La gestion d’une entreprise demande beaucoup de suivi. C'est encore plus vrai pour les produits périssables comme la nourriture, les boissons et les médicaments. Tout ce qui s’ingère doit faire l’objet d’une attention particulière sur le plan de la fraîcheur et des dates d’expiration, entre autres. La gestion des lots existe depuis plusieurs années déjà, mais avec une augmentation de la production s’ensuit aussi une augmentation du risque d’erreurs humaines. Le logiciel ERP pour la gestion des lots vous permet de maximiser le contrôle sur vos opérations quotidiennes et de planifier plus efficacement.
Vous vous souvenez du vin Shiraz 1997? Il était particulièrement bon, et le producteur en était fier. On ne peut pas en dire autant du lot de l’année suivante : le mauvais temps l’aurait fait surir. La gestion des lots est répandue et bien établie : c’est le moyen qu'utilise l’industrie pour suivre l’ensemble des éléments durant le processus de production.
Pour les industries agroalimentaire et pharmaceutique, ces données font l’objet d’un suivi très serré. Au point où des stratégies sont nécessaires afin d'assurer la qualité des lots tout au long de la chaine de production.
Qu’est-ce qu’un lot et pourquoi faut-il le gérer ?
Tous les produits et ingrédients qui passent par l’usine sont associés à un lot ou une «batch» grâce à un identifiant du système de gestion des stocks de votre entreprise. Cette méthode répond à plusieurs objectifs : assurer la traçabilité et la qualité de vos items et produits ainsi que votre efficacité opérationnelle en vous permettant de déterminer exactement ce qui est fabriqué dans votre usine et avec quel protocole.
À la base, un lot est constitué d’unités homogènes dont les recettes ou dimensions sont uniques. Puisqu'on parle autant de produits composant que de produits finis, la gestion des lots touche toutes les étapes de la production — de l’achat des matières premières jusqu’au produit final mis sur le marché. La mise en place d’une telle stratégie a pour but de maximiser l’utilisation des matières consommables, de minimiser les pertes et d’optimiser le processus de fabrication.
Il va sans dire qu’il risque d’y avoir des répercussions importantes sur la croissance de votre entreprise agroalimentaire ou pharmaceutique. Il est donc impératif d’obtenir de l'aide dans vos recherches pour le système de gestion des lots qui vous conviendra le mieux.
Que peut faire la gestion des lots pour votre entreprise ?
Vous permettre de tirer le maximum de vos ingrédients ou composants. En adoptant des procédés standards, vous vous assurez que vos lots respectent vos spécifications en termes de quantité, de température ou du temps utilisé pour chaque étape de votre chaine de production. Vous éviterez non seulement de jeter des lots à cause d’une contamination ou d’une conservation inadéquate, mais vous optimiserez aussi l'utilisation de vos matières premières et de vos équipements, ce qui vous permettra de gérer ce genre de situation avec une plus grande flexibilité.
Adopter une stratégie de gestion des lots comporte aussi d’autres avantages : des processus simplifiés et moins de pertes. Voici deux des méthodes les plus répandues pour la détermination des lots :
- Premier entré, premier sorti (PEPS ou FIFO en anglais) est la méthode de détermination des lots la plus simple. C'est une rotation facile qui place à l’arrière de la tablette les produits les plus récents. Cette méthode est généralement la moins risquée en ce qui a trait à la date limite de consommation et à l'envoi de marchandises périssables.
- Avec la méthode Premier périmé, premier sorti (PPPS ou FEFO en anglais), le système priorise la date limite de consommation comme critère d’utilisation ou d’envoi. Celle méthode est plus appropriée lorsqu’on reçoit un lot dont la date limite de consommation est plus rapprochée que celle d’un lot reçu antérieurement.
Dans les deux cas, en utilisant une des stratégies ci-dessus, vous pourrez réduire les pertes inutiles d’articles, optimiser vos stocks et accroitre vos profits.
De plus, en optimisant vos stocks, vous faciliterez du même coup la traçabilité de vos produits tout en améliorant vos procédés de rappel de produits.
La gestion des lots est aussi une façon de garantir un nombre de jours de «durée de conservation». Que vous vendiez des produits pharmaceutiques ou des aliments, vos distributeurs pourraient exiger que vous livriez des marchandises qui ont une durée de conservation minimum. Les épiceries comme Costco ont ce genre de politique en place afin de réduire les pertes de produits périssables. Une gestion des lots adéquate vous permettra de livrer des produits dont la durée de conservation est supérieure à celle exigée par vos distributeurs, qui autrement, pourraient rejeter vos produits.
Pourquoi les logiciels ERP sont-ils vos meilleurs alliés pour la gestion des lots ?
Si vous êtes prêts à vous lancer dans la gestion des lots, vous savez probablement déjà qu’assurer le contrôle de qualité et les conditions d'entreposage et de conservation sont des étapes qui requièrent de votre part une certaine prudence et un souci du détail.
Vous pourriez attribuer ces tâches à vos employés, mais sachez qu’elles sont très difficiles à effectuer manuellement avec des fichiers Excel — même si votre équipe est spécialisée : le risque d’erreur est très élevé et il s’accroit en parallèle avec la croissance de votre entreprise. De plus, ces tâches demandent beaucoup de temps ou pourraient nécessiter beaucoup de ressources humaines selon l’étendue de vos activités.
Garder en tête que l’automatisation de vos processus est une étape cruciale qui vous permettra d'assurer la gestion efficace à long terme de vos lots et de votre croissance. Pour réaliser cette transformation numérique et faire passer votre entreprise au niveau supérieur, les logiciels ERP sont vos meilleurs alliés. Voici pourquoi :
1. Les logiciels ERP permettent d’assurer un suivi en temps réel
Par l'entremise d’un système qui intègre tous vos processus essentiels, le logiciel ERP assure le fonctionnement efficace de l’ensemble de vos opérations. À l’aide de tablettes ou d’écrans installés aux endroits névralgiques de votre usine, vous pouvez intégrer directement à votre infrastructure existante votre logiciel ERP adapté à l’industrie agroalimentaire ou pharmaceutique.
En permettant la collecte de vos données d’opérations qui sont mises à jour automatiquement, cet outil vous fournit un accès facile à toutes vos données provenant du contrôle de qualité de vos lots ou de leurs différents statuts. Il vous aidera non seulement à suivre vos dates de péremption, mais il vous fournira aussi un aperçu de vos niveaux de stocks en temps voulu.
Le suivi en temps réel vous permet de facilement identifier les articles défectueux, tant au niveau des produits finis que des composants. Grâce à l’historique du lot, vous savez où et quand un composant spécifique a été utilisé puisque vous pouvez suivre toutes les transactions avec les fournisseurs ou distributeurs liés à ce composant. Avec cette vue d’ensemble des mouvements de vos lots, de la réception jusqu’au détaillant, votre capacité à gérer les rappels de produits est grandement simplifiée.
2. Les logiciels ERP permettent d’assurer un suivi de vos localisations multiples
Avec un logiciel ERP, vous êtes tenu au courant de tout ce qui se passe, partout et en tout temps. Vous pouvez suivre les déplacements de vos produits, qu’ils soient dans des boîtes séparées à l’intérieur d’un lot, ou dans de multiples localisations.
Plus spécifiquement, vous pouvez identifier l’emplacement de vos lots dans l’entrepôt et connaître leur quantité.
3. Les logiciels ERP permettent de suivre vos statuts
La technologie ERP vous fournit aussi les informations exactes en lien avec la disponibilité de vos lots, à savoir s’ils sont encore en production ou non disponibles puisqu'en contrôle de qualité ou en quarantaine.
On peut suivre les changements de statuts facilement : un lot de vaccins peut être libéré de la quarantaine, mais retourné le jour suivant si un problème est détecté.
Les informations fournies sont aussi précises: si un lot répond à plusieurs critères au niveau du statut, le logiciel le rapportera. De la même façon, les solutions ERP peuvent vous permettre de garder un lot en isolement partiel : si une partie du lot doit être mis en quarantaine à la suite d'un contrôle de qualité, la partie qui n‘est pas impactée peut continuer dans le processus.
4. Les logiciels ERP améliorent la communication à l’interne
Finalement, le Progiciel de gestion intégré (ERP) est un outil fantastique pour l’échange d’informations. L'outil permet d’aviser facilement tous les départements lorsqu’un lot est exclu des stocks disponibles, ce qui réduit significativement les risques d’erreurs de communication ou les oublis.
Pour une entreprise en croissance, une bonne stratégie de gestion des lots est un élément clé de sa réussite. Réalisez vos objectifs en vous dotant des bons outils. Entreprendre l’aventure équipé d’un logiciel ERP adapté aux besoins de votre industrie vous permettra de prendre le contrôle sur votre chaine d’approvisionnement et vos stocks, de gérer plus rapidement tout rappel et produit défectueux, et d’augmenter vos marges de profits.
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