Fondé en 2016, Top Glaciers est un collectif de maîtres glaciers qui ont uni leurs forces pour partager leur savoir-faire, leur expertise et leurs marques. Au fil des années, la demande croissante pour leurs produits et l’ouverture de nouvelles lignes de production ont poussé l’entreprise à repenser sa gestion interne. Pour soutenir cette croissance rapide, Top Glaciers a entrepris une transformation numérique majeure en implantant le système ERP Fidelio. Découvrez les motivations derrière ce projet, les étapes clés du déploiement et les bénéfices concrets observés depuis la mise en œuvre.
Top Glaciers regroupe plusieurs artisans glaciers passionnés qui produisent une variété de desserts glacés de qualité supérieure. En quelques années seulement, l’entreprise a connu une forte expansion, marquée par l’ouverture d’une deuxième usine et de nouvelles lignes de production. Cette croissance rapide a cependant mis en lumière les limites du système de gestion existant.
Jusqu’alors, les opérations reposaient sur Microsoft Access, un outil qui ne permettait qu’un seul utilisateur à la fois. Les équipes devaient jongler avec des processus manuels et des feuilles de calcul pour gérer les ventes, l’inventaire et les coûts. Cette approche rendait la coordination complexe, les conciliations longues et les analyses financières peu fiables.
Le principal enjeu de Top Glaciers résidait dans le manque de visibilité et de fiabilité des données. Les informations théoriques étaient accessibles, mais il était difficile d’obtenir une image juste de la réalité opérationnelle. Les conciliations se faisaient manuellement, et la direction devait consacrer un temps considérable à rattacher l’information plutôt qu’à analyser les performances ou corriger les inefficacités.
Il devenait également essentiel de mieux comprendre la rentabilité de chaque produit. Dans une industrie où les marges bénéficiaires sont généralement serrées, cette information est déterminante pour confirmer la performance des opérations et orienter les décisions d’affaires. Or, en l’absence de données fiables et centralisées, il était difficile de mesurer précisément les coûts réels et les marges par ligne de produits.
Avec la multiplication des entrepôts et des lignes de production, la gestion des stocks devenait également un défi. L’entreprise devait désormais suivre les matières premières, les produits finis et les lots à travers plusieurs emplacements, ce que le système en place ne permettait pas de faire efficacement.
En somme, l’outil existant freinait la croissance de Top Glaciers et compromettait sa capacité à maintenir un haut niveau de rigueur et de rentabilité.
Face à ces limites, la direction de Top Glaciers a défini des objectifs clairs :
La recherche d’un nouvel ERP avait débuté avant l’arrivée de la directrice des finances, Christine Versailles. L’entreprise souhaitait être accompagnée pour bien comparer les solutions disponibles. Un consultant externe a alors été sollicité pour analyser les processus d’affaires, rédiger un cahier des charges et guider Top Glaciers dans sa sélection.
Six solutions ont été évaluées, et trois finalistes ont été retenues, dont Fidelio. Après les démonstrations, Fidelio s’est démarqué par sa facilité d’utilisation, son rapport qualité-prix avantageux et sa spécialisation pour le secteur alimentaire.
«Il y avait une question de facilité dans la plateforme. On trouvait que c'était accessible, facile d'utilisation et convivial. On pouvait se projeter lors de la démo.»
— Christine Versailles, Directrice des finances et de l'administration
La première phase du projet a porté sur les finances et les ventes, deux départements jugés prioritaires pour soutenir la croissance. L’objectif principal était d’améliorer le suivi de l’inventaire des produits finis et de simplifier la production des rapports financiers.
L’équipe de Top Glaciers a bénéficié d’un accompagnement étroit de Fidelio. Un analyste d’affaires attitré a travaillé en étroite collaboration avec les équipes internes afin de bien comprendre leurs processus, leurs particularités et leurs besoins. Plusieurs rencontres ont eu lieu entre les équipes de Fidelio et de Top Glaciers pour échanger, documenter les flux d’information et s’assurer que la solution soit parfaitement adaptée à la réalité de l’entreprise.
Une fois cette préparation complétée, la phase de tests a été mise en place sur une période prolongée afin de tester le système dans des conditions réelles et d’identifier les ajustements nécessaires avant la mise en production. Cette approche, marquée par une collaboration constante et une communication ouverte, s’est révélée déterminante pour la réussite du projet.
La seconde phase a permis d’intégrer les fonctions de production et de planification. Avec l’ouverture d’une seconde usine et l’ajout de nouvelles lignes de production, il était essentiel d’uniformiser les processus et de renforcer la rigueur opérationnelle.
Fidelio a permis d’introduire des outils structurants pour coordonner les activités entre la production, les achats et l’inventaire.
Concrètement, cette phase a permis de :
Ensuite, la mise en service a marqué une étape importante. Les nouveaux utilisateurs ont été formés, et les échanges constants entre Fidelio et les équipes de production ont facilité la transition. Cette phase a permis d’atteindre un niveau de contrôle et de standardisation supérieur, essentiel pour soutenir la croissance à long terme.
« Au niveau de la production, Fidelio nous a permis d'avoir de l'information de grande qualité, très pertinente et surtout en temps réel. On n’a pas besoin d’attendre à la fin du mois pour savoir si ça a été une bonne période. À la fin de la journée, on est capable de le savoir. »
— Louis Houde, Contrôleur adjoint
Le premier mois complet d’utilisation du système a confirmé la valeur ajoutée de Fidelio. L’entreprise bénéficie désormais de données fiables et accessibles, ce qui lui permet d’obtenir une compréhension fine de ses coûts et de ses marges par produit.
Les états financiers et les rapports de production sont produits beaucoup plus rapidement, libérant du temps pour l’analyse et la prise de décision. Les équipes des finances, des achats, de la production et du contrôle qualité profitent toutes d’une meilleure visibilité et d’une coordination accrue.
« Fidelio nous a permis d’atteindre un bon niveau de rigueur dans l’ensemble de l’organisation et une meilleure compréhension de nos opérations. »
— Christine Versailles, Directrice des finances et de l'administration
Grâce à Fidelio, Top Glaciers a transformé en profondeur sa gestion et sa structure opérationnelle. L’entreprise est aujourd’hui mieux équipée pour soutenir sa croissance, optimiser sa rentabilité et garantir une traçabilité exemplaire. Cette transformation numérique marque une étape clé dans son développement et ouvre la voie à de nouvelles ambitions.