Vous souhaiteriez simuler le processus d’implantation d’un système ERP.
Tout comme les démonstrations ERP que vous évaluez, les simulations vous donneraient un aperçu du processus réel, ce qui est en effet précieux. Après tout, l'implantation est l’étape la plus risquée du projet ERP vu les investissements importants requis en argent, en temps et en énergie.
Malheureusement, les simulations d’implantation n'existent pas pour le moment, mais vous pourriez bénéficier de ce plan B: vous renseigner sur les meilleures pratiques en matière d’implantation et travailler avec un collaborateur expérimenté.
Les experts vous proposeront diverses feuilles de route pour l’implantation de votre ERP, mais leur seul but est, ou devrait être, de réduire les risques pour votre entreprise.
Forts de nos 20 ans d’expérience à développer et à implanter des logiciels ERP, c'est avec confiance que nous recommandons ces 9 étapes aux gestionnaires financiers soucieux de leur PME manufacturière.
Vous aimeriez savoir comment sélectionner un logiciel ERP? Cliquez sur notre article, «9 critères de sélection ERP indispensables pour votre PME en croissance».
1. Obtenir l'adhésion de votre équipe de direction
L’implantation du logiciel ERP va changer les opérations de votre entreprise manufacturière du tout au tout. Il est donc primordial que votre président ainsi que votre équipe de direction soient pleinement investis.
Il va sans dire qu’une fois vos cadres supérieurs impliqués, vous devrez définir et quantifier votre réussite. Quels seront vos objectifs ? Quels seront vos indicateurs de performance clés (KPI) ?
2. Allouer le temps et les ressources nécessaires au projet d’implantation ERP
Votre équipe d’implantation a maintenant besoin des bonnes ressources afin de mener à bien ce projet. Les questions suivantes s’imposent :
- Combien coûtera l'implantation ?
- Quelle sera la durée ?
- Combien d’heures l'entreprise devra-t-elle y consacrer?
- Par où commencer?
- Qui devrait faire partie du projet?
- Comment peut-on minimiser les risques ?
Nous répondons à ces questions dans le texte qui suit.
3. Établir les coûts de votre implantation ERP
Implanter un ERP c'est un sport à deux équipes: la vôtre et celle de votre partenaire d’implantation.
En travaillant avec un partenaire d’expérience qui est au fait des besoins quotidiens et des nuances du secteur manufacturier, vous réussirez à obtenir les retours sur investissement souhaités. Par exemple, si vous fabriquez des produits alimentaires, votre partenaire devrait posséder une excellente feuille de route dans ce secteur.
Il faut aussi tenir compte de son modèle d'affaires. Bien que les intégrateurs et les concepteurs-intégrateurs utilisent des processus semblables, leurs modèles d'affaires sont très différents.
Par exemple, l’intégrateur vend des heures, tandis que le développeur vend un logiciel. Ils ne sont donc pas motivés par les mêmes enjeux lorsqu’il s'agit de clore une vente.
En moyenne, implanter un projet ERP dans une PME manufacturière demanderait entre 400 et 500 heures de travail pour votre partenaire. En tenant compte des taux horaires variables, ce temps représenterait des coûts de 50 000 à 75 000 $ CA.
Une deuxième approche pour déterminer les coûts
Il y a aussi une autre façon d’avoir une idée globale des coûts.Il faut présumer que pour chaque dollar dépensé pour la licence d'utilisation de votre logiciel ERP (solution infonuagique), vous investirez 2 à 3 $ pour l’implantation. Donc, des frais annuels de 20000$ s'appliqueraient à un projet d’implantation d’environ 60000$.
Gardez en tête que lorsque vous calculez cette valeur pour votre dossier d'affaires, vous devez inclure le temps de vos employés. Afin d’éviter leur épuisement professionnel, les tâches ERP doivent être planifiées pendant leur horaire normal de travail et non après. Estimez plus ou moins 3 ou 4 heures de travail pour chaque heure d’implantation.
4. Clarifier les rôles et tâches de chaque équipe
L’implantation d’un ERP ça ne se fait pas sur le pilote automatique. C'est donc crucial d’être claire dans l'attribution des rôles et responsabilités de chaque équipe.
Un partenaire d’implantation professionnel doit:
- Bien jouer son rôle d'enseignant afin d'assurer l'autonomie de votre équipe dans son utilisation du logiciel ERP.
- Partager son expertise lorsque requis.
- Remettre en question le statu quo, c.à.d., «les anciennes méthodes» afin de pouvoir enrichir le processus avec les meilleures pratiques et des connaissances concrètes.
- Offrir des solutions qui répondent à vos besoins.
Entre-temps, vos employés doivent:
- Définir les besoins de configuration du système.
- Assurer l’intégrité des données, effectuer les tests, et bien préparer la migration.
- Documenter les processus.
- Mettre en place les moyens de communication et gérer la communication.
- Gérer l'avancement du projet.
- Mener le processus de gestion du changement.
5. Suivre un processus d’implantation bien définie
Comme mentionné plus tôt, chaque partenaire d’implantation aborde le processus d’implantation à sa façon. Voici le processus que Fidelio met en place avec le client:
Définir l’environnement technique Notre équipe travaille avec votre personnel TI afin d’identifier les paramètres de votre matériel informatique et logiciel.
Déterminer les processus à mettre en place Les personnes désignées pour chaque fonction d'affaire qui fait partie du projet d’implantation doivent collaborer avec notre équipe afin de définir les processus à inclure dans le système ERP et d’établir leur déroulement dans le nouveau système.
Configurer l'application qui va soutenir les processus Le logiciel ERP est configuré en fonction des nouveaux processus et de vos besoins.
Intégrer les données maîtresses Vos données maîtresses, comme les informations détaillées sur vos acheteurs, clients et produits, sont centralisées et validées sur tous les modules. Par exemple, les données maîtresses de vos vendeurs sont utilisées pour la création de commandes d'achats et le paiement de factures. Avant d’intégrer les données maîtresses, il faut supprimer les vieilles données et s’assurer que celles qui restent sont complètes.
Apprendre le fonctionnement de l’application ERP Nous guidons vos gestionnaires d’équipe dans leur apprentissage du logiciel. Ils pourront ensuite former vos utilisateurs. Testez et validez le fonctionnement de vos processus dans l'application. Vos différents experts pour vos fonctions d'affaires travailleront avec nous pour s'assurer que nous livrons les résultats souhaités.
Personnaliser vos rapports et vos formulaires Puisque c'est votre équipe qui met en forme les rapports et formulaires, vous décidez comment vos données sont présentées.
Former tous vos utilisateurs Tous les employés autorisés seront formés à l'utilisation du logiciel ERP par vos chefs d’équipe. L'acquisition des connaissances par vos utilisateurs sera aussi évaluée.
Transférer vos opérations et votre comptabilité vers le nouveau système La migration de vos données requiert beaucoup de planification, de préparation et de tests. Ce travail en amont évite à votre entreprise d'avoir à payer les coûts élevés de délais potentiels.
Une fois vos données d’inventaire et de comptabilité importées, nous effectuons les validations finales avant les premières transactions officielles dans Fidelio.
6. Impliquer votre équipe vedette
Compte tenu des enjeux importants liés à l'implantation d’un ERP, votre équipe d’implantation doit inclure tous ceux qui possèdent une expertise sur l'entreprise démontrée. Comment les identifier ?
Ils comprennent vos processus d’affaires et leurs impacts sur les autres processus de l'entreprise. Vos experts jouent un rôle important dans la validation de vos données et processus, la configuration du système, et la formation de tous vos utilisateurs.
Ils peuvent prévoir comment les anciens processus fonctionneront dans le nouveau système parce qu’ils ont l'esprit ouvert, ce qui leur permet d’imaginer de nouvelles façons de faire tout en gardant l’objectif bien en vue.
Ils ajouteront de la valeur à l’implantation. Ne prenez pas les personnes simplement parce qu’ils sont volontaires.
7. Fixer et communiquer vos objectifs
Pour un projet de cette envergure, il faut maintenir un dialogue franc et constant avec tous vos employés, pas seulement avec l’équipe d’implantation.
Planifiez une rencontre de lancement afin d'expliquer le projet, vos objectifs et le rôle que jouera votre équipe. C'est le moment de mobiliser tout le monde.
Publiez régulièrement des infolettres et offrez un soutien adapté et de la formation. Après tout, vos employés auront à utiliser le système au quotidien.
8. Planifier, planifier, planifier
Dès le départ, créez un document de planification dans lequel vous identifierez l'étendue du projet, les étapes, les dates importantes, les outils de communication et la fréquence des communications.
9. Contrôlez les risques en évitant les erreurs fréquentes
Les erreurs courantes lors de l’implantation d’un ERP sont:
Perdre de vue vos objectifs et exigences Lorsque ceci se produit, le projet peut subir une «dérive de ses objectifs». Autrement dit, à mesure que les adaptations et modifications s'ajoutent, le projet s’étend, les coûts augmentent et le fil d'arrivée s’éloigne ce qui peut être démoralisant.
Laisser vos données sans protection Nettoyez vos données. Enlevez les données obsolètes. Complétez les données manquantes. Protégez vos données des cyberattaques.
Tester insuffisamment Tester c'est une façon de se prémunir contre les problèmes potentiels. L’ancien adage «vaut mieux prévenir que guérir» devrait vous éclairer la route.
Négliger la formation de vos utilisateurs Si vos utilisateurs ne sont pas à l’aise avec le système ERP, celui-ci risque d’être laissé de côté, comme les équipements d'entrainement personnels rangés dans le placard, sauf que votre logiciel ERP coûte 100 fois plus cher.
Copier-coller votre ancien système Si votre partenaire d'implantation a bien fait son travail avec votre équipe, les processus que vous aurez conçus ensemble tiendront compte des meilleures pratiques et des spécificités de votre industrie. Pouvez-vous en dire autant de votre ancien système? Probablement pas.
Sauter des étapes et continuer sans les prérequis Vous serez peut-être tenté d’accélérer l’implantation en passant par-dessus certaines étapes. Il ne vaut mieux pas. Vous risquez d'avoir à les reprendre plus tard et d'allonger le processus.
Ne sous-estimez pas votre implication Vous pouvez comparer notre implication dans l’implantation d’un système ERP comme celle requise pour apprendre à faire du vélo : vous êtes au volant et vous pédalez pour faire avancer la bicyclette tout en maintenant votre équilibre pendant que votre partenaire cours à vos côtés, vous soutien et vous offre des conseils.
En espérant que vous ayez trouvé utiles ces neuf étapes pour réussir l’implantation d’un ERP. Pour en savoir davantage sur comment réussir son implantation, téléchargez notre guide, «Mon ERP, le petit guide d’implantation: l‘outil qui vous guide dans la mise en place de votre ERP Fidelio».
N’hésitez pas à communiquez avec nous pour toute question sur les méthodologies d’implantation des ERP.
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