Le client
La croissance de l’entreprise s’appuie sur ce principe de gestion essentiel. Afin d’améliorer ses capacités décisionnelles, l’entreprise de Québec, qui conçoit et fabrique des fibres optiques et des lasers à fibres, a
implanté l’ERP Fidelio il y a quelques années. Pour Coractive, répondre à la demande croissante de sa clientèle FEO (équipementier) en Asie, aux États-Unis et au Canada de façon rentable devait passer par une transformation numérique. Avec cette première phase derrière elle, l’entreprise continue d’affiner ses processus et sa productivité grâce aux indicateurs de performance clé et à l’analyse en temps réel de ses données et prévisions. Afin d’en apprendre davantage sur leur démarche, nous avons discuté avec Isabelle Gauthier qui travaille pour l’entreprise depuis 2009. L’entretien a été modifié par souci de concision et de clarté.
Quelle est la vision de l’entreprise sur les indicateurs de performance clé (KPI)?
Aujourd’hui, chacune de nos fonctions d’affaires doit rencontrer des cibles de KPI en temps réel. Nous voulons nous assurer que nous sommes tous et toutes dans le même bateau et que nous ramons à l’unisson vers une seule et même destination.
En tant qu’analyste d’affaires, quel est votre rôle à l’égard des KPI et de l’informatique décisionnelle?
C’est mon travail de mettre en place les KPI dans Fidelio. J’analyse les besoins et je développe les indicateurs que j’attribue ensuite aux fonctions d’affaires pertinentes. J’utilise le module d’informatique décisionnelle pour effectuer mettre en place les indicateurs qui permettront les analyses de rentabilité et les prévisions. Je peux manipuler les données directement dans Fidelio, ou, selon mes besoins, pousser l’analyse à fond avec Power BI. La direction prend ses décisions sur la base de ces analyses et mon activité quotidienne consiste à les effectuer supporter dans cet exercice. De plus, je suis une utilisatrice Fidelio expérimentée. Lorsqu’on a besoin de support sur Fidelio ou qu’on implante des nouvelles fonctions, c’est à moi qu’on fait appel.
Comment utilisez-vous les indicateurs dans votre travail?
La mise en place d’indicateurs est assez simple dans Fidelio. Je construis l’indicateur une seule fois et je le rends ensuite disponible à la fonction d’affaires pertinente. C’est le même processus pour les vues d’analyse. Prenez, par exemple, nos spécialistes de la fabrication. La confection de fibres optiques est leur principale préoccupation. Avant Fidelio, ils passaient beaucoup de temps à collecter les données de performance des produits dans différents contextes. Aujourd’hui, toutes ces données sont visibles en temps réel sur leurs écrans. Au lieu de passer du temps sur la collecte des données, ces spécialistes consultent les vues d’analyses et se concentrent davantage sur leurs tâches principales.
Avant Fidelio, comment l’entreprise travaillait-elle avec les indicateurs?
On pouvait avoir trois personnes en train de construire le même indicateur pour chacun de leurs processus, ce qui était une perte de temps énorme. Dorénavant, ce genre de travail individuel et répétitif ne se fait plus parce que l’accès à la base de données est centralisé et protégé, et c’est moi qui gère les permissions d’accès.
Avant Fidelio, vous utilisiez les données de l’entreprise de quelle façon?
C’est difficile à croire aujourd’hui, mais l’exploitation de l’entreprise reposait essentiellement sur Excel et en partie sur Access. La gestion et la direction se chargeaient de la collecte des données manuelles à partir d’Access et autres logiciels et utilisaient Excel pour leur manipulation. Souvent, les données étaient peu fiables ou désuètes et la création de rapports prenait un temps fou. Un collègue a construit et saisi une base de données Access pour le volet fabrication. Mais, l’accès aux données était compliqué et lent parce qu’il n’était pas toujours disponible pour assurer le support et mettre à jour la base de données.
Nous avions développé à l’interne une base de données Access pour les volets fabrication, achats et ventes mais il n’y avait pas de lien avec la comptabilité et les volets ne communiquaient pas entre eux.
Quels sont les avantages de Fidelio?
Une interface intuitive
Lorsque j’étais sur le comité de sélection du logiciel ERP et que je faisais les démonstrations avec les fournisseurs, l’intuitivité de l’interface Fidelio était un atout majeur. Elle ressemblait à celles que notre équipe utilisait déjà, dont Excel. Il fallait que l’application soit conviviale parce qu’elle allait être utilisée partout dans l’entreprise, du plancher de l’usine jusqu’aux bureaux de la direction, et certains membres du personnel avaient peu d’expérience avec les ordinateurs. La fonctionnalité qui me plait le plus chez Fidelio c’est la simplicité de sa navigation. Qu’on veuille une vue d’ensemble ou des informations détaillées, tout est disponible en quelques clics. Je trouve toujours cette facilité d’utilisation remarquable. Par exemple, lorsqu’on doit modifier certains éléments, comme ajouter des champs ou éditer des rapports à imprimer, on ne dépend plus de l’équipe de Fidelio. Peu d’ERP offrent ce degré de flexibilité. On se sent plus autonomes.
Des économies en temps
Nous bénéficions d’économies en temps importants sur le plan des processus administratifs, comme la comptabilité. Lorsqu’on ne travaille pas avec un progiciel de gestion (ERP), et que chaque unité commerciale a ses propres chiffres, faire la collecte à la fin de l’exercice financier prend beaucoup de temps. Mais, avec Fidelio, les chiffres sont accessibles sur-le-champ. En plus, nous sommes en mesure de calculer certains coûts, comme le coût de la non-qualité, ce qui était impossible avant. Notre processus de traçabilité est aussi plus efficace et économe en temps. Avant Fidelio, on utilisait Access pour ce processus. Mais, comme je l’ai mentionné, c’était compliqué. Maintenant avec Fidelio, chaque composant est identifié et saisi dans le système dès son arrivée sur le quai, et son suivi est assuré jusqu’au quai de destination. Le suivi de tout le parcours se fait en quelques clics seulement.
Une intégration simple
Fidelio s’est bien intégré à nos systèmes internes, et à Power BI aussi, comme mentionné plus tôt. J’utilise Power BI pour les analyses plus poussées, les projections et les représentations visuelles de haute qualité.
Quels avantages Coractive pourra-t-elle retirer de Fidelio dans les années à venir?
En ce moment, on est surtout préoccupé par la mise au point de nos processus et l’élimination du gaspillage partout où c’est possible. Avant Fidelio, la rentabilité et la productivité de notre entreprise comportaient des angles morts, et notre croissance ne faisait qu’amplifier leurs impacts. C’est un souci de moins pour nous aujourd’hui. Tous les jours, on a une vue sur des aspects qui, auparavant, nous échappaient, comme les marges sur nos gammes de produits et les coûts liés à la non-qualité. Fidelio nous permet d’être davantage réactifs et d’agir plus rapidement lorsque les problèmes surviennent. En termes de ce qui s’en vient, on veut poursuivre l’automatisation en intégrant d’autres systèmes, comme Viridem (une solution de gestion de l’information et de documents numériques) et Interal (un logiciel de gestion de maintenance d’équipement). On veut pousser l’automatisation au maximum!
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