L’entreprise en alimentation qui veut rester en santé dans le long terme doit surveiller ses signes vitaux en temps réel.
Tout comme les personnes soucieuses de leur santé vont compter leurs pas par jour ou leurs battements par minute, les entreprises gagneront à surveiller leurs signes vitaux ou indicateurs de performance clé (KPI) en temps réel. Ceux-ci vous permettent de:
1) Suivre votre progression vers l’atteinte de vos objectifs
Des indicateurs arrimés avec vos objectifs vous disent si vous êtes sur la bonne voie.
Si votre but est d’augmenter votre flux de production, les bons indicateurs vous permettront d’examiner vos données actuelles, de faire des comparatifs par période et d‘évaluer le progrès de votre entreprise.
2) Mieux comprendre vos défis
L’analyse des données fournies par vos indicateurs clés vous renseigne sur votre activité.
Il se peut que vous remarquiez que vos déchets alimentaires augmentent lorsque vous utilisez le composant d’un fournisseur X, ou qu’une météo extrême nuit à l’efficacité de vos équipements de fabrication.
En suivant les bons indicateurs, vous pourrez analyser vos données et savoir où et quand ces phénomènes se produisent afin d’agir en amont.
3) Situer votre entreprise par rapport aux données sectorielles
Suivre vos indicateurs vous permet d’avoir une idée de votre performance comparativement aux moyennes de votre secteur. Par exemple, si votre marge brute est X % et celle de l'industrie est Y %, vous savez que vous devez modifier l'allocation de vos ressources pour augmenter votre marge.
À la lumière du rôle crucial joué par les indicateurs de performance clés, on peut se demander pourquoi plusieurs entreprises agroalimentaires tardent à les utiliser pour guider leurs décisions, réduire le gaspillage et augmenter leur productivité et leur rentabilité.
Pourquoi la collecte de données représente un défi pour certaines PME
Trop de chefs d’entreprises se contentent du statu quo dans la gestion de leurs rapports sans prendre la pleine mesure des risques pour leur entreprise en croissance.
Par exemple, si les données d’inventaire et de production liées à diverses fonctions d’affaires se retrouvent dans différentes feuilles de calcul, dans des logiciels comptables ou même des rapports papier, alors les sources de données ne communiquent pas. Et, si en plus les données sont mises à jour de façon périodique, par exemple, pour coïncider avec l'arrêté des comptes, lorsque vient le temps de prendre une décision, les rapports ne donnent pas l’heure juste sur les opérations. Ils offrent plutôt un portrait de la situation à partir de la dernière saisie de données, qui peut dater de plusieurs jours.
De plus, les données ont probablement été saisies manuellement à répétition par plusieurs personnes dans l’équipe. Imaginez tout le temps perdu pour ces saisies multiples, sans parler des erreurs humaines qui polluent probablement ces données.
Heureusement, il existe des façons plus efficaces de recueillir les données et d’obtenir des rapports précis qui viendront soutenir la croissance et la productivité.
Comment accéder à vos données et KPI en temps réel
Les progiciels de gestion d’entreprise (ou ERP en anglais) vous permettent de standardiser et de centraliser vos données dans une seule base de données mise à jour à chaque entrée de données.
Ainsi, vous accédez toujours à vos toutes dernières données d'activité. Le bon système ERP vous permet de personnaliser vous-même vos KPI par fonction d’affaires et de les rassembler sur votre tableau de bord. Ainsi, au moment précis où vous le consulter, il vous donne l’heure juste sur la situation de votre entreprise.
Pour hisser votre entreprise alimentaire à un niveau avantageux, votre équipe devra investir de son temps pour définir tous vos processus de travail et implanter le système ERP. Un fournisseur chevronné saura vous guider dans ce processus et former votre personnel à travailler efficacement avec le système.
Si vous doutez de la valeur d’un tel investissement, pensez aux coûts de ne pas investir. Parce que votre besoin d’accéder à des données fiables en temps réel sera proportionnel à la croissance du volume et de la complexité de votre entreprise, les décisions que vous prendrez à partir de ces données seront d'autant plus conséquentes. Est-ce envisageable de ne pas investir?
Comment travailler avec les KPI
Une fois votre logiciel ERP installé, vous découvrirez un vaste éventail d’indicateurs que vous pouvez personnaliser afin de guider votre processus décisionnel. Comment optimiser l’utilisation des KPI? Voici nos recommandations:
1) Miser sur une poignée d’indicateurs
Suivez les indicateurs qui vous permettront de répondre directement aux objectifs de votre plan d'affaires. Vous pourrez ainsi mesurer votre progrès et prendre vos décisions en fonction de vos objectifs.
2) Garder une juste mesure de vos indicateurs
Ne faites pas l’erreur de concentrer votre attention sur un seul indicateur.
Par exemple, si vous priorisez l’augmentation du flux de production, vous devez aussi surveiller les déchets alimentaires, les rebuts et les heures improductives de votre équipement de production performant.
Maintenir cette vue équilibrée sur plusieurs KPI vous évitera des coûts en pertes de produits et de temps de production.
3) Suivre vos indicateurs dans le temps
L’historique de vos paramètres vous renseigne sur le rendement de votre entreprise et sur les facteurs qui y contribuent.
4) Rassembler vos indicateurs sur votre tableau de bord
Le meilleur logiciel ERP vous permettra de regrouper vos indicateurs sur votre tableau de bord. Chaque équipe pourra accéder à ses propres indicateurs afin de suivre son progrès.
Quels indicateurs rehausseront la productivité et la rentabilité de votre entreprise?
Pour les fabricants et les transformateurs d’aliments, certains indicateurs sont précieux. Prenez en compte les cinq suivants:
KPI #1: L’efficacité de la fabrication
Les coûts de la fabrication représentent une part si importante de vos coûts des marchandises vendues que toute amélioration de votre efficacité peut impacter de façon substantielle votre rentabilité.
L’indicateur qui vous renseigne sur l’efficacité de votre production calcule le rendement de votre recette en mesurant la variation entre les valeurs de production réelles et actuelles. Plus le ratio est élevé, meilleur est le ROI.
Cet indicateur tient compte des pertes en matières premières (périmées) et en produits finis ainsi que des erreurs dans les recettes.
KPI #2 : La rotation des stocks
Cet indicateur vous permet d'assurer une bonne rotation des stocks et vous informe lorsqu’il y a des composants qu’il faut utiliser rapidement.
L'indicateur calcule le nombre de fois que votre entreprise vend et renouvelle ses stocks au cours d’une période (ex., année, mois, jour). Vous obtenez le taux de rotation des stocks en divisant le coût des marchandises vendues par la moyenne de la valeur de vos stocks.
Un ratio bas indique un faible volume de ventes et un trop fort volume de stocks. Un ratio élevé indique un fort volume de ventes ou un faible volume de stocks.
KPI #3: La variation des coûts en matières premières
Cet indicateur vous permet de suivre en temps réel la variation de vos coûts réels en matières premières vs vos coûts prévus.
Avoir des données en temps réel précises et en profondeur facilite le forage de vos coûts et vous permet de mieux comprendre les causes des augmentations. Vous pouvez donc assurer un suivi avec vos fournisseurs et possiblement renégocier vos contrats de volumes ou déceler les erreurs de leur part.
KPI #4: Le rendement par chaine de production
Le rendement c'est le pourcentage de sortie d’un produit X fabriqué selon les standards et qui n’a pas été remis en fabrication ou rejeté. Si de vos 100 unités de X fabriqués, seulement 86% sont aptes à l’expédition, tandis que la norme sectorielle est de 94%, alors vous voudrez peut-être revoir votre processus de fabrication.
L’analyse de ces écarts vous mènera peut-être à poser ces questions:
- Est-ce que certains fournisseurs augmentent ou diminuent notre rendement?
- Notre recette est-elle vraiment optimale?
- Notre nouvel équipement de conditionnement accomplit-il un meilleur travail que l'ancien?
- Est-ce un problème lié à l’horaire des quarts de travail ou à la supervision?
Votre rendement a aussi des répercussions sur la valeur actuelle de votre chaine de production, valeur qui peut dévier de celle estimée. L'analyse de la variance pourrait démontrer que certains fournisseurs ont un impact négatif sur votre capacité de production.
KPI #5: La marge par produit, par client, par jour
Quelle est votre marge d’exploitation par produit? Elle représente les profits générés sur le produit X moins les coûts de production variables, comme la main-d'œuvre et les matières premières, incluant les intérêts et les taxes.
Les données de cet indicateur sont très utiles, par exemple, lorsque vous vendez à une grande chaine d’épicerie.
Dans ce contexte, il se peut que votre modèle de coûts puisse tenir compte des principales catégories de coûts. Mais, il y a une foule de coûts qui peuvent passer inaperçus, comme les frais de chargement aux entrepôts, les commissions, les programmes de rabais, les promotions, les agents de ventes, et les frais de transport, entre autres.
Suivre cet indicateur vous permet littéralement de savoir, en tout temps, chaque dollar de profit que vous générez par produit pour n’importe quel client. La connaissance de votre marge d'exploitation constitue également un point de
Les avantages de surveiller de près vos précieux indicateurs de performance
Vu la concurrence sur le marché de l'alimentation, les marges sont généralement faibles. En gardant l'œil sur vos indicateurs, vous pourrez:
- Suivre votre flux de production en temps réel et l'adapter à la demande.
- Réduire les déchets et mieux planifier vos achats.
- Limiter les pertes dues aux heures improductives lors de pannes d’équipement à la suite d'une surutilisation. (Vous poussez peut-être trop la production pour rattraper des retards et vous négligez la maintenance préventive.)
Pour une réussite durable, toute entreprise agroalimentaire, surtout une en croissance, doit suivre des indicateurs de performance clés. Les bons indicateurs vous permettront de suivre et d’analyser vos données afin de prendre de meilleures décisions qui augmenteront la productivité et le rendement de votre entreprise.
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