On pourrait penser que la croissance rapide de votre entreprise manufacturière est un « beau problème ».
Mais, sans les bons outils et les compétences adéquates pour faire face à ce défi, l’expérience risque d’être très difficile ou même fatale pour votre entreprise.
Heureusement, votre croissance, comme celle d’un bébé, passe par plusieurs étapes dont les enjeux financiers, de systèmes et de gestion sont connus et prévisibles.
Les chefs d'entreprises en croissance qui connaissent déjà les défis auxquels ils auront à faire face sont d'autant plus prêts à les affronter.
Cet article se concentre sur les systèmes d’information qui permettront à votre PME de franchir les étapes de croissance suivantes :
ÉTAPE 1:Une entreprise en démarrage qui se dirige vers un chiffre d’affaires de 10 millions
Après avoir démontré à vos clients à maintes reprises que vos produits répondent à leurs besoins, vous avez franchi avec succès l’étape de survie des jeunes entreprises et votre croissance est stable. Bravo !
Malgré tout, accéder aux données dont vous avez besoin pour alimenter votre processus décisionnel est laborieux. Vous utilisez Excel, un logiciel comptable et d’autres progiciels. Et ils ne communiquent pas.
Par conséquent, accéder aux rapports dont vous avez besoin pour prendre vos décisions est pénible puisque quelqu’un doit coordonner la collecte des données dans les multiples silos de vos départements d’affaires.
De plus, certaines des données ont été saisies plus d’une fois par divers membres de votre équipe ce qui multiplie les risques d'erreurs. Ces employés peuvent avoir différents délais de saisie à respecter, ce qui veut dire, par exemple, que les données dans votre rapport d’inventaire ne sont finalement que des instantanés de vos stocks pris pêle-mêle par vos différentes fonctions d'affaires.
Peut-être avez-vous commencé à suivre vos données avec des logiciels gratuits payants. Mais maintenant, vous commencez à comprendre que ces programmes et vos méthodes de collectes de données, ne vous permettent pas de prendre des décisions éclairées guidées par vos données.
Maintenant que votre chiffre d’affaires dépasse les 5 millions, vous pourriez enrayer ces sources de frustration, ces déficiences et ces risques avec un logiciel de gestion d’entreprise ou ERP en anglais. (Apprenez en plus à ce sujet plus loin.)
Sinon, vous pouvez continuer à compter sur la chance lorsque vous prenez vos décisions.
Vous aimeriez en apprendre davantage sur les façons d’augmenter la performance de votre entreprise en démarrage? Cliquez sur notre article, « Et si vous remplaciez votre logiciel comptable par un système ERP pour gérer votre PME ? »
ÉTAPE 2 :Une PME en croissance rapide avec un chiffre d’affaires de 10 à 100 millions
Les 10 millions de chiffre d’affaires vite dépassés, votre PME manufacturière a réussi à maîtriser les inefficacités coûteuses qu’implique parfois la croissance. Vous avez aussi gagné la confiance d'un partenaire financier qui pourra soutenir votre ascension.
À ce stade, pour professionnaliser votre entreprise, vous devriez avoir déjà commencé à déléguer certaines responsabilités clés, comme les finances, la fabrication, les ventes et le marketing, à vos gestionnaires les plus chevronnés. Leurs compétences devraient pérenniser votre entreprise et réduire la rotation du personnel.
Toutefois, en l’absence d’outils technologiques adéquats, vos gestionnaires seront vite dépassés. Ce qui suit vous expliquera les sept défis auxquels votre PME aura à faire face maintenant qu’elle a franchi l’étape des 10 millions, et vous apprendrez comment un logiciel ERP pourra simplifier votre gestion et soutenir votre croissance.
Défi de croissance #1 :Gérer des volumes de données importants
Lorsqu’une entreprise est en croissance, tous ses processus d'affaires, comme les ventes, les stocks et la fabrication, génèrent davantage de données. Un système de comptabilité de base ne peut pas gérer des volumes importants de données provenant de multiples localisations, c.-à-d., usine, entrepôt, employés en télétravail, etc.
Afin de saisir ce volume supplémentaire de données dans vos logiciels isolés, vous devrez embaucher de nouveaux commis. Compte tenu de la pénurie de main-d'œuvre, le recrutement est difficile et dispendieux ? et les salaires n'ajoutent pas de valeur à votre profit net.
Votre ERP répond à l'enjeu des données
Votre logiciel de gestion ERP rassemble toutes les données de vos départements d’affaires et les centralise dans une base de données qui est mise à jour en temps réel à chaque nouvelle saisie. Par exemple, une fois vos 10 unités de X expédiées, elles sont automatiquement déduites de l’inventaire, le client est facturé, et le service à la clientèle est informé de l'appel de suivi ? tout cela en seulement quelques secondes.
À elle seule, l'automatisation de toutes ces étapes réduit la répétition et donc, les erreurs de saisie potentielles. Par conséquent, vous n'avez pas à embaucher plus de personnel et celui que vous avez à davantage de temps pour accomplir les tâches à valeur ajoutée, comme le soutien aux ventes.
Défi de croissance #2 :Connaître l’état de vos stocks
Imaginez que vous avez des commis dans plusieurs localisations qui saisissent des données à différents moments et qu’en même temps vos stocks soient utilisés pour la fabrication. Le suivi manuel ne vous donnera pas l’heure exacte sur vos stocks en main, sauf, peut-être, juste après l’arrêté des comptes.
Vous commencerez possiblement cet état de fait avec du surstockage, mais cela aura comme résultat d’accaparer votre fonds de roulement. Par contre, si vous maintenez les niveaux de stocks bas, vous risquez de ralentir la production, de générer des coûts pour les envois urgents de matières en rupture de stock ou des frais de retards clients, et d’avoir des commandes annulées.
Votre ERP vous permet de contrôler vos stocks en temps réel
L’intégration complète combinée avec la saisie rigoureuse de vos données vous permet de dresser un portrait en temps réel de vos stocks et où ils se trouvent.
Votre ERP vous aide aussi à optimiser vos niveaux de stocks en vous avisant automatiquement lorsqu’ils atteignent les minimums et maximums préétablis. De plus, l'analyse de vos données vous permet de générer des rapports d’inventaire sur les fluctuations saisonnières afin que votre équipe des achats puisse prendre des décisions basées sur les données.
Défi de croissance #3 :Structurer vos processus
Pour demeurer efficace pendant vos poussées de croissance, il est important de standardiser vos processus d'affaires quotidiens comme le recrutement, l’intégration des clients, le traitement des commandes, la facturation - entre autres.
Des processus quotidiens définis et structurés feront gagner à votre équipe énormément de temps d'exécution et vous donneront le rendement souhaité de façon constante.
Malgré cela, pour plusieurs entreprises en croissance, la structuration des processus se fait surtout de façon ponctuelle en réponse aux urgences.
Votre solution ERP prend en charge l’exécution de processus structurés
Afin d’assurer l’intégrité de vos données ERP, le système requiert que la saisie de vos données soit séquentielle. Par conséquent, les utilisateurs doivent suivre les processus d'affaires selon les besoins de votre ERP en termes de saisie de données.
Prenons l’exemple de l’industrie alimentaire. Pour ce secteur, la traçabilité des composants et produits est primordiale pour des raisons de conformité. L’ERP adapté à ce secteur aura les fonctionnalités qui exigent des utilisateurs qu’ils assignent, saisissent et suivent les numéros de lots aux étapes clés du processus manufacturier. Donc, le système ERP fera en sorte que vos employés effectuent les processus de façon structurée, comme ils ont été formés pour le faire.
Défi de croissance #4 :Maintenir une production efficace
Dans vos opérations, les plus grandes pertes, tant matérielles que financières, ont plus de chance de survenir lors du processus de fabrication, et ce dans des conditions habituelles. Ce potentiel est exacerbé par l’accélération de la production en temps de croissance.
Idéalement, vos responsables de la production appliquent les principes du « lean manufacturing ». Cette approche maximise le processus de fabrication tout en réduisant le gaspillage. Pour suivre ces principes d'efficacité, par contre, ceux qui gèrent la production doivent avoir accès aux données en temps réel et aux outils de planification.
Votre solution ERP optimise votre processus de production
Votre système ERP transforme les commandes de vos clients en matières, en main-d'œuvre et en temps machine requis. L’aperçu en temps réel du processus manufacturier, permet à votre équipe de gestion de planifier la production de façon plus précise et efficace.
Cette planification est soutenue par la capacité prévisionnelle de votre ERP. Les modèles de prévision permettent de planifier en amont les besoins en matières premières.
Défi de croissance #5 :Suivre la rentabilité
Toute entreprise se doit de surveiller de près sa rentabilité. Et si celle-ci fait partie du secteur agroalimentaire, elle a tout intérêt à y porter une attention tout particulière vu les marges de profits historiquement faibles.
Supposons que votre croissance actuelle est en grande partie attribuable à un gros volume de ventes de quelques clients. En échange de ce volume, vous avez probablement accepté des marges de profit plus faibles. Si vous n'assurez pas un suivi rigoureux et complet de la rentabilité de ces comptes, vos profits pourraient subir des conséquences graves. Ce genre de suivi ne peut s’effectuer avec les outils habituels comme les feuilles de calculs et les logiciels comptables.
Vos KPI vous donnent le contrôle sur votre rentabilité
Le bon système ERP vous permet de personnaliser vos KPI pour qu’ils vous fournissent, en un clin d'œil, les informations dont vous avez besoin.
Vous pouvez ainsi configurer vos KPI pour qu’ils vous renseignent sur votre marge opérationnelle par produit. C'est-à-dire le profit par produit après le paiement des coûts variables de production, comme les coûts de main-d'œuvre et des matières premières, mais avant les taxes et intérêts.
Votre ERP vous permet d'analyser, en tout temps, le détail de vos coûts. Par conséquent, vous êtes conscient des facteurs qui déterminent vos chiffres et vous pouvez apporter les changements requis en amont.
Défi de croissance #6 :S’investir dans une planification stratégique et opérationnelle structurée
Votre PME en croissance doit s'engager à planifier de façon :
- Stratégique pour clarifier sa vision à long terme, et
- Opérationnelle pour détailler les mesures quotidiennes, les tâches et les responsabilités qui vous guideront vers l'atteinte de vos objectifs.
Sans ces outils qui vous informent et vous renseignent, votre équipe dirigeante peinera à répondre efficacement aux questions de planification comme les suivantes :
- Quelles sont vos prévisions de ventes? Quels marchés/clients/produits sont les plus rentables?
- Est-ce que vous utilisez vos stocks de façon optimale?
- Pouvez-vous augmenter la production avec l’équipe actuelle?
- Est-ce que votre chaîne d’approvisionnement peut répondre aux besoins futurs en termes de qualité, prix et livraison?
- Pouvez-vous améliorer votre performance financière?
Votre solution ERP puise les renseignements dans vos données
Les fonctions d'analyse de votre système forent l'historique de vos données afin d’en soutirer les tendances et patrons. Ces informations vous renseignent davantage sur les forces et faiblesses de vos opérations, en commençant par les ventes, jusqu’à l’inventaire, et la productivité / latence de vos machines.
De plus, les capacités prévisionnelles de votre ERP vous permettent de modéliser les résultats en fonction des variables les plus pertinentes.
Défi de croissance #7 :Transférer votre entreprise à la prochaine génération
Vous pensez céder le contrôle de votre entreprise à vos enfants ou à un tiers? Dans les deux cas, vous voudrez optimiser la performance de votre entreprise pour que le transfert s’opère à votre avantage. Transférer une entreprise en croissance rapide qui n'est pas prise en charge par un système ERP serait injuste pour vos enfants et le profit sur la vente serait insatisfaisant.
La pérennité de votre entreprise dépend de votre solution ERP
Un système ERP bien implanté permet à votre entreprise manufacturière de faire face aux changements rapides d’Industrie 4.0.
Dans cet environnement, vos ordinateurs sont connectés à des systèmes intelligents automatisés et pilotés par les données et l'apprentissage automatique. Ultimement, Industrie 4.0 vise à augmenter la productivité et l’efficacité.
Pour en apprendre davantage sur comment une entreprise en croissance a pu se préparer pour Industrie 4.0, lisez cette histoire de réussite, « Comment la jeune PME en expansion Gusta Foods a éliminé les obstacles à sa croissance avec le logiciel ERP cloud Fidelio ».
ÉTAPE 3 :Une PME peut conquérir le monde avec des chiffre d’affaires de 100 millions et plus
À mesure que votre PME traverse les frontières pour assurer son expansion et sa production, elle aura à s'adapter à un nouvel environnement.
Les compétences des gestionnaires que vous embaucherez devront être de plus en plus avancées. La structure organisationnelle de votre entreprise se complexifiera aussi avec l'ajout de main-d'œuvre.
De plus, afin de soutenir votre équipe de gestion et vos employés avec les bons outils, vous devrez investir dans la performance de vos systèmes d'information et de planification et contrôle.
Comme nous l'avons souligné dans le défi de croissance numéro 7, un système ERP adéquat vous donne accès aux technologies émergentes afin que vous puissiez relever de nouveaux défis.
Choisir votre partenaire ERP
Le choix de votre fournisseur ERP est aussi important que l’ERP lui-même.
Lors du processus de sélection, assurez-vous que leur feuille de route pour le développement du système concorde avec vos objectifs d’affaires. Posez les questions qui vous permettront de savoir si votre fournisseur pourra vous accompagner dans votre croissance.
En tant que chef d’entreprise, vous devez répondre efficacement aux nouveaux défis. Une croissance soutenue comporte ses défis, mais le bon système ERP représente le meilleur moyen pour vous de les relever.
Pour en apprendre davantage sur les façons dont votre système ERP peut vous aider à faire face aux défis de la croissance, contactez-nous.
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