Votre PME grandit et vos outils actuels ne suivent plus le rythme. L'information est dispersée dans plusieurs systèmes, il est difficile d'obtenir un portrait fiable de vos opérations en temps réel et vos équipes consacrent encore beaucoup de temps à des tâches répétitives.
Un système ERP peut changer la donne, encore faut-il choisir le bon. Voici 9 critères pour bien amorcer votre processus de sélection. Une solution qui y répond vous aidera à bâtir une entreprise plus résiliente et plus agile.
1. Une liste de besoins claire et complète
Tout le monde le sait, faire l'épicerie le ventre vide n'est jamais une bonne idée. À l'inverse, une liste précise, qui reflète vos besoins réels, vous permet de remplir votre panier des bons aliments pour bien cuisiner toute la semaine.
Il en va de même pour votre ERP. Avant de rencontrer des fournisseurs, prenez le temps de dresser avec votre équipe une liste précise et complète de vos besoins. De toutes les étapes du processus de sélection, c'est celle qui aura le plus d'influence sur la réussite de votre projet.
Réunissez donc les personnes clés de votre entreprise et faites ensemble un bilan de santé de vos opérations. Posez-vous les bonnes questions, par exemple :
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Quelles sont nos priorités d'affaires et nos principaux défis?
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Quelles ressources (budget, personnel, temps) pouvons-nous consacrer au projet?
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Quels processus ou systèmes freinent notre croissance? Lesquels fonctionnent bien?
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Dans quels secteurs de l'entreprise manquons-nous de visibilité? Par exemple, si vous êtes une PME agroalimentaire, pouvez-vous retracer vos produits efficacement? Vos rappels de lots sont-ils longs et compliqués?
Les membres de votre équipe auront naturellement des points de vue différents, et c'est tant mieux. Cet exercice demande du temps et de la réflexion, mais le document qui en résultera vous servira de référence tout au long de votre processus de sélection.
Besoin d'aide pour dresser cette liste? Téléchargez notre Kit de sélection ERP.
2. Des fonctionnalités complètes et bien intégrées
Lors de l'évaluation, attardez-vous à la qualité des fonctionnalités qui comptent vraiment pour vous. Par exemple, votre équipe des finances est-elle emballée par les outils qui simplifieront son quotidien? Les responsables de la production trouvent-ils que la planification et l'ordonnancement seront plus simples qu'ils ne l'imaginaient?
Assurez-vous surtout que la solution envisagée est un système tout-en-un entièrement intégré. Ainsi, lorsqu'une information est modifiée dans un module (l'inventaire, par exemple), tous les modules qui l'utilisent, comme les livraisons ou la facturation, sont mis à jour instantanément.
Les meilleures solutions ERP vous permettent aussi d'ajouter des modules prêts à l'emploi au moment qui vous convient. Vous pourriez, par exemple, implanter progressivement un module de gestion d'entrepôt (WMS) ou de gestion de la relation client (CRM).
3. Une interface conviviale qui facilite l'adoption
Si votre équipe ne trouve pas le système intuitif, elle évitera de l'utiliser. Un peu comme ce vélo stationnaire acheté avec les meilleures intentions, qui sert maintenant de support à vêtements.
À l'inverse, un système intuitif exige moins de formation et facilite la gestion du changement. Votre équipe l'intégrera plus rapidement à ses tâches quotidiennes et gagnera en productivité.
4. Un ERP infonuagique (cloud) qui évolue avec vous et accessible partout
Peu importe le rythme de votre croissance, un ERP infonuagique vous offre la capacité informatique dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin. Vous n'avez pas à investir dans des serveurs ni à gérer vous-même l'infrastructure, ce qui allège considérablement la charge de votre équipe TI.
De plus, votre équipe peut accéder au système en tout temps, de n'importe où, à l'aide d'un simple navigateur Web. Pour une PME en croissance, cette flexibilité est un atout important.
5. Un fournisseur qui conçoit et implante sa propre solution
Plusieurs des ERP que vous évaluerez sont vendus et implantés par des intégrateurs autorisés. Faire appel à eux signifie toutefois ajouter un intermédiaire entre votre entreprise et le concepteur du logiciel.
Fidelio fait les choses autrement. La même équipe conçoit, vend et implante la solution.
Cette situation est plutôt rare, et elle comporte de réels avantages. Lorsque votre partenaire d'implantation est aussi le concepteur de l'ERP, vous travaillez avec une équipe qui connaît la plateforme à fond et qui en contrôle directement l'évolution. Vous profitez ainsi d'une expertise approfondie, et l'absence d'intermédiaire contribue à réduire vos coûts.
6. Une solution conçue pour votre industrie
Vous avez envie de fruits de mer? Choisir un restaurant qui en a fait sa spécialité augmente grandement vos chances d'apprécier votre repas.
De la même façon, il est judicieux d'évaluer des systèmes ERP conçus pour répondre aux besoins propres à votre secteur d'activité. Vous limiterez ainsi les coûts de développement sur mesure. Vous aurez aussi l'esprit tranquille, sachant que votre système est le fruit de nombreuses années de peaufinage et d'échanges entre des développeurs chevronnés et des entreprises de votre industrie.
Fidelio, par exemple, répond spécifiquement aux besoins des PME manufacturières, agroalimentaires et de distribution. Nos développeurs ont bâti la solution au fil de nombreuses années de collaboration avec des entreprises de ces secteurs, ce qui leur a permis d'y intégrer leurs meilleures pratiques.
7. Un partenaire d'implantation fiable et collaboratif
Le choix de votre partenaire d'implantation est aussi déterminant que celui du logiciel lui-même. Une relation saine avec le bon partenaire vous permet de compter sur :
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des conseils stratégiques pour atteindre vos objectifs
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une gestion de projet rigoureuse
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une connaissance approfondie de la technologie
Gardez en tête que la plupart des systèmes ERP sont utilisés pendant 10 à 15 ans, voire plus. Assurez-vous donc que votre fournisseur possède une solide expérience, mais aussi qu'il a une vision claire de l'évolution de son logiciel.
Votre partenaire doit également disposer des ressources nécessaires pour offrir à votre équipe la formation et le soutien dont elle aura besoin. Les responsabilités et les attentes de chacun devraient être clairement définies dès le départ.
8. Une tarification claire et prévisible
Avec certains fournisseurs ERP, il est difficile d'évaluer le coût réel du système en raison de frais cachés ou variables. Méfiez-vous, par exemple, des fournisseurs qui facturent selon l'utilisation du logiciel. Avec ce type de tarification, votre croissance entraîne un volume de transactions plus important, donc une facture plus élevée, ce qui réduit le rendement de votre investissement.
Chez Fidelio, la tarification est simple. Nous facturons des frais mensuels par utilisateur, un peu comme votre forfait cellulaire. Ces frais comprennent l'utilisation du logiciel, l'hébergement et le soutien. Ce modèle SaaS (logiciel-service) vous permet de prévoir vos coûts et de profiter de mises à jour régulières qui améliorent la performance du logiciel.
À moyen et à long terme, un ERP bien choisi peut améliorer considérablement votre productivité. Vos équipes passent moins de temps sur les tâches manuelles et se concentrent sur celles à valeur ajoutée, ce qui vous aide à soutenir votre croissance.
9. Des données sécurisées pour dormir sur vos deux oreilles
Les grands fournisseurs de services infonuagiques offrent des niveaux de sécurité et de conformité bien supérieurs à ce que la plupart des PME pourraient mettre en place elles-mêmes.
Google Cloud, Amazon Web Services (AWS) et Microsoft Azure, par exemple, disposent d'installations à la fine pointe en matière de sécurité ainsi que de solutions de sauvegarde et de reprise après sinistre, gérées par des milliers de spécialistes en cybersécurité.
Avec Fidelio, vos données vous appartiennent, ce qui n'est pas toujours le cas chez d'autres fournisseurs. De plus, nos serveurs sont situés au Canada, ce qui facilite la conformité aux lois canadiennes et québécoises sur la protection des renseignements personnels.
Pour en savoir plus sur les avantages de l'infonuagique, consultez notre article Qu’est-ce qu’un logiciel ERP infonuagique et quels sont ses avantages?.
Bien choisir pour croître durablement
Le choix de votre ERP aura des répercussions à long terme sur la productivité de votre entreprise et sur la qualité de vos décisions d'affaires. En prenant le temps de bien choisir votre logiciel et votre partenaire d'implantation, vous donnez à votre PME de solides assises pour croître de façon durable.
Vous avez des questions? N'hésitez pas à communiquer avec nous.
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