Choisir un logiciel ERP (progiciel de gestion intégré) est une étape importante pour toute entreprise en croissance. Heureusement, une multitude de ressources sont disponibles afin d’aider les entreprises dans leurs recherches.;
Toutefois, plusieurs entreprises entendent souvent les mêmes promesses de la part des fournisseurs ERP : une solution qui couvre tous les besoins, une implantation rapide ou encore une grande flexibilité pour s'adapter à chaque réalité d'affaires. Bien que ces avantages puissent être réels, il est important de bien comprendre ce qu'ils signifient concrètement avant de prendre une décision.;
Cet article vise à clarifier certaines affirmations fréquemment entendues afin de mieux comprendre ce qu’un logiciel ERP peut réellement offrir et quelles questions il est essentiel de poser avant de faire un choix.
Mythe #1
« Nous offrons un logiciel tout-en-un, vous n’aurez besoin de rien d’autre »
VRAI et FAUX
Les ERP permettent effectivement de gérer plusieurs fonctions de l'entreprise dans un seul système : comptabilité, ventes, achats, inventaire, production, service à la clientèle, et plus encore.
Par contre, le terme « tout-en-un » ne signifie pas nécessairement que tout est inclus. Selon le fournisseur, certaines fonctionnalités peuvent nécessiter l'achat de modules supplémentaires ou l'ajout de logiciels externes.
Deux solutions ERP peuvent sembler offrir les mêmes capacités lors d'une démonstration, mais les coûts et les outils nécessaires pour obtenir le résultat final peuvent être très différents.
Ce qu'il faut demander :
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Quelles fonctionnalités sont incluses dans la solution de base?
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Quels modules sont optionnels?
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Quels besoins nécessitent une intégration avec un logiciel externe?
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Quels sont les coûts additionnels à prévoir?
Plus vous obtenez de détails dès le départ, moins vous risquez d'avoir de mauvaises surprises plus tard.
Mythe #2
« Vous pourrez personnaliser le système selon vos besoins »
VRAI
Chaque entreprise possède sa propre façon de fonctionner. C'est pourquoi la plupart des logiciels ERP permettent d'adapter certains éléments du système afin qu'ils correspondent davantage à vos processus.
Ces ajustements peuvent être simples, comme l'ajout de champs personnalisés ou de rapports spécifiques. Ils peuvent aussi être plus complexes, comme l'automatisation de certaines tâches ou le développement de nouvelles fonctionnalités.
Toutefois, plus un système nécessite de personnalisations, plus les coûts de déploiement et de maintenance peuvent augmenter.
C'est l'une des raisons pour lesquelles plusieurs entreprises privilégient des solutions conçues pour leur secteur d'activité. Lorsqu'un logiciel ERP est déjà adapté à votre réalité, il est souvent possible d'obtenir les fonctionnalités recherchées sans devoir investir dans de nombreux développements sur mesure.
Ce qu'il faut demander :
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Quels besoins sont déjà couverts par le système?
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Quelles demandes nécessiteront des personnalisations?
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Qui sera responsable de les réaliser?
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Quels seront les coûts associés?
Mythe #3
« On s’occupe de tout, vous n’aurez rien à faire »
FAUX
L’implantation d’un logiciel ERP est toujours un projet collaboratif entre le fournisseur et l’entreprise cliente. Même si le fournisseur joue un rôle central dans la configuration et le déploiement du système, l’implication de l’entreprise est essentielle à chaque étape.
Cela inclut notamment la définition des processus d’affaires, la validation des configurations, la préparation des données, la participation aux tests ainsi que la formation des utilisateurs.
Dans la réalité, la réussite d’un projet ERP dépend fortement de l’engagement des équipes internes. Une solution ERP ne peut pas être simplement installée sans effort de la part de l’organisation.
Ce qu'il faut prévoir :
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Du temps pour les rencontres et les validations
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La participation de personnes clés dans l'entreprise
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Une période d'adaptation pour les utilisateurs.
Un ERP n'est pas simplement un logiciel qu'on installe. C'est un projet de transformation qui demande la collaboration de plusieurs intervenants.
Mythe #4
« L’implantation peut se faire en 2 semaines »
FAUX
L’implantation d’un logiciel ERP est un processus structuré qui comporte plusieurs étapes importantes. Même dans des environnements relativement simples, il est rare qu’un projet puisse être complété en seulement 2 semaines.
Un projet ERP comprend généralement l’analyse des besoins, la configuration du système, la migration des données, la validation des processus, les tests, la formation des utilisateurs ainsi que la mise en production progressive.
Il faut également tenir compte d'un facteur souvent oublié : les opérations de l'entreprise continuent pendant le projet.
Vos employés doivent donc gérer leurs responsabilités habituelles tout en participant au déploiement du nouveau système. Il est rarement réaliste de mettre les activités sur pause pour se concentrer uniquement sur l'implantation.
Un projet réalisé trop rapidement risque d'entraîner davantage d'erreurs, de confusion et de problèmes après la mise en production.
Ce qu'il faut demander :
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Quelles sont les principales étapes du projet?
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Combien d'heures devront être consacrées par votre équipe?
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Quels sont les livrables attendus de votre côté?
Mythe #5
« On va pouvoir vous développer ces fonctionnalités sans problème »
VRAI et FAUX
Les développements personnalisés dans une solution ERP sont souvent plus complexes qu’ils ne le paraissent. Une modification dans une fonctionnalité peut avoir des impacts sur plusieurs autres modules du système, ce qui nécessite une analyse approfondie avant toute intervention. D’autant plus que, au fur et à mesure que la solution est mise à jour, ces développements peuvent soudainement ne plus fonctionner.
Avant de procéder à un développement, il est nécessaire de comprendre les besoins réels, de documenter les exigences, d’évaluer les impacts techniques et de valider les coûts associés.
Il est également avantageux de savoir qui réalisera ces développements. Le concepteur du logiciel possède généralement une connaissance plus approfondie du système que les partenaires qui l'implantent, ce qui peut réduire certains risques.
Ce qu'il faut demander :
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Est-ce qu'une solution standard existe déjà?
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Quel sera le coût du développement?
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Quel sera l'impact des futures mises à jour sur les développements?
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Qui assurera le support de cette fonctionnalité?
Mythe #6
« Le prix affiché représente le coût réel du projet. »
FAUX
Le prix présenté lors des premières discussions n'est souvent qu'une partie de l'investissement.
Au-delà du logiciel lui-même, plusieurs autres éléments peuvent influencer le coût total :
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l'implantation
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la formation
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le soutien technique
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les modules additionnels
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les intégrations avec d'autres logiciels
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les développements personnalisés.
C'est pourquoi deux ERP qui semblent similaires au départ peuvent représenter des investissements très différents sur plusieurs années.
Pour prendre une décision éclairée, il est important d'évaluer l'ensemble des coûts liés au projet, et non seulement le prix initial.
Ce qu'il faut demander :
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Quels seront les coûts récurrents?
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Quels frais pourraient s'ajouter dans le futur?
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Quel est le coût estimé de la solution sur trois à cinq ans?
Mythe #7
« Tous les fournisseurs ERP offrent essentiellement le même niveau d'expertise. »
FAUX
Lorsque vous magasinez un logiciel ERP, vous pourriez faire affaire soit avec le concepteur du logiciel, soit avec un intégrateur.
Le concepteur est l'entreprise qui développe le logiciel et en assure l'évolution. C'est lui qui ajoute de nouvelles fonctionnalités, corrige les problèmes et détermine l'orientation future du produit.
L'intégrateur, quant à lui, se spécialise principalement dans l'implantation de solutions ERP chez ses clients. Comme il peut travailler avec plusieurs systèmes différents, son expertise est généralement plus large, mais moins approfondie sur un produit en particulier.
Cette distinction peut avoir un impact sur le soutien offert, la rapidité de résolution des problèmes, les possibilités de développement et l'évolution future du système.
Ce qu'il faut demander :
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Qui développe le logiciel?
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Qui fournira le soutien technique?
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Qui réalisera les développements futurs?
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Avec qui travaillerez-vous après l'implantation?
Conclusion
Les logiciels ERP sont des outils puissants qui peuvent transformer la gestion d’une entreprise.
Les discours promotionnels et les (trop) belles promesses ne reflètent pas toujours la complexité réelle de ces systèmes. C’est pourquoi il est essentiel de poser les bonnes questions, d’analyser les besoins réels de l’entreprise et d’évaluer les impacts à long terme avant de faire un choix. Cela vous évitera de mauvaises surprises par la suite.
Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous.
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