Choix ERP : quelle méthodologie suivre pour votre PME agroalimentaire ?

L'acquisition d’un système ERP sera l’investissement en TI le plus important pour votre entreprise.

Donc, en tant que gestionnaire financier de votre PME, choisir le logiciel ERP qui conviendra le mieux à votre entreprise est peut-être source d’inquiétude.

C’est pourquoi vous cherchez une feuille de route qui pourra vous guider dans l’évaluation et l’implantation réussie d’un logiciel ERP.

Voici donc les quatre étapes essentielles dans l’évaluation d’un logiciel ERP. Mais, ce billet n'est qu’un avant-goût du repas principal, qu’une vue d'ensemble du processus d’évaluation.

Pour connaître les tenants et aboutissants de la méthodologie d’évaluation de logiciels ERP que vous recommandons, veuillez télécharger notre guide, «Le guide ultime de sélection ERP pour votre PME alimentaire - avec des checklists, des questions et des astuces pour réussir votre projet ERP ».

PREMIÈRE ÉTAPE | Préparer soigneusement le processus d’évaluation de votre logiciel ERP

Votre système ERP transformera de long en large toutes les activités de votre entreprise. C’est pourquoi votre président et votre équipe de gestion devront se consacrer entièrement au projet ERP.

En premier lieu, vous devez monter un dossier de décision pour ce projet transformateur. C’est en puisant dans vos données et lors de vos échanges avec vos collègues dans le cadre de vos recherches — qui risquent de prendre des semaines ou même des mois — que vous tenterez de savoir, entre autres, comment le système ERP pourra optimiser:

• L’efficacité de vos opérationsPar exemple, comment l’automatisation de vos processus et la réduction importante de saisie de données (et des erreurs humaines) rendront votre entreprise plus efficace et agile ? Il faut aussi tenir compte du personnel que vous n’aurez pas à embaucher grâce aux gains en efficacité qui résulteront de votre système ERP.
• La réduction des revers opérationnels Par exemple, comment l’amélioration de la gestion des stocks et une plus grande exactitude des prévisions de besoins en matières premières, permettront des gains en temps et d’argent ? Pensez à l'argent que vous n'aurez pas à débourser pour les arrêts/ralentissements de production, les heures supplémentaires, les pénalités de livraison, l'insatisfaction client, ainsi de suite.
• L’exactitude des prévisions de ventes Ou, comment une visibilité accrue sur votre processus de vente vous permettra de mieux identifier les clients et les prospects qui pourront soutenir votre croissance.
• L’amélioration du calcul des coûtsComment une visibilité en temps réel sur vos coûts de production et sur la rentabilité de vos ventes impactera vos décisions de production et de ventes ?

Incluez dans votre dossier de décision les économies engendrées par les améliorations ci-dessus.

DEUXIÈME ÉTAPE | Établir vos besoins et objectifs

Cette étape de préparation est essentielle à la réussite de votre projet. Le but est de déterminer précisément les défis actuels et à venir que votre système ERP aura à soulever.

En collaboration avec les principaux acteurs de votre équipe, vous devez vous entendre sur la direction que prendra l’entreprise, quels seront vos besoins en cours de route et comment vous arriverez à bon port.

Vous allez donc évaluer et documenter vos défis, cartographier vos processus et énumérer les besoins de chaque processus d’affaires.

Rappelez-vous ! Vous cherchez à évoluer vers le plein potentiel de votre ERP et non à le surpasser dans quelques années. Après tout, vous ne voulez pas avoir à refaire cette évaluation de logiciel ERP trop souvent.

Après votre analyse, créez la liste des fonctionnalités ERP désirées majoritairement et catégorisez-les selon trois critères: essentiels, bénéfiques ou simplement souhaitables.

Générer cette liste vous demandera un investissement en temps et en réflexion, mais le document produit (c.-à-d. les exigences du projet) vous sera utile dans l’évaluation des réponses de vos fournisseurs.

Maintenant que vous avez documenté vos besoins et trouvé toutes les informations requises pour choisir le logiciel ERP le mieux adapté à votre projet, c'est le moment de faire parvenir aux fournisseurs vos demandes d’offres de services et vos questions.

Tenez vos employés informés de façon régulière

Même si vous êtes en contact régulier avec votre équipe de sélection ERP, vous devez, dès le départ, maintenir un dialogue franc et honnête avec tous vos employés. Planifiez des rencontres et des infolettres à fréquence régulière et offrez-leur un soutien et une formation adaptés. Après tout, ils auront à travailler avec le système tous les jours.

TROISIÈME ÉTAPE | Énumérer les solutions possibles

Une fois que vous aurez lu et classé les réponses de vos fournisseurs à votre demande d’offre de services et votre questionnaire, vous aurez votre liste des fournisseurs les plus prometteurs. Maintenant, il est temps de demander à deux ou trois de ces fournisseurs des démonstrations générales. Ainsi, vous pourrez voir de façon tangible les fonctionnalités du logiciel ERP appliquées aux données et aux scénarios de travail que vous aurez fournis.

Intégrateur vs développeur

Votre liste de candidats inclura peut-être des intégrateurs et des développeurs. Parmi les centaines de systèmes ERP sur le marché, certains sont vendus pour le compte de développeurs par des distributeurs/intégrateurs autorisés, et d'autres sont vendus directement par les développeurs.

En gros, le développeur crée son propre logiciel ERP, comme Fidelio, tandis que l’intégrateur est un intermédiaire. Il n'a donc pas de contrôle sur le produit.

Un intégrateur fera surement du bon travail, mais si vous souhaitez travailler avec une équipe qui connaît son ERP sur le bout des doigts, choisissez un développeur.

Si vous souhaitez éliminer les coûts liés aux intermédiaires, travaillez directement avec le développeur.

Et si vous désirez que la mise en place se fasse par une équipe qui a un intérêt direct à ce que le processus se déroule avec succès, choisissez un développeur.

L’autre avantage du développeur c'est la communication simplifiée. Encore une fois, sans intermédiaire ! Un vrai partenaire de développement avec qui vous développerez aussi une relation étroite et qui vous accompagnera dans votre croissance.

QUATRIÈME ÉTAPE | Choisissez votre logiciel ERP

La démonstration de produit doit être adaptée aux besoins de votre PME. Ne laissez pas au fournisseur le choix de déterminer le calendrier des scénarios de tests à présenter. Assurez-vous que les scénarios tiennent compte des opportunités que vous avez entrevues dans votre processus de planification de système ERP.

Planifiez de brèves démonstrations générales (90 à 120 min) avec vos trois fournisseurs vedettes et invitez vos super utilisateurs.

Ne vous laissez surtout pas impressionner par l'attrait des fonctionnalités ni par leur prix alléchant. Vous devez toujours vous poser cette question: est-ce que ce logiciel ERP répond aux objectifs de mon entreprise ?

Profiter de ce temps avec le fournisseur pour lui poser quelques questions clés, par exemple:

• Votre solution peut-elle évoluer selon les besoins futurs, la croissance et les pratiques commerciales de notre entreprise ?
• Comment facturez-vous le développement et l’intégration aux autres logiciels ?
• Utilisez-vous des technologies infonuagiques ?

Notez que la durée de vie de la plupart des logiciels ERP est de plus de 10 ans. Donc, lorsque vous faites le choix d’un logiciel, vous faites aussi le choix du fournisseur et du partenaire avec qui vous allez travailler pour les prochaines années.

D'autres questions à poser à votre fournisseur ERP potentiel

Tel que mentionné plus tôt, le succès de votre projet dépend du lien que vous entretenez avec le fournisseur et son implication. Pour vous assurer que l’adéquation est bonne, posez ce type de question:

• Vos connaissances du secteur alimentaire sont-elles bonnes ?
• Avez-vous une connaissance approfondie des processus opérationnels de cette industrie ? Par exemple, les exigences opérationnelles liées à la traçabilité, à la conformité, à la quarantaine et au rappel de produits ?
• Pourrez-vous adapter le système ERP à notre PME et nous accompagner dans le choix des fonctionnalités qui répondront le mieux à l’atteinte de nos objectifs ? Autrement dit, êtes-vous au fait des meilleures pratiques de l’industrie alimentaire ?
• Serez-vous en mesure de nous offrir des formations dans notre langue de communication et sans jargon technique ?
• Pouvez-vous démontrer que votre situation financière est stable ? (Ils doivent pouvoir vous suivre dans votre croissance.)

Astuces pour la réussite de votre projet

La réussite de votre projet dépendra de l’adéquation entre le système ERP et votre entreprise, de votre relation avec votre partenaire ERP et de l'adhésion de vos employés.

Même si le processus de sélection peut impressionner à prime abord, c’est possible d’avoir un déroulement simple et sans embûches.

Pour une analyse approfondie du processus d’évaluation d’un logiciel ERP, veuillez télécharger notre guide, «Le guide ultime de sélection ERP pour votre PME alimentaire - avec des checklists, des questions et des astuces pour réussir votre projet ERP »