Protection des renseignements personnels
1. Renseignements généraux
Commsoft Technologies s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses clients, employés et toutes autres parties prenantes.
L’objectif de la présente Politique est d’établir les normes et les procédures pour la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de ces renseignements.
2. Définition
Un renseignement personnel se définit comme toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Il peut se présenter sous diverses formes, soit par écrit, vidéo, image ou message audio.
3. La collecte et l’utilisation des renseignements personnels
Commsoft Technologies limite sa collecte d’informations à ce qui est nécessaire à l’exercice de ses activités et à la réalisation des fins de cette collecte énumérées ci-dessous.
Les renseignements personnels que nous recueillons comprennent :
- Des coordonnées, telles que le nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, nom d’entreprise, adresse postale, titre de poste, secteur d’activité;
- Des renseignements contenus dans les bases de données de nos clients et auxquels nous avons accès dans le cadre de notre prestation de services;
- Des témoins de navigation et adresses IP;
- Des numéros de compte bancaire;
- Des renseignements contenus dans les curriculums vitae, les plumitifs et les numéros d’assurance sociale (NAS) de nos employés;
- Tout autre renseignement personnel fourni.
Les informations recueillies sont nécessaires aux fins suivantes :
- Assurer le bon fonctionnement des mandats qui nous sont confiés;
- Fournir nos services d’implantation et de développement et répondre à vos demandes de support et/ou vos problèmes techniques;
- Personnaliser l’expérience web, la présentation de publicité et le contenu correspondant aux profils et préférences des utilisateurs;
- Transmettre de l’information sur nos produits et services, par courriel ou par tout autre moyen de communication;
- Traiter les paiements et gérer la facturation;
- Améliorer notre offre de produits et services et obtenir des statistiques et des analyses;
- Effectuer le recrutement, l’analyse des candidatures et l’embauche;
- Créer les dossiers employés, gérer les avantages sociaux et le versement de la paie;
- Satisfaire à nos obligations légales.
4. Consentement
Par l’entremise de la présente Politique, des termes d’utilisation de notre site web, de nos contrats de service et des directives de nos employés, Commsoft Technologies veille à communiquer les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont collectés. Avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels, nous vous demandons votre consentement. Selon la sensibilité des informations, ce consentement peut être implicite ou explicite.
Tout individu est en droit de refuser et de retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Vous serez informé des conséquences entrainées, comme l’empêchement de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.
Si les renseignements personnels doivent être utilisés à des fins autres que celles initialement indiquées, le consentement des personnes concernées sera sollicité à nouveau.
5. La divulgation et l’accès aux renseignements personnels
Les renseignements personnels que nous détenons ne sont pas divulgués à quiconque sans le consentement de la personne concernée, sauf si la divulgation est exigée par la loi.
L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes pour qui c’est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.
6. Responsabilité, conservation et sécurité des renseignements personnels
Commsoft Technologies est responsable de la protection de tous les renseignements personnels qui lui sont confiés, qu’ils aient été recueillis par la société elle-même ou bien transmis par un tiers. Un responsable de la protection des renseignements personnels a été nommé au sein de Commsoft Technologies. Son rôle est de veiller à la mise en application de la présente Politique, de gérer les questions et les plaintes, de garder informés les employés et de les sensibiliser à l’importance de la confidentialité et la protection de la vie privée.
Les renseignements que Commsoft recueille sont conservés pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans la présente Politique et en conformité à ses obligations légales et règlementaires.
Des mesures appropriées sont en place pour protéger ces renseignements contre la perte, la divulgation non autorisée, l’accès non autorisé et la destruction.
Ces mesures comprennent :
- Des mots de passe pour accéder aux bases de données;
- Des accès restreints aux employés pour qui les renseignements personnels ne sont pas nécessaires à l’exercice de leurs fonctions;
- Des informations masquées, p. ex. les derniers chiffres d’une série sont remplacés par des étoiles;
- Une clause de confidentialité signée à l’embauche.
7. Exactitude
Commsoft Technologies s’assure que les renseignements personnels relatifs à une personne soient aussi précis, actuels et complets que possible.
Les individus concernés par la collecte de renseignements personnels sont encouragés à nous informer de toute modification pertinente de leurs informations aussitôt que possible.
8. Demande d’informations et plaintes
Tout individu a le droit de consulter les renseignements personnels détenus à son sujet, sauf si la loi prévoit un refus d’accès. Que ce soit pour motif de consultation ou de révision, vous pouvez formuler votre demande à notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous répondrons à votre demande dans les trente jours (30) suivants la date de réception.
Pour toutes demandes ou questions en lien avec la présente Politique ou pour déposer une plainte de non-respect relatif à la protection des renseignements personnels, veuillez vous référer à la responsable de la protection des renseignements personnels.
Coordonnées de la responsable de la protection des renseignements personnels :
Myriam Dion-Bérubé, CRHA
Fonction : Coordonnatrice en ressources humaines
Téléphone: 438-458-8176