le contrôle des stocks peut être un véritable cauchemar. Peut-être avez-vous des stocks dans vos entrepôts, usines, magasins ou sites marchands. Une fois votre système ERP mis en place, vous pourrez suivre vos stocks en temps réel. De plus, toute personne autorisée, que ce soit le personnel de vos entrepôts ou vos représentants sur la route, pourra accéder aux mêmes données d’inventaire en temps réel.
Votre système ERP vous permet ainsi de:
- Suivre les mouvements de vos stocks et vous assurer de leur disponibilité
- Réduire les coûts grâce à une gestion des stocks simplifiée
- Extraire les données clés et les relayer au tableau de bord pour toujours être au fait des nouvelles informations.
De plus, le module de gestion des stocks de votre ERP vous permet d'accéder à l’historique de n’importe quel UGS de votre organisation. Supposons que vous êtes dans le secteur agroalimentaire et que vous devez fournir des éléments dans le cadre d’un audit afin de respecter les plus hauts standards de l’industrie : avec votre ERP, vous pourrez gérer, simplement à l’aide de votre souris, les problèmes de traçabilité, les lots ainsi que les rappels.
Obtenez plus d’informations en lisant « 5 avantages d’un logiciel ERP pour optimiser la gestion des stocks de votre PME.
Mieux maitriser vos coûts
La structure des données dans un système ERP vous permet de les forer afin d’en extraire des informations sur vos composants. Supposons que vous souhaitez analyser les marges brutes de vos lots de fabrications quotidiennes. C'est possible en effectuant le suivi des variations, puis le forage de vos écarts. Savoir ce qui impacte négativement votre rentabilité vous permettra de corriger les problématiques en amont.
Des logiciels de gestion ERP qui évoluent avec vous
Aujourd’hui, nos ERP sont infonuagiques et modulaires. Votre PME peut donc tirer profit d’un ERP au tout début de sa croissance. Par exemple, votre PME pourrait commencer par seulement quelques modules, comme la comptabilité et la gestion des stocks. Plus tard, à mesure que les revenus augmentent, vous pourriez ajouter d'autres modules afin d’augmenter votre capacité.
De plus, les systèmes ERP étant infonuagiques, leur usage est beaucoup plus abordable, et donc, accessible. Les frais d’utilisation de base d’un logiciel ERP ne sont pas beaucoup plus élevés qu’un logiciel comptable.
La différence majeure est que le ROI que vous obtiendrez avec votre logiciel ERP sera très supérieur à celui que vous obtiendrez avec votre logiciel comptable. Votre ERP vous permettra d’optimiser vos processus d'affaires dès maintenant en transformant votre PME en une entreprise plus productive et agile :
- En réduisant le travail manuel et les erreurs
- En automatisant et en simplifiant vos processus
- Ainsi qu’en améliorant vos décisions d’affaires grâce à une plus grande visibilité sur toutes vos opérations.
Pouvez-vous en dire autant de votre système comptable?
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