Comment choisir le meilleur logiciel ERP pour son entreprise? Nous avons posé la question à un consultant ERP qui nous a partagé ses conseils. Que ce soit pour un premier projet ERP ou le changement d’un système existant, il met régulièrement son expertise au service de ses clients pour choisir la solution idéale adaptée à leurs besoins. Il revient pour nous sur les critères d’évaluation et les méthodologies de choix lors de la sélection d’un logiciel ERP.
Quels sont les éléments déclencheurs pour qu’une organisation se lance dans un projet ERP ?
Généralement, l’objectif premier d’intégrer un logiciel ERP est la recherche d’efficacité organisationnelle et la rentabilité. Le projet est d’ailleurs souvent initié par un département qui cherche à améliorer ses processus. Ce dernier constate qu’il n’est pas le seul dans l’organisation à avoir ce besoin. Après des échanges avec les autres départements, l’entreprise réalise alors qu’elle a besoin d’un système de gestion unique et global couvrant tous ses processus, ou presque.Très souvent, avant la mise en place d’un système ERP, beaucoup des clients utilisent plusieurs logiciels spécialisés qui fonctionnent séparément (comptable, financier, ou de production) et qui ne communiquent pas entre eux. Ce manque de visibilité et de collaboration entrave leur prise de décision et leur croissance. Pour d’autres, le projet ERP se construit aussi initialement autour d’un besoin spécifique tel que l’accès aux données ou la planification de la production. Le projet évolue ensuite en fonction des besoins et de la croissance de l’organisation.
Vient après la question dela recherche et du choix de l’ERP, qui est souvent intimidante aux vues de la complexité et de l’étendue des offres sur le marché.
Quelles sont les étapes principales de sélection d’un logiciel ERP ?
Le processus de sélection d’un ERP est très important à la réussite du projet, il est donc indispensable d’adopter une vision à long terme. Ainsi, pour choisir un ERP adapté aux besoins présents et futurs de l’entreprise, j’organise la sélection en 6 étapes principales:
- La cartographie des processus d’affaires pour comprendre comment l’entreprise opère
L’idée est de faire le constat de ce qui fonctionne mais surtout de ce qui pose problème. Cette étape est cruciale pour identifier les problématiques et les besoins de l’ensemble des départements de l’entreprise.
- L’élaboration d’un cahier des charges ERP
Décrivez les besoins et les fonctionnalités de la solution recherchée. Quel est l’intérêt du cahier des charges? Il sert à définir les critères de sélections lors de l’appel d’offre. Les fournisseurs devront ainsi s’y tenir point par point.
- La recherche de logiciels de gestion susceptibles de répondre aux besoins de l’entreprise
N’hésitez pas à multiplier les sources d’information via le web, les magazines spécialisés, les références d’autres entreprises ou le recours aux services d’un consultant ERP.
- La distribution du cahier des charges ERP et l’analyse des réponses des fournisseurs
A cette étape, vous devez sélectionner un nombre réduit de fournisseurs en analysant leurs réponses à l’appel d’offre. Quelles fonctionnalités sont couvertes par le logiciel ERP? Proposent-ils des modules spécialisés à votre industrie? Quels seront les besoins potentiels de développement? L’occasion d’opérer une première sélection et de cerner quels systèmes seront susceptibles de mieux répondre à vos besoins.
- Les démonstrations des fournisseurs
Le but ici est d’analyser les solutions en fonction de votre industrie et de vos objectifs.
Pour ce faire, il est nécessaire de rédiger un scénario présentant tous les points devant être couverts durant la présentation. Utilisez le même scénario pour toutes les démos, cela facilitera les comparaisons entre les logiciels. Vous pouvez également de fournir un exemple de données d’entreprise pour faciliter l’évaluation. En effet, suivre une démo avec ses propres produits la rend plus concrète. Enfin, l’utilisation de grilles d’évaluation rassemblant l’ensemble des critères demandés vous permettra d’évaluer avec précisions vos options et de choisir le meilleur ERP pour votre PME.
- La sélection du logiciel ERP
Dans ce cadre, il est essentiel de rendre visite aux entreprises qui utilisent déjà la solution pressentie. Cette étape permettra de valider votre choix et de mieux préparer l’implantation. C’est également le moment d’évaluer l’équipe derrière la solution. Pensez-vous qu’il sera facile de collaborer avec elle tout au long du projet?
Quelles sont vos critères d’évaluation clés pour le choix d’un ERP?
Selon moi, il y a 4 critères d’évaluation essentiels à considérer:
- Le profil de l’organisation
C’est un des critères de choix les plus important dans la sélection d’un ERP. Faites en sorte de prendre en compte ce qui définit votre entreprise. Quelle est votre industrie? Combien d’employés comptez-vous? Quels sont vos priorités? Chaque fournisseur de logiciel ERP a ses spécialités et vous proposera une offre plus ou moins adaptées à vos besoins spécifiques.Autre point à considérer: souhaitez-vous travailler avec un concepteur ou un intégrateur? N’oubliez pas qu’un concepteur aura toujours une meilleure maîtrise du système et une responsabilité directe sur le succès ou l’échec du projet. Un intégrateur est quant à lui un revendeur intermédiaire qui est souvent plus limité dans l’adaptation du logiciel aux besoins de l’entreprise.
- La technologie utilisée et le langage de programmation
Le système est-il mis à jour régulièrement? Les technologies utilisées sont-elles modernes? Est-ce un système réellement intégré ou requiert-il une série d’add-ons, c’est-à-dire de logiciels développés par d’autres concepteurs? Est-il vendu on-premise ou en SaaS? Dans une perspective d’investissement à long terme, ce critère permet d’évaluer la durabilité du système.
- L’étendue des fonctionnalités
Le logiciel est-il flexible? Pourra-t-il s’adapter aux besoins courts et moyens termes de l’entreprise? Et surtout, est-il adapté à votre métier?
- L’ergonomie du système et la facilité de prise en main
Un logiciel facile d’utilisation permettra une prise en main rapide par vos employés, ce qui facilitera la gestion du changement liée à cette acquisition.
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Est-ce que certains secteurs requièrent des fonctionnalités ERP plus spécifiques à leurs activités?
Oui, absolument. Certains secteurs comme l’aéronautique ou l’alimentaire peuvent imposer la mise en place de processus additionnels tel que la traçabilité et les non-conformités. Selon votre industrie, il peut donc être judicieux de se tourner vers un ERP spécialisé, pensé pour votre métier, afin de limiter les besoins de développements complexes et coûteux.
Le budget est souvent un critère important lors du choix d’un ERP: quel budget prévoir pour la mise en place d’un tel projet ?
C’est souvent une question piège de penser à un budget. Bien que cet aspect soit important, il faut penser plutôt au retour sur le capital investi. La solution qui respecte le budget ne sera pas obligatoirement la plus rentable à implanter et à opérer. Il faudrait au minimum consacrer 1 à 1,5% du chiffre d’affaires à l’acquisition d’un logiciel ERP (licence et implantation). Investir moins démontre généralement un manque de sérieux de la démarche.
Quelles sont les facteurs de succès lors de l’implantation d’un ERP ? Quelles sont les erreurs les plus communes?
Je dirais que le facteur de succès principal d’un projet ERP est l’évaluation méthodique des solutions. Il est indispensable de bien définir le projet et ses objectifs en amont afin de se poser les bonnes questions. Quel est votre système actuel, ses faiblesses et quels sont vos objectifs sur le long terme? Cette analyse préalable vous guidera lors de toutes les étapes de votre projet et fait souvent la différence entre un projet réussi ou non.Les erreurs les plus communes sont généralement liées à une méconnaissance des processus de l’entreprise, à un manque de préparation lors de la migration des données, ou bien encore une mauvaise communication en amont auprès des employés.
Alors, vous sentez-vous prêt(e) à choisir votre logiciel ERP? Des premières recherches aux évaluations des fournisseurs, ces conseils vous permettront de surmonter la somme d’informations à analyser et de choisir de façon éclairée le meilleur ERP pour votre PME. En suivant cette méthodologie de choix, vous pouvez être assuré(e) de la réussite de votre projet sur le long terme!
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