Votre PME en croissance manque terriblement d’un logiciel ERP.
Cette situation nuit à votre entreprise car vous n’avez aucune visibilité sur vos opérations. Vous n'avez accès à aucune information en temps réel pour soutenir vos décisions. Vous n'automatisez aucune tâche répétitive.
Voici 9 critères indispensables pour commencer votre processus de sélection. Si votre logiciel les remplit, vous serez en bonne voie pour construire une entreprise plus résiliente, plus réactive et plus productive.
1. Une liste de critères centrée sur vos besoins essentiels
Toute personne qui va faire son épicerie le sait : il n’est pas judicieux d’aller dans un supermarché lorsque l’on a faim. Par contre, faire ses courses avec une liste d’épicerie précise et complète qui reflète vos besoins réels, vous permettra d’avoir un panier rempli d’aliments qui relèvera le niveau de vos plats de la semaine.
De la même façon, votre équipe doit créer une liste précise et complète de critères pour votre processus de sélection ERP. De toutes les étapes de ce processus, c’est celle qui aura le plus d’impact sur votre futur succès.
Alors asseyez-vous avec votre équipe, et faites l’équivalent d’un examen médical détaillé à votre entreprise. Posez-vous les bonnes questions, comme :
- Quelles sont vos priorités d’affaires ? Vos défis ?
- Quelles ressources pouvons-nous investir en matière de budget, de personnel et de temps ?
- Quels processus ou systèmes de notre PME nous empêchent d’atteindre une croissance rentable ? Lesquels fonctionnent le mieux ?
- Dans quels domaines pourrions-nous avoir une meilleure visibilité ? Par exemple, si vous êtes une PME agroalimentaire, comment pouvez-vous tracer efficacement vos produits ? Les rappels de lots sont-ils longs et compliqués ?
Naturellement, les membres de votre équipe auront des points de vue et des réponses différentes.
La création de ces checklists demandera beaucoup de temps et de réflexion, mais le document qui en ressortira sera votre socle et votre référence pour l’ensemble de votre processus de sélection.
Besoin d’aide pour créer cette liste de critères ? Téléchargez notre Kit de sélection ERP.
2. Une richesse fonctionnelle pour simplifier votre entreprise
Au moment de l’évaluation du logiciel ERP, attardez-vous sur la qualité des fonctionnalités importantes pour vous. Par exemple, vos employés du département des finances sont-ils enthousiasmés par les modules qui leur permettront de simplifier leur vie au quotidien ? Est-ce que les personnes en charge de la production ont l’impression que la planification et l'ordonnancement seront plus simples que ce qu’ils pensaient ?
Et surtout, vous devez vous assurer que la solution ERP que vous envisagez est un système tout-en-un complètement intégré. C’est-à-dire que lorsque vous voudrez changer une information dans l’un des modules (disons l’inventaire) tous les modules qui utilisent cette information seront mis à jour instantanément (comme les livraisons ou la facturation).
Les solutions ERP de premier plan vous offrent également la possibilité d’ajouter des modules «plug-and-play», ou prêts à l’emploi, qui vous permettent d’étendre vos capacités lorsque vous le souhaitez. Par exemple, vous voudrez peut-être échelonner l’intégration de modules comme le WMS (Gestion de l’entrepôt) ou le CRM (Gestion de la relation client).
3. Des interfaces faciles à utiliser pour réduire la courbe d'apprentissage de votre équipe et augmenter la productivité
Si votre équipe ne trouve pas le logiciel de gestion ERP intuitif, vous vous rendrez compte qu’ils éviteront de l’utiliser, tout comme le matériel de sport que vous avez acheté pour chez vous, et qui vous sert désormais d’étendoir à vêtements.
Par contre, si votre système ERP est intuitif, il nécessitera moins de formation et simplifiera votre processus de gestion du changement. Votre équipe adoptera facilement ce nouvel outil pour leurs tâches quotidiennes.
4. Un logiciel de gestion ERP cloud (ou infonuagique) évolutif sur demande et accessible en mobilité
Peu importe la rapidité de votre croissance, un logiciel de gestion ERP cloud peut facilement vous offrir les capacités informatiques dont vous avez besoin, de façon rentable, car vous n’aurez pas besoin d’investir dans des infrastructures supplémentaires ou du personnel TI.
Par ailleurs, votre logiciel ERP cloud permet à votre équipe de se connecter simplement à votre entreprise grâce à un navigateur Internet partout et en tout temps. Pour les PME en croissance, cette mobilité et cette flexibilité sont des avantages non négligeables.
5. Les concepteurs intégrateurs vous permettent de supprimer les intermédiaires
Beaucoup d’ERP que vous évaluerez sont disponibles à travers des distributeurs-intégrateurs autorisés qui vous aideront à implanter votre ERP. Mais choisir de travailler avec eux, c’est aussi choisir de travailler avec une partie tierce supplémentaire entre vous et le concepteur original de l’ERP.
À la différence des logiciels vendus par ces distributeurs-intégrateurs, Fidelio est un système ERP développé, vendu, et implanté par Commsoft Technologies.
Ce cas de figure est rare, mais il est idéal. Lorsque votre partenaire d’implantation est aussi concepteur de la solution ERP, vous travaillez avec une équipe qui a une connaissance totale et aussi le contrôle direct de la plateforme.
En d’autres termes, vous bénéficiez d’une expertise inégalable. De plus, sans intermédiaire, cela vous permet de réduire vos coûts.
6. Une expertise dans votre industrie pour faire des économies sur les développements personnalisés
Imaginez que vous ayez envie de fruits de mer. Inclure un restaurant spécialisé dans les fruits de mer parmi vos options augmentera grandement vos chances d’apprécier votre repas.
De la même façon, si votre PME opère dans des secteurs différents, il serait sage d’évaluer des systèmes ERP qui répondent aux besoins de votre industrie. De cette façon, vous économiserez les coûts de développements personnalisés. De plus, vous profitez d’une tranquillité d’esprit en sachant que votre système est le résultat de nombreuses années d'adaptation, de peaufinage et d’échanges entre des développeurs avertis et des pairs de votre industrie.
Fidelio, par exemple, répond spécifiquement aux besoins des PMEs des secteurs manufacturier, de la distribution et agroalimentaire. Nos développeurs ont créé Fidelio en se basant sur de nombreuses années de collaboration au sein de ces industries, et par conséquent de la connaissance de leurs meilleures pratiques.
En prime, Fidelio offre une fonctionnalité “sans-code” appelée “Le Studio” qui permet à toute personne sans expérience en code de mettre en place des personnalisations simples. Par exemple, toute personne de votre équipe avec un accès autorisé pourrait simplement ajouter un onglet ou renommer un écran pour simplifier leur travail quotidien.
7. Un partenaire technologique avec un état d’esprit collaboratif et sur lequel vous pouvez compter
Une fois que vous aurez sélectionné votre logiciel ERP, la décision la plus importante qui impactera le succès de votre transformation numérique sera le choix de votre partenaire d’implantation. Dans une relation saine avec le bon vendeur, vous pourrez compter sur eux pour :
- Du conseil stratégique pour vous aider à atteindre vos objectifs
- Une vision stratégique sur la gestion du projet
- Une expertise opérationnelle de la technologie
Gardez en tête que la plupart des systèmes ERP sont utilisés pendant 10 à 15 ans ou même plus. Il faut ainsi non seulement vous assurer que le vendeur possède une bonne expérience, mais aussi a planifié de façon claire les développements futurs du logiciel ERP.
Naturellement, votre partenaire d’implantation devrait avoir les ressources ou les partenaires qui procureront à votre équipe le support et la formation nécessaires. Toutes ces responsabilités et ces attentes devraient être précisées clairement avec votre partenaire.
8. Un budget qui vous convient
Avec certains vendeurs ERP, il peut être difficile de déterminer ce que le système coûtera à cause de coûts parfois cachés ou variables.
Soyez prudent, par exemple, des vendeurs qui vous facturent selon votre utilisation du logiciel. Dans ce cas, votre croissance engendrera des volumes transactionnels plus importants et, par conséquent, des coûts plus élevés. Une telle structure de prix réduira également le retour sur investissement de votre logiciel ERP.
Fidelio fonctionne différemment : il est simple à acheter. Nous facturons des frais mensuels par utilisateur, de la même façon que vous payez votre facture de téléphone. Ces frais couvrent l’utilisation du logiciel, l'hébergement et le service.
Ce type de modèle SaaS (ou “Software-as-a-Service” en anglais) vous permet de prédire vos coûts et de bénéficier de mises à jour récurrentes de façon simple et rentable, qui améliorent la performance du logiciel.
Il est important de noter que votre logiciel de gestion ERP peut améliorer significativement votre productivité à moyen et long termes, sans devoir obligatoirement embaucher de nouveaux employés.
9. Une sécurité des données qui vous permet de dormir la nuit
Les services cloud offerts par les principaux vendeurs dans le monde proposent des niveaux de sécurité et de conformité bien au-delà de ce que la plupart des PME pourraient se permettre.
Par exemple, Google Cloud, Amazon Web Services (AWS) et les services d'hébergement cloud Microsoft Azure, offrent des installations de pointe en termes de sécurité et des solutions de sauvegardes et de reprises des données en cas de sinistre, toutes gérées par des milliers d’experts en cybersécurité.
Par ailleurs, il est important de noter qu'avec Fidelio toutes vos données vous appartiennent, ce qui n’est pas toujours le cas avec certains vendeurs. De plus, les serveurs utilisés sont situés au Canada, afin d’être en conformité avec les règles de protection des données canadiennes.
Pour découvrir tous les avantages des logiciels de gestion ERP cloud, découvrez notre article :ERP cloud : définition, fonctionnement et avantages pour la performance des PME
Les critères de sélection de votre logiciel ERP auront des impacts à long terme sur la productivité de votre entreprise et la qualité de vos décisions d’affaires.
En faisant preuve de prudence et de prévoyance lors de la sélection de votre logiciel et de votre partenaire d’implantation, vous pourrez vous assurer de contribuer fortement à la résilience et à la productivité de votre PME.
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