Vos ventes explosent, mais vos profits ne suivent pas.
Ce n'est pas ce que vous souhaitiez pour votre entreprise de distribution en gros.
Mais la croissance s’est accompagnée d’une complexité accrue :
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Des milliers d’UGS qui entrent et sortent rapidement de vos diverses localisations
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Des maux de tête quotidiens causés par votre vaste chaine d'approvisionnement
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Un exercice d'équilibre constant pour gérer vos stocks et répondre à la demande de vos clients sans étrangler le flux de votre trésorerie
De plus, la concurrence est féroce et vos clients semblent prêts à faire appel à d’autres entreprises à la moindre déception sur le plan du service.
Heureusement, vos recherches pour un système ERP sont bien entamées.
Grâce à son pouvoir de centralisation de toutes vos fonctions d’affaires, ce logiciel vous donnera une pleine visibilité en temps réel sur votre exploitation. Vous éliminerez ou automatiserez des processus et prendrez de meilleures décisions plus rapidement fondées sur des données en temps réel.
Au moment de comparer les rendements des systèmes ERP, nous voulons vous faire bénéficier pleinement de la solution qui répondra le mieux aux besoins d’un distributeur en gros. Voici 10 conseils éprouvés qui font précisément ça.
1. Précisez vos objectifs d'affaires
Votre système ERP est tout simplement un outil qui vous permettra de réaliser vos objectifs d'affaires.
Alors, prenez le temps de déterminer avec votre équipe la direction que devrait prendre votre entreprise de distribution en gros sur les trois à cinq prochaines années. Définissez et quantifiez votre vision du succès. Quels seront vos objectifs?
Utilisez l'approche SMART pour définir vos objectifs de manière efficace. SMART signifie Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et lié au Temps. La table qui suit explique le cadre des objectifs SMART.
2. Consultez des fournisseurs ERP afin d'arrimer les objectifs du système aux vôtres
Une fois que l'équipe dirigeante a clairement défini les objectifs de l'entreprise, il convient de déterminer les domaines d'activité qui requièrent le plus d'attention pour atteindre ces objectifs. Lorsque vous définissez vos exigences en matière d’ERP, portez attention aux domaines les moins performants pour commencer.
Par exemple,
- Est-ce que le fait de développer votre entreprise rend difficile la gestion quotidienne de vos stocks et de vos entrepôts?
- Votre équipe à la comptabilité a-t-elle les outils nécessaires pour gérer et prévoir de façon efficace vos besoins financiers?
- L’entreprise est-elle capable d’intégrer les outils commerciaux qui augmenteraient les capacités de votre équipe?
Une fois que vous avez dressé la liste des fonctions et fonctionnalités clés de votre système ERP, faites des recherches sur l'internet pour connaitre les options disponibles. Discutez avec des fournisseurs d’ERP et demandez-leur de vous faire des présentations personnalisées.
N’oubliez pas qu’il n'est pas nécessaire de réinventer la roue.
Il convient donc de présélectionner des fournisseurs qui possèdent l'expertise et l'expérience dans le secteur de la distribution en gros. Vous serez heureux d'apprendre que des logiciels éprouvés de premier niveau répondant aux besoins des petites et moyennes entreprises sont facilement accessibles.
3. Personnalisez le système ERP afin qu’il réponde à vos besoins
Deux options de systèmes ERP sont offertes.
Vous pouvez investir dans un logiciel générique qui exigera beaucoup d’investissements pour le personnaliser.
Ou, vous pouvez choisir un système ERP qui a été peaufiné au cours de nombreuses années de collaboration entre des développeurs avisés et des distributeurs en gros prospères.
Si vous optez pour cette dernière, gardez à l'esprit que, tout comme un vêtement bien ajusté que vous achetez, votre logiciel personnalisé peut nécessiter de légères retouches pour être parfaitement ajusté.
Les systèmes ERP bien conçus tiennent compte de ce facteur d’adaptation en offrant des options de personnalisation et de configuration qui vous permettent d’aligner votre système à votre flux de travail, vos règles d'affaires, vos besoins en matière de rapports et vos systèmes tiers.
Par exemple, certains logiciels ERP fournissent des fonctionnalités sans code qui permettent aux personnes sans expérience de codage d’effectuer des personnalisations mineures.
En adaptant l’ERP au mode de fonctionnement de votre équipe, vous améliorerez leur expérience utilisateur tout en augmentant les chances qu’ils exploitent la pleine capacité du système.
4. Formez votre équipe adéquatement pour tirer le meilleur parti de votre système après l’implantation de l’ERP
Vous ne voulez pas que votre investissement dans un ERP soit comme celle pour l’équipement d'entrainement à la maison qui sert maintenant de crochet supplémentaire pour vos vêtements.
Après les ateliers de formation des employés de la période d’implantation initiale, assurez à votre équipe un accès facile à du soutien, soit d’utilisateurs experts, soit de votre fournisseur ERP. Autrement, par frustration, les employés risquent de recourir à des solutions de contournement qui iront à l'encontre de vos objectifs de productivité.
À mesure que les mises à jour du logiciel rendent les fonctionnalités disponibles, montrez à votre équipe comment en tirer profit. Encouragez votre consultant ou votre fournisseur ERP à vous faire part des meilleures pratiques les plus récentes.
En investissant régulièrement dans la formation et le soutien de votre équipe, vous garantissez un retour sur investissement croissant de votre ERP.
5. Intégrez l’ERP à l’écosystème de votre entreprise
Nulle entreprise ne peut exister en vase clos.
Afin de vous soutenir dans l'atteinte de vos objectifs d’efficacité, votre système ERP doit s’intégrer facilement à vos autres systèmes internes (ex., GRC, commerce électronique, systèmes de gestion du transport) ainsi qu’aux entreprises qui sont importantes pour vous : clients, fournisseurs et contractants.
Par exemple, en vous connectant à vos fournisseurs via l’EDI (Échange de données électroniques), vous leur permettez de connaitre instantanément vos besoins en composants. En même temps, vous pouvez extraire les données de livraison qu’ils vous ont transmises. Cet échange électronique élimine toute paperasse pour l’expéditeur et le destinataire, ce qui réduit le risque d’erreurs lié aux saisies multiples.
De plus, vous améliorez le suivi des erreurs de prix et de quantités, et vous pouvez réagir plus promptement lorsque des erreurs surviennent. La clarté et la rapidité améliorent la communication tout en encourageant une plus grande satisfaction mutuelle sur le plan de la relation d'affaires.
Aussi, vous obtenez les mêmes bénéfices lorsque vous êtes connectés à vos clients. Votre système ERP vous permet de leur offrir un portail privé sur lequel ils peuvent consulter le statut de leurs commandes, leurs factures et leur historique d'achat. Toutes les parties peuvent bénéficier d’une meilleure communication.
6. Tirez parti des analyses et des rapports et prenez de meilleures décisions plus rapidement
Votre entreprise en évolution rapide exige des décisions immédiates.
Grâce à ses tableaux de bord avec indicateurs en temps réel, ses rapports personnalisés et ses renseignements issus d’analyses, vous pouvez utiliser votre ERP pour:
- Suivre de près les indicateurs liés à vos objectifs d’affaires en temps réel afin d’être toujours au fait de votre progression vers leur réalisation.
- Observer les tendances via l'analyse des données ou vos rapports, qui représentent peut-être des opportunités de croissance ou d’amélioration.
- Agir en amont à la lumière de ces renseignements.
- Exporter vos données ERP vers un logiciel de veille économique tiers afin de pousser l'analyse plus loin et avoir une vue sur les signes vitaux de votre entreprise.
7. Rehaussez votre gestion des stocks afin de réduire les couts
En tant que distributeur en gros, les ruptures de stock, les surstocks et les couts de stockage peuvent lessiver vos profits. Heureusement, le module de gestion des stocks de votre ERP peut contribuer grandement à réduire les risques liés à ces couts.
Peu importe la vitesse à laquelle vos stocks entrent et sortent de vos multiples localisations ou de votre commerce électronique, votre ERP vous offre une visibilité complète en temps réel sur vos stocks.
Afin de mieux les gérer lorsque vous atteignez vos seuils minimums, vous pouvez programmer votre ERP afin qu’il émette automatiquement des commandes d'achats.
De plus, l'intégration des ventes, des achats et des stocks sur la base de données centralisée de votre ERP permet au module de prévision de produire différents scénarios à examiner. Lorsque vous saisissez différentes variables, le module vous présente une série de résultats qui viennent appuyer les décisions que vous prenez en fonction de l’évolution des conditions du marché.
8. Suivez les commandes de ventes et améliorez la satisfaction client
Pour soutenir votre croissance, vous devez satisfaire un nombre croissant de clients. Votre système ERP peut vous soutenir dans cet objectif. Grâce à ses fonctions de gestion de commandes, vous pouvez :
- Automatiser plusieurs aspects de la saisie des commandes afin de minimiser le risque d’erreurs. Une fois la commande saisie, aucune autre personne n'aura à la ressaisir.
- Suivre en temps réel la progression de la commande dans votre entreprise. Par conséquent, votre équipe à l’exploitation connait le statut exact de la commande et est au fait des obstacles qui peuvent la ralentir. Ils peuvent donc prendre des décisions en amont afin d’optimiser l'exécution des commandes.
- Répondre sans délai aux questions des clients Si votre GRC est intégrée à votre ERP, lorsque vous accédez au profile du client, vous avez un portrait complet de ses transactions courantes et passées. Votre équipe de service client peut alors tenir compte de cette vue d'ensemble lorsqu’elle répond aux questions.
- Offrez à vos clients un portail vers le système ERP Cet accès permet à vos clients de vérifier facilement et de manière indépendante les statuts de leurs commandes et leurs factures.
9. Simplifiez votre logistique et votre distribution
La logistique et la distribution représentent une part importante de votre entreprise. Au moyen de votre système ERP, vous pouvez gérer l'ensemble de votre chaine d'approvisionnement, de l'achat de vos matières premières jusqu’à l’envoi et l’exportation de vos produits.
Par exemple, avec la visibilité accrue que vous permet votre ERP, vous pouvez suivre vos commandes d'achat exactement comme vous le faisiez avec vos commandes de ventes, et surveiller la performance de vos fournisseurs.
Vous pouvez analyser les délais d’expédition, le rendement de la livraison et les heures de travail en temps réel. En fonction de l’analyse de ces couts, et des autres frais connexes, vous pouvez facilement assurer un monitorage des points faibles ou robustes de votre chaine sur le plan du rendement.
Et, fort de ces informations, vous pouvez entamer des discussions avec vos fournisseurs afin de réduire les couts et rationaliser votre logistique.
10. Mettez régulièrement à niveau votre ERP
Parce que la technologie évolue rapidement, votre ERP doit rester au fait des nouvelles fonctionnalités afin que vous puissiez mettre à profit ces nouvelles capacités dans la poursuite de vos objectifs commerciaux.
En contactant régulièrement votre fournisseur ou votre consultant ERP, vous pouvez rester informé des prochaines mises à jour ou mises à niveau du système ainsi que des meilleures pratiques de l'industrie.
Ce contact régulier permet à votre entreprise de distribution en gros de rester sur la voie d’une rentabilité accrue et d’un retour sur investissement satisfaisant.
Vous souhaitez en savoir plus sur comment tirer le meilleur parti de votre système ERP pour votre entreprise de distribution en gros ?
Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions ou de planifier une présentation personnalisée.
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