C’était comme passer des tablettes d'argile au papyrus.
L’invention dans les années 70 de l’échange de données informatisé (EDI) a permis aux entreprises de faire passer le partage des documents au niveau supérieur en le rendant plus rapide, précis et transparent.
Comme l’indique le terme EDI, cet échange se fait électroniquement entre deux ordinateurs. Avec cette technologie, une grande variété de documents auparavant transmis physiquement, comme les bons de commandes, les factures, les statuts de livraison, et les paiements, ont pu être partagés de façon électronique, donc sans recours à l’intervention humaine pour la saisie ou l'interprétation des données.
Prenons par exemple une facture transmise par télécopieur ou par courrier. Celle-ci est saisie manuellement par l’équipe en compatibilité de l’entreprise de destination. Si la facture est transmise par EDI, c'est le système d’information de l'entreprise qui va la recevoir et la traiter automatiquement.
Toute entreprise qui partage un volume important de documents, même une petite entreprise en croissance rapide, peut tirer profit de l’utilisation de l’EDI avec ses fournisseurs, clients, banques, et les autres partis dans son écosystème.
Pourquoi les entreprises utilisent-elles l’échange de données électroniques (EDI)?
Les raisons qui poussent les entreprises à adopter l’EDI sont :
Une réduction significative des formalités administratives et des erreurs de saisie manuelle
Les transactions EDI économisent énormément de temps à l’expéditeur et au destinataire. La saisie manuelle n’étant plus nécessaire, le nombre d’erreurs de saisie est réduit et la paperasse aussi. Les documents transmis par EDI peuvent être visualisés presque instantanément à partir de n’importe quel écran.
Une visibilité accrue
Si vous fabriquez des gâteaux au chocolat et que votre détaillant est en rupture de stocks, avec une connexion EDI, il pourra tout de suite vous transmettre sa commande.Parce que votre système traitera la commande en quelques secondes, votre équipe sera aussi en mesure de la remplir beaucoup plus rapidement.
Vous pourriez même avoir une entente avec votre détaillant qui vous permet d'accéder à ses niveaux de stocks de gâteaux. Lorsqu’elles atteignent le seuil minimum établi, vous pourriez lui envoyer une notification, ou même lui expédier automatiquement les quantités minimums convenues.
De même, si votre fournisseur de boîtes de carton, dans lesquelles vous expédiez vos gâteaux, communique aussi par l’EDI, il pourra vous approvisionner en temps voulu.
Donc, lorsqu’une chaine d'approvisionnement est connectée sur l’EDI, tous ceux qui en font partie ont une visibilité accrue sur ce qui se passe chez leurs partenaires. Les commandes étant émises plus rapidement, le délai entre la commande et l’encaissement se voit aussi réduit.
Un approvisionnement simplifié
L’exemple des gâteaux et des boîtes démontre que l’EDI accélère et simplifie l'approvisionnement en éliminant ou en réduisant les processus papier.
Compte tenu de ses avantages, c'est facile de comprendre pourquoi les entreprises dotées d’un système de gestion d'entreprise (ERP) sont portées à adopter l’EDI.
Ces organisations progressives voient la technologie comme un outil qui leur permet d’améliorer leur productivité et leur rentabilité.
Un système ERP c'est quoi?
Le logiciel ERP est une solution tout-en-un qui rassemble les données de toutes vos fonctions d’affaires -de la comptabilité, à la fabrication et l'approvisionnement, jusqu'aux ventes et aux ressources humaines, et plusieurs autres -afin de les centraliser. Vous pouvez donc gérer tous vos processus d'affaires en temps réel et à partir d’un seul point tout en bénéficiant d’une pleine visibilité sur votre exploitation, et ce, jusque dans ses plus petits recoins.
De plus, cette centralisation de bout en bout de vos données vous économise temps et argent en éliminant ou en automatisant vos processus.
Lisez notre article afin d’en apprendre davantage sur les systèmes ERP et comment ils peuvent rehausser la performance de votre entreprise, «Qu'est-ce qu’un ERP? Les réponses à vos questions les plus courantes».
Le travail de collaboration entre l’ERP et l’EDI
Les partenaires commerciaux qui souhaitent communiquer par l’EDI doivent s’entendre sur les normes techniques à utiliser avant d'envoyer les documents.
Par la suite, si vous souhaitez envoyer un bon de commande, par exemple, celui-ci doit d’abord être numérisé au format EDI par l'entremise d’un logiciel de traduction de fichiers.
Une fois le bon de commande transmis, le destinataire convertit le fichier EDI au format de document interne comme le XML (Extensible Markup Language), le Idoc (Intermediate Document) ou le FF (Flat File).
À cette étape, votre ERP est en mesure d’intégrer le nouveau bon de commande et votre équipe à l’entrepôt, ou tout autre équipe, peut le visualiser sur leurs écrans via l’API -tout cela sans intervention humaine.
Quelle est la différence entre l’API et l’EDI?
L’EDI est un protocole d’échange électronique de documents bien établi et populaire, tandis que l’interface API (interface de programmation d'application) est en utilisation croissante. L’EDI et l’API ont les mêmes objectifs, mais ils utilisent des protocoles différents.
L’API est un protocole web qui simplifie le partage des données entre systèmes. On peut voir son rôle comme celui d’un interprète multilingue dans une rencontre aux Nations Unies.
Intégrer l’EDI au système ERP
Auparavant, les systèmes EDI et ERP travaillaient de façon indépendante, les tâches étaient accomplies de façon autonome. C'est par des personnalisations qu’on tentait d’augmenter la fluidité des échanges de données entre les systèmes. Mais malgré les centaines ou milliers d’heures en main-d'œuvre investies pour les raccordements, les résultats étaient souvent peu probants. Certaines entreprises allaient jusqu’à saisir manuellement les données EDI.
Des avancées récentes ont changé tout ça. De nos jours, l’intégration fluide de l’EDI au système ERP rehausse la performance de l’entreprise.
De plus, une fois dotée de cette intégration EDI-ERP, les petites et moyennes entreprises peuvent travailler avec les gros détaillants qui ont l’EDI comme prérequis pour les échanges commerciaux.
Par exemple, une connexion EDI est essentielle si votre entreprise agro-alimentaire souhaite distribuer ses produits chez Costco, Loblaws ou Metro.
Construire une entreprise plus performante avec l’intégration ERP-EDI
Outre les bénéfices de l’EDI mentionnées ci-dessus -l’élimination de la saisie manuelle des données, la réduction des erreurs humaines, et une visibilité accrue sur votre chaine d'approvisionnement -l’intégration ERP-EDI offre à votre entreprise:
Une centralisation complète de toutes vos données sur une seule plateforme. Vous avez donc une vue de bout en bout et en temps réel de l’ensemble de vos données d’exploitation.
Des données plus précises augmentent l'efficacité de votre entreprise en évitant les erreurs qui peuvent causer des pertes de rendement à l’échelle de l’entreprise.
Un meilleur suivi des erreurs de prix et de quantités. Le fait d'avoir des données centralisées dans une base de données, au lieu d’être éparpillées dans des documents papier ou électroniques (ex., factures, courriels, bons de commande), facilite leur manipulation pour fin d’analyse. Donc, les erreurs et les écarts de prix sont beaucoup plus facile à détecter.
Une traçabilité instantanée de vos données. Les sources de vos données sont toujours transparentes avec un ERP. Si vous devez creuser vos chiffres ou si vous faites l’objet d’un audit ou d’un rappel de produit, vous pouvez rapidement et précisément suivre la trace de vos données jusqu’à leur source.
Des coûts réduits. Puisque toute votre équipe, des commis à la haute direction, est moins contrainte à trouver, saisir, analyser et comparer des documents papier, elle peut consacrer plus de temps aux projets qui ont une valeur ajoutée pour votre entreprise.
Un délai de réponse réduit. L’accès instantanée à autant de documents d’affaires importants permettra à vos équipes qui gèrent les processus papier -la compatibilité, les achats et les ventres, entre autres -de traiter en seulement quelques minutes des tâches qui auraient pris des jours à compléter. Imaginez l’impact sur la satisfaction client.
Afin de tirer profit de ses avantages, assurez-vous d'avoir un module EDI bien conçu.
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