Découvrez comment Fidelio a permis à la dynamique Boulangerie St-Donat de diviser par trois le temps requis pour ses exercices de rappel.
Ce n’est pas facile d’exploiter une entreprise familiale. Il faut s’adapter et se maintenir à jour si on veut pouvoir transmettre aux prochaines générations les fruits de ses labeurs. Avec presque un siècle d’histoire au Québec et en Ontario, la feuille de route de Boulangerie St-Donat est longue. Ajouter un 10 à 20 % de croissance annuelle et vous avez une bonne idée des défis auxquels est confrontée cette entreprise chaque année : 4 millions de pâtisseries vendues dont 80 % est distribué dans les grandes chaines de supermarchés telles que Sobeys, Metro et Loblaws. Forte de cette croissance stable, il y a 5 ans, la boulangerie a doublé de taille, ce qui a généré des inefficacités dans les tâches quotidiennes des employés.
Les enjeux opérationnels provoqués par l’expansion de l’usine et la croissance soutenue de la boulangerie se résument comme suit :
La boulangerie utilisait trop d’outils qui ne communiquaient pas entre eux. Par conséquent, trop de canaux étaient utilisés pour la saisie de données (stocks pour les ventes, stocks pour la fabrication, etc.).
Boulangerie St-Donat encodait manuellement toutes les factures de ses nombreux distributeurs.
Sans système centralisé, la boulangerie peinait à suivre les stocks dans ses six entrepôts externes qui servaient, à fréquence variable, ses multiples distributeurs.
L’absence de contrôle de la saisie manuelle des données de production et d’expédition a généré des situations problématiques comme la suivante : dans une journée, la boulangerie pouvait produire un lot de 1 000 tartes qu’elle expédiait ensuite dans un chargement, mais les données d’expédition indiquaient que 1 500 tartes avaient été envoyée. Cette irrégularité n’était pas détectée.
Lors des exercices de rappel annuels dans le cadre de sa certification FSSC 22000 en sécurité alimentaire, Boulangerie St-Donat n’arrivait pas à retracer tous ses produits. Compte tenu de ces défis, si la boulangerie tenait à sa croissance et à son développement surde nouveaux marchés, elle devait miser clairement sur sa transformation numérique.
Le logiciel de gestion ERP de Boulangerie St-Donat devait répondre à ces trois objectifs :
Ses objectifs en tête, Boulangerie St-Donat établit à 350 000 $ le budget requis pour mener à bien le projet de lancement. Grâce au soutien financier du MAPAQ et d’investissement Québec, l’entreprise a pu respecter son budget.
Embaucher un chargé de projet dévoué pour mener à bien l’implantation était dans les plans.
Avec l’aide d’un consultant, Boulangerie St-Donat a pu dresser la liste des critères à considérer dans son choix d’un partenaire ERP :
Des quatre candidats évalués par Boulangerie Saint-Donat, deux étaient des fournisseurs locaux — dont Fidelio — et les deux autres des entreprises internationales. L’ERP infonuagique de Fidelio a été retenu
pour les raisons suivantes :
Afin d’assurer une transition harmonieuse, Emmanuel Tedeschi a voulu comprendre comment les processus opérationnels de la boulangerie pourraient être gérés par Fidelio et comme il l’a souligné :
L’équipe a ensuite fait des tests à tous les niveaux : de la comptabilité à la fabrication, jusqu’à la gestion des stocks. Des tests ont été pilotés rigoureusement afin d’éviter les surprises lors du lancement.
Finalement, voulant assurer une transition fluide, Emmanuel et son équipe ont décidé de diviser le projet d’intégration en trois étapes :
Tout au long du processus, Emmanuel s’est assuré que tous les employés puissent recevoir une formation adéquate sur Fidelio. Les résultats furent positifs :
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Fidelio aura ainsi permis à Boulangerie St-Donat d’automatiser quatre processus majeurs :
Auparavant, les commandes étaient traitées manuellement, mais le traitement automatique de Fidelio a réduit ce temps de 2 heures et demi par jour à 5 minutes. C’est la même chose pour les factures qui sont importées directement dans Fidelio. L’automatisation de ces processus a libéré un nombre d’heures qui équivaut à un employé à temps plein.
Avant Fidelio, les données de fabrication et d’expédition étaient saisies manuellement dans Excel. Aujourd’hui, elles sont saisies automatiquement par Fidelio et rapportées dans l’inventaire. Ce n’est donc plus possible d’expédier plus de tartes que ce qui est disponible dans un lot. Et comme Emmanuel est heureux de partager :
Avant l’adoption de Fidelio, valider l’inventaire ne pouvait se faire qu’une ou deux fois par mois. Désormais, la facturation et les transferts de stocks sont automatiques et communiquent avec l’inventaire. Cela réduit l’investissement en temps et génère moins d’erreurs tout en permettant une visibilité en temps réel sur l’inventaire.
Pour faire les pâtisseries, les employés avait l’habitude d’aller chercher leurs ingrédients dans l’entrepôt et, par la suite, de saisir manuellement chaque ingrédient selon la recette. Désormais, une personne est responsable d’aller chercher les ingrédients et le reste de l’équipe confirme tout simplement les quantités utilisées pour la recette dans Fidelio.
La pénurie de main-d’œuvre
La chaine d’approvisionnement
Avec le suivi des coûts des matières premières que permet Fidelio, Boulangerie St-Donat peut adapter sa politique de prix plus facilement.
Un meilleur service à la clientèle
Avec le suivi des niveaux de stocks en temps réel, Boulangerie St-Donat peut fournir à ses clients des données exactes sur la disponibilité des produits.
En plus des prochaines étapes d’implantation de Fidelio, Boulangerie St-Donat a un projet de robot dans sa mire : un système automatisé permettra bientôt de transférer les tartes des fours aux convoyeurs, ce qui remplira trois postes vacants.
L’automatisation servira aussi dans le contrôle de qualité : on analysera l’apparence des produits et ceux qui ne respectent pas les critères préétablis seront rejetés.