Partout, les directeurs et directrices des services financiers sont sur la sellette.
Les entreprises font face à la plus forte hausse de prix en 40 ans. Déjà affaiblies par la pandémie, les chaines d’approvisionnement subissent maintenant les contrecoups de la guerre de la Russie contre l’Ukraine.
Entre-temps, dans la foulée de la COVID-19, les centres-villes subissent des fermetures et réouvertures de commerces qui provoquent de fortes variations de la demande. Si on ajoute dans cette tourmente une main-d’œuvre en pleine ré-évaluation de ses attentes face au travail, on obtient un contexte dans lequel recruter et retenir les meilleurs talents coûte beaucoup plus cher.
Cette économie chancelante augmente la pression sur les gestionnaires financiers. Sommes-nous en chute libre, entrainée par une vraie récession avec un taux de chômage élevé et une baisse de la demande et des profits? Ou, allons-nous plutôt vers un atterrissage tout en douceur avec une baisse graduelle du taux d’inflation sur les six, douze ou dix-huit prochains mois?
La réponse des gestionnaires financiers à chacun de ces scénarios économiques se devra d’être bien adaptée.
Mais, quelle doit être cette réponse ?
Heureusement et comme jamais auparavant, les chefs financiers ont à leur disposition des outils de pointe, des systèmes puissants et des données massives qu’ils peuvent utiliser pour formuler des projections et planifier des scénarios.
En effet, un sondage (en anglais seulement) effectué à l’été 2022 révèle que 73% des directeurs et directrices des services financiers de PME sont parfaitement ou partiellement d’accord que «les technologies de pointe sont un levier de création de valeur à l’échelle de l’entreprise.»
La bonne technologie au bon moment
Pour réussir à naviguer dans ce contexte économique sans précédent, il faut bien analyser les options et les résultats possibles afin de prendre les meilleures décisions dans les meilleurs délais.
Il est donc primordial de pouvoir accéder non seulement à toutes les données de l’entreprise en temps réel, mais aussi aux outils d’analyse décisionnelle qui offrent des informations privilégiées sur ces données.
En l’absence de ces outils, les directeurs et directrices des finances doivent se résoudre à travailler avec des données peu fiables, puisque figées et isolées dans les différentes fonctions d’affaires. Tout processus décisionnel sur la base de ces données sera lent et comportera des risques importants puisqu’il ne tiendra pas compte du contexte d’affaires évolutif.
Les progiciels de gestion intégrée, ou ERP en anglais, sont l’outil essentiel des PME qui, au-delà de leur simple survie, cherchent à prospérer malgré l’inflation.
Avec les avantages et informations privilégiées d’un ERP, les gestionnaires financiers auront tout ce qu’il leur faut pour traverser la tempête. Voici les 5 moyens:
1. Gérer le fonds de roulement tout en maintenant le volume de vente
En comprimant votre fonds de roulement, l'explosion des prix de vos fournisseurs vous mettra face aux défis suivants:
- Comment peut-on répondre aux besoins de la clientèle et maintenir un fonds de roulement adéquat?
- Quelle quantité de stocks doit-on garder avec des coûts d'entreposage en croissance constante?
- Compte tenu de la fragilité de la chaine d'approvisionnement, doit-on prendre le risque de payer les fournisseurs plus tard tout en exigeant des paiements à l’avance des clientes et clients?
- Malgré la possibilité d’une véritable récession, augmente-t-on nos stocks par mesure de sécurité pour pallier les problèmes dans la chaine d’approvisionnement?
Afin de répondre à ses questions, vous devrez prévoir différents scénarios sur la base d’un historique de données en temps réel et d’autres variables. Votre logiciel ERP est donc le meilleur outil pour effectuer cette analyse en amont.
2. Explorer les options pour une stratégie de prix optimale
Votre logiciel ERP peut vous éclairer sur les répercussions possibles de vos changements de prix.
Par exemple, à partir de l’historique de vos données, votre ERP peut fournir des tables de comparaison basées sur des augmentations de prix et offrir un aperçu du seuil d’augmentation que vous pouvez atteindre sans perte de volume de vente.
Quelle augmentation fera déborder le verre? Quel seuil d’augmentation causera une chute de la demande et fera passer vos clients et clientes chez la compétition?
Les formules des logiciels ERP peuvent aussi générer des listes de prix en fonction d’une sélection de marges nettes.
Si vous décidez d’augmenter les prix afin de passer à votre clientèle vos coûts de production plus élevés, vous pourriez trouver ce calcul de Deloitte (en anglais seulement) pertinent: une augmentation de prix de 5% par une entreprise dont la marge de profit net est de 35% peut entrainer une baisse des ventes de l’ordre de 12.5% avant que les profits commencent à s’éroder.
Avec ces scénarios en main, vous pouvez collaborer étroitement avec votre équipe des ventes et du marketing afin de mieux cerner les répercussions d’un changement de prix sur votre entreprise.
3. Rehausser le contrôle sur vos stocks en période de forte inflation
Les stocks représentent une part importante du total des investissements en capitaux des manufacturiers et distributeurs. Donc dans cette période de forte inflation, optimiser ses niveaux de stocks n’aura jamais été aussi important.
Le bon logiciel ERP vous permettra d’analyser vos produits saisonniers afin de déterminer automatiquement la combinaison de stocks optimale et la quantité minimum et maximum à maintenir selon la saison.
Par exemple, l’analyse décisionnelle de cette fonctionnalité vous permettra de savoir quelles marchandises ont:
- la valeur de consommation annuelle la plus élevée
- une valeur de consommation moyenne
- la valeur de consommation la plus faible
Avec ces données en main, vous pouvez prendre des décisions d’achats et de production en fonction de votre rendement antérieur.
Quels sont vos objectifs en termes de gestion des stocks?
Si vous visez la gestion des stocks en juste à temps, les capacités prévisionnelles vous permettent de réduire vos coûts d’entreposage. Cette approche réduit aussi vos coûts de livraisons de dernière minute pour des composants, surtout lorsque vous constatez au dernier moment qu’ils sont en rupture de stock ou en commande différée.
Mais la gestion en juste à temps n'est peut-être pas votre but.
Selon vos projections de ventes, vous pourriez bénéficier d’économies d’échelle en achetant des produits en gros. Votre entrepôt peut-il accueillir ce volume supplémentaire de marchandises?
Cette observation de Deloitte (en anglais seulement) est intéressante: si vous prévoyez une hausse soutenue de l’inflation et que vous fabriquez des produits non périssables qui augmenteront en valeur, vous pourriez envisager d’en garder une plus grande quantité en stocks afin de les vendre plus cher éventuellement.
Le désavantage c'est qu'en cas de récession, vous risquez de rester pris avec un excédent de stocks et une faible demande.
4.Analyser la forte inflation dans votre chaine d'approvisionnement
Comment réagir aux prix fournisseurs qui partent en flèche?
L'analyse des données de votre logiciel ERP vous permet d’effectuer des analyses de coûts, d’efficacité et de rentabilité selon vos différents scénarios d'approvisionnement. Par conséquent, vous aurez plusieurs pistes pour négocier les prix avec vos fournisseurs.
Par exemple, votre ERP peut vous indiquer en temps réel quels composants sont responsables de l’augmentation de vos coûts de production (ex.: la main-d’œuvre, le transport, les matières premières, etc.). Ce degré de précision vous permet de prioriser les composants qui doivent jouer un rôle plus important.
Ces informations privilégiées pourraient vous emmener à trouver des sources d’approvisionnement d’urgence dans la même partie du monde ou dans d’autres régions qui offrent des réductions de prix.
Si vous privilégiez la dernière option, assurez-vous d'avoir la logistique en place pour obtenir la marchandise lorsque vous devrez rapidement changer de fournisseur.
Une autre façon de mettre fin aux prix élevés dans votre chaine d'approvisionnement c'est d’éliminer les intermédiaires. Par exemple, investir dans le commerce électronique vous permet d’être en relation directe avec la clientèle et d’augmenter instantanément vos marges.
5. Mettre au fait votre équipe afin de ramer à l’unisson
Avant de pouvoir mettre en place ces solutions pour contrer l’inflation, vous devez obtenir l’adhésion de votre équipe de direction.
Alors, gardez-la bien informée. Partagez avec vos décisionnaires les données en temps réel qui mettent en lumière les impacts de l’inflation sur l'entreprise, montrez-leur aussi les scénarios que vous avez analysés et les solutions qui pourraient s'appliquer selon la situation.
Informer l’équipe promptement tout en prenant en compte leurs suggestions augmentera l’adhésion au moment où la direction devra établir le budget et prendre les décisions difficiles quant aux nouvelles priorités.
Réussir à passer à travers cette période de grande inflation requiert une planification et une analyse bien réfléchies. Pour les gestionnaires financiers sur la sellette, le logiciel ERP est l’outil crucial qui assurera, dans un contexte de forte inflation, bien plus que la survie de l’entreprise, mais sa prospérité aussi.
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