Perdre le contrôle sur l’inventaire de son entreprise, c’est un peu comme perdre le contrôle de sa voiture sur la glace.
Si vous êtes en croissance rapide, vous risquez de déraper.
Votre entreprise subit peut-être déjà les répercussions d’une gestion des stocks inefficace. Par exemple, vous pourriez:
Perdre des ventes et de la productivité
Si votre prise d’inventaire sous-estime la disponibilité de vos matières premières, vous pourriez être obligé de ralentir ou d’interrompre votre production. Vous remplirez alors les commandes de vos clients en retard, ou ne les remplirez pas du tout.
Si vous faites partie d’une chaine d'approvisionnement et que vous subissez une rupture d’inventaire en cours de production, toutes les entreprises de la chaine seront impactées, et le lien de confiance que vous entretenez avec elles pourrait se briser. Il se peut que vous ayez à payer des pénalités, votre réputation pourrait être entachée et vous pourriez perdre des partenaires indispensables.
Par contre, trainer un surplus de matières premières en stock n'est pas non plus souhaitable. Cet excédent immobilisera votre fonds de roulement que seule la vente pourra libérer à nouveau.
Produire des rapports financiers erronés
Pensez à tous les rapports financiers que vous produisez et qui sont impactés de façon importante par les données de vos inventaires. Quel jugement votre prêteur porterait-il sur votre compte s’il ne peut faire confiance aux données dans vos rapports d’inventaire ? Est-ce que le potentiel de vente de votre entreprise pourrait être impacté ? Vos remboursements d’impôts seraient-ils exacts ?
Entraver votre croissance
À mesure que votre entreprise se développe, votre inventaire se développe également. Gérer cet inventaire sera, de ce fait, plus exigeant. Pour que votre croissance soit rentable, vous devrez avoir une visibilité complète en temps réel sur vos stocks pour savoir où ils se trouvent et à quel moment vous en aurez besoin.
Nuire à votre processus décisionnel
Vos données d’inventaire sont peut-être «douteuses». Lorsque vos stocks sont répartis dans plusieurs localisations, vos employés, vont saisir les données d’inventaire et les stocker dans différents systèmes, comme par exemple, des modules de suivi d’inventaire dans des logiciels de gestion de base, ou même, dans Microsoft Excel: un terrain fertile pour les erreurs de saisie !
Quelle en est la conséquence ?
Vos données seront inexactes, manquantes ou en doublon — pour ne citer que quelques problématiques — et enregistrées dans des silos qui ne communiquent pas entre eux.
Lorsque viendra le temps de prendre des décisions basées sur votre inventaire, pourrez-vous accéder à vos données rapidement ? Et une fois récupérées, seront-elles fiables ? Prendre des décisions à partir d’une base de données peu fiable, c’est un peu comme conduire à l’aveugle.
Mais, rien ne vous oblige à gérer votre entreprise de cette façon. Il est tout à fait possible de gérer votre PME avec une visibilité à 360-degrés sur votre inventaire, et sur votre entreprise au complet.
Quel rôle joue un système ERP dans la gestion des stocks?
Un progiciel de gestion d'entreprise (ou ERP en anglais) propose un module pour chacun de vos processus d'affaires, de la gestion de vos stocks à la gestion de vos finances, et de la gestion de vos ressources humaines à la gestion de vos clients. En faisant communiquer ces modules, et donc vos opérations, le système ERP centralise et organise les données que vous avez standardisées pour tous ces processus.
Par exemple, lorsque vous saisissez une commande dans votre système ERP, les niveaux de stocks sont mis à jour en temps réel dans toutes vos localisations, le service d’expédition est informé, et votre facturation est effectuée en quelques secondes, ce qui limite l’intervention humaine et par conséquent le taux d'erreur.
Votre logiciel ERP élimine et automatise vos processus pour vous faire gagner du temps et de l'argent. Et surtout, il vous offre une visibilité en temps réel sur toutes vos opérations.
Quels avantages puis-je tirer d’un logiciel ERP pour optimiser ma gestion des stocks ?
Il existe de nombreux logiciels ERP sur le marché, maisun module ERP de gestion des stocksvous offrira la plupart du temps les fonctionnalités suivantes :
- La localisation, la gestion et l’analyse des stocks
- La gestion de la traçabilité des lots
- Le commerce électronique B2B
- Un Système de gestion d'entrepôts (WMS) intégré avec les transactions d’inventaire.
- La validation des commandes
- L’intégration des données de gestion des stocks avec le module des finances et de la comptabilité, des ventes, du CRM et de la production.
- Des rapports pour faciliter vos analyses décisionnels
Grâce à cette combinaison de fonctionnalités, un logiciel ERP de vous permet d’optimiser votre gestion des stocks. Voici les 5 avantages que vous procurent ces fonctionnalités :
1/ Profitez d’une visibilité complète sur vos stocks en temps réel
Avant l'implantation de votre logiciel ERP, vous estimiez probablement vos niveaux de stocks de façon visuelle ou avec des prises d’inventaire occasionnelles. Cependant, ces méthodes pouvaient engendrer:
- Du sur-stockage - Si votre entreprise est saisonnière ou travaille avec des marchandises périssables, le stockage excessif génère des invendues et des pertes coûteuses.
- Du sous-stockage - Manquer de composants peut ralentir ou interrompre la production et engendrer des pertes au niveau des ventes.
Mais, une fois que votre système ERP sera implanté, tous vos vendeurs sur la route et vos employés en entrepôt auront accès aux mêmes données d’inventaire en temps réel.
Puisque votre système ERP fait la mise à jour de vos données en continu, lors d’une vente en ligne par exemple, vos unités en stock pourraient passer de dix à sept entre le matin et l’après-midi. Donc, lorsque Suzanne, votre vendeuse, rencontrera son client dans l’après-midi, elle pourra remplir avec assurance sa commande pour cinq unités.
2/ Maîtrisez votre chaîne d'approvisionnement du début à la fin
Puisque vous avez accès à l’ensemble de vos données d’inventaire, de vente et de production en continu, vous êtes toujours au courant de vos quantités de composants, qu’elles soient en stock, commandées par vos clients, ou en production.
En plus de cette visibilité complète, vous pouvez suivre l’historique de n’importe quel UGS de votre entreprise via le module de gestion des stocks de votre système ERP. Donc, si lors d’un audit, vous devez démontrer que vous respectez les plus hauts standards de votre industrie (comme c’est le cas pour le secteur agroalimentaire), vous pourrez le faire en seulement quelques clics.
Avec l'aide de votre système ERP, il est beaucoup plus facile pour votre équipe d'achats d'assurer votre réapprovisionnement. Par exemple, votre système ERP garde l’historique de vos demandes de prix, de vos commandes d'achats, de vos prix et de vos prévisions. La planification sera donc d’autant plus facile et rapide.
De plus, votre système ERP peut aviser votre équipe d'achats lorsque les quantités d’une unité X dépassent des seuils spécifiques, voire même passer la commande automatiquement pour assurer le roulement sans interruption de votre production et de vos ventes.
Cette capacité prévisionnelle vous permet de réduire les coûts exorbitants liés aux commandes urgentes de composants. Elle vous aide ainsi à remplir vos objectifs de gestion des stocks en vous permettant de réduire les coûts d’entreposage, tout en éliminant les ruptures de stock et les commandes en retard.
3/ Analysez de façon éclairée l’évolution de vos ventes
La demande pour vos composants en stock varie dans le temps. En réalité, si votre entreprise fonctionne comme la plupart des autres entreprises, 80% de vos ventes proviennent de 20% de vos produits.
Pour maintenir une combinaison des stocks qui suit la demande, votre logiciel ERP possède des fonctionnalités qui vous permettent de déterminer votre combinaison optimale de stocks ainsi que les quantités maximums et minimums à maintenir selon la saison.
Par exemple, avec les outils d’analyse de cette fonctionnalité vous pourrez identifier les marchandises qui ont:
- la valeur de consommation annuelle la plus élevée
- une valeur moyenne de consommation
- la valeur de consommation la plus faible
Grâce à ce type de fonctionnalité avancée, vous pourrez optimiser votre production, réduire vos coûts de stockage et prendre des décisions éclairée pour soutenir votre croissance.
4/ Centralisez votre inventaire
Si votre entreprise vend des marchandises dans plusieurs localisations, passe par de multiples canaux de vente (c.-à-d. le commerce en ligne, les distributeurs, les magasins physiques) et opère dans différents territoires, assurer un suivi manuel de vos stocks peut vite se transformer en cauchemar entre gestion de la paperasse et de données peu fiables.
Un système ERP de gestion des stocks vous permet de:
- Suivre les mouvements de stocks et assurer leur disponibilité
- Réduire vos coûts en améliorant le contrôle sur vos stocks
- Dégager l’essentiel de vos données clés et transmettre cette information sur un tableau de bord
5/ Optimisez l’expérience client
Suite à l’implantation de votre système ERP, vous constaterez des améliorations au niveau de l’efficacité et de l'agilité de votre entreprise. Grâce à la réduction des tâches manuelles et des erreurs, à l’automatisation et la simplification de vos processus ainsi qu’à une visibilité plus complète sur vos stocks et vos opérations, vos équipes auront davantage de temps pour:
- Soutenir les clients et vendre
- Perfectionner des produits et innover
- Dénicher de nouvelles opportunités d'affaires
- Prendre de meilleures décisions plus rapidement.
Ainsi, votre entreprise pourra augmenter sa production et ses livraisons tout en étant plus efficace puisque des bases solides seront en place pour soutenir sa croissance.
Ce sont peut-être les coûts considérables engendrés par votre processus actuel de gestion des stocks qui vous ont amené à envisager l’investissement dans un système ERP. Nous espérons que cet article vous aura éclairé sur l’ensemble des avantages d’un logiciel ERP non seulement pour la gestion des stocks mais aussi pour soutenir la croissance de votre entreprise sur le long terme.
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