Lorsqu’une entreprise compare des solutions ERP, le prix de la licence ou de l’abonnement fait souvent partie des premiers éléments évalués. Ce montant est important, mais il ne donne pas nécessairement une image complète de l’investissement requis au fil des années. Deux solutions peuvent afficher des prix différents pour une licence utilisateur tout en présentant un coût réel très différent une fois l’ensemble des dépenses considérées.
Cette différence s’explique notamment par l’architecture de la solution. D’un côté, une entreprise peut choisir un logiciel ERP qui nécessite l’intégration à plusieurs logiciels complémentaires pour couvrir l’ensemble de ses besoins. De l’autre, elle peut privilégier une solution ERP entièrement intégrée comme Fidelio, qui regroupe plusieurs fonctions dans un même environnement.
Pour comparer ces deux approches, le concept de coût total d’acquisition (en anglais, Total Cost of Ownership ou TCO) permet de considérer les coûts associés à une solution pendant toute sa durée de vie, plutôt que de s’arrêter à son prix d’achat. L’objectif est donc de regarder au-delà du prix de vente et d’évaluer la valeur globale d’une solution ERP, ainsi que la complexité qu’elle peut ajouter ou réduire dans les opérations quotidiennes.
Les coûts d’acquisition : comparer l’environnement complet, pas seulement le logiciel ERP
Le premier réflexe lorsqu’on compare deux solutions ERP est généralement de regarder le prix d’une licence utilisateur. Pourtant, pour comparer des pommes avec des pommes, il faut aussi regarder tout l’environnement technologique nécessaire autour du logiciel ERP pour couvrir les besoins de l’entreprise.
Une solution ERP qui ne couvre pas certaines fonctions peut nécessiter l’ajout de logiciels spécialisés, par exemple pour la gestion de la relation client, la gestion d’entrepôt, le commerce électronique ou encore un portail client libre-service. Chaque logiciel supplémentaire entraîne des frais d’abonnement ou de licence. Il faut aussi prévoir le coût non négligeable de son intégration au logiciel ERP. Cela peut rapidement faire grimper le coût de l’ensemble, bien au-delà du prix affiché pour le logiciel ERP.
Il faut également considérer les coûts liés à la mise en place de la solution. Peu importe l’approche choisie, un projet comprend :
- l’implantation et la configuration de la solution
- la migration et la préparation des données
- les personnalisations nécessaires
- la gestion de projet et l’accompagnement
- la formation des utilisateurs.
Lorsqu’une entreprise utilise plusieurs systèmes distincts, elle devra consacrer davantage de temps et de ressources à chacune de ces phases d’implantation que si elle avait choisi une solution intégrée.
Une solution entièrement intégrée comme Fidelio permet plutôt de regrouper plusieurs fonctions dans un même environnement. La comparaison ne porte donc plus seulement sur le prix d’un logiciel ERP, mais sur le coût nécessaire pour mettre en place l’ensemble des outils dont l’entreprise a réellement besoin.
Les coûts récurrents : la gestion quotidienne et la maintenance
Une fois implantée, il faut évaluer les coûts de maintenir et d’administrer la solution dans le temps. Certains aspects, comme les mises à jour, le soutien technique, la sécurité des données et l’hébergement sont souvent couverts par l’abonnement, mais les termes peuvent grandement varier d’un fournisseur à l’autre. C’est pourquoi il est important de bien comprendre les différents niveaux de services offerts entre les solutions.
Il faut aussi tenir compte des responsabilités liées à l’administration des outils :
- La gestion des utilisateurs, licences et permissions
- La maintenance de la base de données
- La documentation des processus
- Le soutien à l’utilisation et à la résolution de problèmes
- La formation sur les nouvelles fonctionnalités
- Etc.
Ces responsabilités demandent du temps aux équipes et sont nécessaires au bon fonctionnement du système. Toutefois, plus il y a de systèmes à maintenir, plus ce temps sera considérable. Lorsque l’environnement compte plusieurs systèmes distincts, il devient alors essentiel d’embaucher de nouvelles ressources dédiées ou de confier le mandat à une firme externe, ce qui peut rapidement faire grimper les coûts.
Les intégrations : un coût important souvent sous-estimé
Lorsqu’un logiciel ERP ne couvre pas certaines fonctions dont l’entreprise a besoin, celle-ci doit souvent ajouter des solutions spécialisées, comme un CRM, un WMS, une plateforme de commerce électronique ou un portail client libre-service. Ces systèmes doivent ensuite être intégrés au logiciel ERP afin que les données puissent circuler entre les différentes applications.
Développer cette intégration peut également être beaucoup plus élevé que certaines entreprises l’anticipent. Selon la complexité des systèmes et des échanges de données requis, celle-ci peut s’élever à plusieurs dizaines de milliers de dollars. Par la suite, l’intégration peut nécessiter de l’entretien et des ajustements lorsque les besoins de l’entreprise ou l’une des plateformes évoluent.
Dans le cas d’une solution intégrée, comme Fidelio, les différents modules partagent une même base de données, ce qui évite d’avoir à intégrer séparément des systèmes pour faire circuler les informations entre eux. Par exemple, puisque le commerce électronique et le système ERP partagent la même base de données, l’information circule naturellement sans qu’aucune intégration distincte ne soit nécessaire pour synchroniser les informations.
Cette différence peut avoir une incidence importante sur le coût total de la solution. En plus d’éviter les coûts potentiellement élevés associés au développement d’une intégration entre deux plateformes, une solution intégrée réduit le nombre d’intervenants nécessaires lorsque les fonctions utilisées font déjà partie du même environnement.
Les coûts d’inefficacité : le prix invisible d’un environnement fragmenté
Certains coûts sont difficiles à voir dans un budget informatique. Ils apparaissent plutôt dans les opérations quotidiennes, lorsqu’une équipe doit composer avec les limites d’une solution ou avec des systèmes qui ne communiquent pas adéquatement entre eux.
Prenons le cas d’une plateforme de commerce électronique qui ne permet pas de gérer adéquatement des listes de prix par client. Dans un tel cas, l’entreprise doit trouver une alternative pour s’assurer que chaque client voit les bons prix négociés.
La gestion des inventaires illustre aussi cette problématique. Si l’inventaire n’est pas correctement synchronisé entre le commerce électronique et le logiciel ERP, une commande peut être passée alors que le produit n’est plus disponible. L’entreprise doit alors gérer une commande qu’elle ne peut pas remplir, communiquer avec le client et corriger la situation.
Le temps consacré à ces tâches représente un coût de main-d’œuvre. Lorsque ces situations se répètent, elles réduisent aussi l’efficacité des équipes. Une solution entièrement intégrée réduit ces inefficacités en permettant aux données de circuler entre les différentes fonctions sans multiplier les manipulations.
Le TCO doit donc aussi tenir compte du coût opérationnel d’une solution. Deux environnements peuvent avoir des prix comparables sur papier tout en demandant des efforts très différents aux employés au quotidien.
À long terme : quelle solution offre la meilleure valeur?
Le prix de l’abonnement d’une solution ERP ne représente qu’une partie de son coût réel. Pour obtenir une comparaison pertinente, il faut considérer les licences, l’implantation, la formation, la maintenance, les intégrations, les ressources nécessaires et les inefficacités qui peuvent se développer dans les opérations.
La comparaison devrait donc porter sur l’ensemble de l’environnement nécessaire pour faire fonctionner l’entreprise, et non uniquement sur le logiciel ERP lui-même. Une solution ERP entièrement intégrée comme Fidelio réduit la multiplication des systèmes, des intégrations et de certains processus manuels en regroupant plusieurs fonctions dans un même environnement.
Au-delà du prix d’achat, c’est donc le coût total et la valeur créée pour l’entreprise à long terme qui devraient guider le choix d’une solution ERP.
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