Comment calculer le coût total de possession de votre logiciel ERP

Vous ne regretterez pas d'avoir analysé les chiffres.

Calculer le Coût total de possession (CTP) des systèmes ERP qui vous intéressent vous permettra :

• De définir les répercussions du projet sur votre entreprise au grand complet

• D’associer un chiffre à votre investissement en immobilisations et en ressources à planifier

• De suivre votre évolution vers la rentabilisation de votre ERP.

Avec un CTP chiffré, vous pourrez déterminer plus précisément quel système ERP vous convient le mieux.

Alors, on commence où ?

Cette publication explique ce qu’il faut savoir pour réaliser ce calcul essentiel.

Existe-t-il une formule pour calculer le CTP ?

De façon générale, la formule de calcul du CTP est simple :

Le CTP = le coût d'achat + les coûts d’opération sur toute la vie du logiciel.

Quels coûts doit-on inclure dans le Coût total de possession?

Les quatre types de coûts suivants:

La formule peut sembler simple et les catégories bien définies, mais on sait tous que le diable se cache dans les détails et c'est là que vos collègues gestionnaires doivent s’entendre sur une limite claire et nette.

Par exemple, allez-vous inclure les coûts liés aux logiciels malveillants, aux virus ou au vol d’information ? Et les coûts pour vous assurer contre ce genre de problèmes ? Que dire des coûts pour atteinte à la réputation ?

Nous présentons ici les éléments qui composent chacune de ces catégories.

Quels sont les frais de logiciel ERP ? Logiciel local VS Logiciel service

Logiciel local

Les premiers systèmes ERP développés pour les grandes entreprises étaient des logiciels locaux. Avant d’installer un tel système, l’entreprise devait débourser des sommes importantes pour l’achat de serveurs, de serveurs de sauvegarde (pour la redondance de matériels) et de licences d’exécution du logiciel.

Ces grandes entreprises avaient aussi un personnel en TI qui pouvait installer le logiciel, faire du dépannage, assurer la mise à jour et la sécurité tout en s’occupant des tâches quotidiennes.

Les frais de maintenance annuels plus les frais pour les besoins de redondance équivalaient à payer deux systèmes ERP pour la durée de vie du logiciel local qui est de 5 à 7 ans.

Aujourd’hui, les entreprises (p. ex., les pharmaceutiques) choisissent encore les solutions locales pour des raisons de conformité aux normes ou de personnalisation. Dans le deuxième cas, les entreprises misent sur la personnalisation du système ERP pour rentabiliser leur investissement.

Logiciel service

De son côté, le logiciel service ou «cloud ERP» en anglais, fonctionne sur le nuage et ne requiert pas de serveurs internes. Le «cloud» fait référence à des serveurs de tiers qui offrent aussi divers services en TI.

L’ERP cloud se paie mensuellement, comme un abonnement à une revue, sauf que votre mensualité couvre l’hébergement, la licence et le contrat de service. Le prix dépend du nombre d’utilisateurs et des fonctions dont vous avez besoin.

Contrairement à la solution locale, l’ERP cloud ne nécessite pas d’investissements initiaux importants. Pour les petites et moyennes entreprises, cet enjeu n’existe plus. Elles peuvent tirer avantage :

Des coûts minimes en matériaux et en logiciels. Vous utiliserez l'infrastructure en TI que vous avez. Vous aurez peut-être à vous procurer des tablettes afin d’offrir à votre personnel un accès mobile au logiciel ERP.

D’une maintenance et de mises à niveau sans soucis. Votre fournisseur se charge de tout ce qui est maintenance, mise à jour, mise à niveau, sécurité, sauvegarde et restauration de vos données. Votre équipe en TI peut donc s’attarder à d’autres tâches à valeur ajoutée.

D’un accès à distance en tout temps. Une solution sur le cloud permet à vos représentants, vos techniciens, votre personnel de livraison sur la route et vos employés qui travaillent à distance d’accéder à votre ERP en tout temps tout moment.

D’un logiciel de formation préinstallé. Les ERP cloud de niveau 1 possèdent des modules conviviaux.

D’une cybersécurité de niveau entreprise. Les grands fournisseurs de services cloud offrent un niveau de sécurité et de conformité que la plupart des petites et moyennes entreprises ne peuvent se payer.

Quels frais d’implantation sont à prévoir?

Arrimer votre nouveau logiciel ERP avec vos processus d’affaires est une étape cruciale de votre transformation numérique. Regardons ensemble les coûts d’implantation pour les 3 étapes clés.

1. La migration de vos données

Avant de transférer vos données vers le nouveau système, un expert devra analyser vos processus afin de déterminer comment les intégrer au nouveau système. Vous devrez soit modifier la conception du processus, soit personnaliser le logiciel. Le contrôle de processus et les personnalisations doivent être chiffrés.

La migration des données pose des enjeux importants. Chaque directeur de département ou de service est donc responsable de la migration des données de ses fonctions d'affaires. Donc, les responsables de production supervisent la migration des données de production, et ainsi de suite. Le temps investi par l’exécutif doit aussi être estimé et inclus dans le CTP.

2. Les tests exécutés sur le nouveau système

Il faut tester l’intégrité des données à chaque étape du processus. Suite à la migration, il faut exécuter de nouveau les tests. Attendez-vous à être surpris.

Il va de soi que vous devrez tenir compte de ces précautions.

3. La mise hors service du système existant

Lorsque votre ancien système sera «éteint», vous devrez bloquer la possibilité d’y saisir de nouvelles données et mettre des mesures en place pour le retirer. Il faut aussi tenir compte de ces coûts dans le calcul de votre CTP.

Afin que votre calcul soit exact, vous devez connaitre le degré de support de votre fournisseur. Voici quelques questions que vous pourrez lui poser:

• Vous couvrez quelles parties du processus d'implantation?
• Comment se fait la facturation pour les personnalisations et les ponts vers d'autres logiciels?
• En quoi consiste votre soutien technique suite au déploiement (webinaires, documentation, assistance téléphonique)?

Lorsque vous calculez les coûts pour ces 3 étapes, ayez en tête un scénario d’implantation réaliste. Il faut garder de la place pour les imprévus.

Pendant tout le processus d’implantation, les membres de votre équipe devront demeurer conscients des coûts. Si on perd de vue la vision initiale articulée dans la liste des exigences d’un ERP, alors on risque de sérieux dépassements de coûts, ou même, l’échec du projet.

Quels sont les coûts cachés pour l’utilisation quotidienne de l'infrastructure en TI?

Tout comme vos équipements d’usine, l'infrastructure en TI comporte des coûts. Il faut les inclure dans votre CTP d’un ERP. Le tableau qui suit compare ces coûts pour les solutions cloud VS les solutions locales.

Quels sont les frais quotidiens cachés en lien avec la main-d'œuvre?

Lors du processus d’implantation, la productivité de votre entreprise subira des impacts indirects.

Par exemple, votre équipe d’implantation sera, ou devrait, être constituée de vos meilleurs éléments. Ils devront consacrer une bonne partie de leur semaine de travail au projet. On inclut ici votre directeur principal qui sera à la tête du projet. Par conséquent, ces employés devront mettre de côté certaines tâches ou vous devrez embaucher des ressources en soutien.

De plus, votre système existant sera hors ligne pendant que vous travaillez sur votre nouveau système. Entre-temps, vous paierez les salaires comme d'habitude, et malgré votre capacité réduite, vous devrez gérer les attentes de vos clients.

D’autres frais liés aux ressources humaines sont inclus dans votre CTP. Pensez aux employés qui pourraient résister au changement et quitter votre entreprise. Vous devrez recruter et former de nouvelles personnes.

La formation sera un coût récurrent puisque l’efficacité de votre ERP dépend de celle de vos utilisateurs. Même si votre personnel est bien formé dans l’utilisation des fonctions de base, lorsque vous en ajouterez en fonction de votre croissance, vous devrez former votre personnel à leur utilisation.

Les services professionnels de consultants ou de gestionnaires du changement pourront vous soutenir tout au long de votre parcours. Pour avoir une idée des coûts pour ces services d’experts, parlez-en à des fournisseurs potentiels.

Pour en apprendre davantage sur les coûts liés au système ERP cloud, lisez notre publication, «Le logiciel ERP infonuagique: coût ou investissement ?»

Les avantages de chiffrer votre CTP

Vous serez peut-être un peu découragé par la liste de tous les coûts cachés. Afin de mettre le tout en perspective, nous vous recommandons d’effectuer les calculs pour ces deux situations:

• Les coûts de ne pas investir dans un système ERP ? ou en d’autres termes, les conséquences financières de ne rien faire.
• Les avantages en productivité et en agilité générés en continu par un système ERP bien implanté.

En calculant pour la deuxième situation, vous verrez comment votre entreprise réussira à:

• Réduire les tâches manuelles et les erreurs
• Automatiser et optimiser les processus sans valeur ajoutée et augmenter l’efficacité des opérations
• Améliorer la production et les prévisions financières afin de gérer plus efficacement vos opérations et vos finances
• Optimiser l’utilisation de vos équipements afin de réaliser des économies et prolonger leur durée de vie
• Tirer avantage d’une visibilité en temps réel sur vos opérations afin de prendre de meilleures décisions plus rapidement

Ces bénéfices libéreront du temps pour vos équipes afin qu’elles puissent:

• Travailler avec les clients et vendre
• Développer et perfectionner les produits et les processus
• Dénicher des opportunités de croissance

Vous ne regretterez pas d'avoir analysé les chiffres.