Fondée en 1976, PR Distribution est une entreprise familiale de troisième génération spécialisée dans la distribution de fournitures industrielles et MRO. La compagnie compte environ 40 représentants couvrant l’Est du Canada.
L’entreprise se distingue par son service de gestion des stocks par le fournisseur (en anglais, Vendor Managed Inventory ou VMI) soutenu par une large gamme de systèmes de gestion d’inventaire et de machines distributrices. Ces solutions permettent à leurs clients de mieux gérer leurs inventaires et d’assurer la disponibilité des produits dans des secteurs tels que le camionnage, le manufacturier, l’entretien institutionnel et la construction.
Avant sa transformation numérique, PR Distribution faisait face à plusieurs contraintes importantes. La gestion des commandes était largement manuelle et les équipes manquaient de visibilité en temps réel sur les stocks et les prix par client. L’entreprise devait aussi composer avec la difficulté de standardiser le processus pour ses nombreux représentants sur le terrain.
Chaque commande nécessitait un double travail. Les ventes étaient d’abord notées sur papier lors des visites. Elles étaient ensuite transmises à l’interne et ressaisies manuellement dans le système existant. Une fois saisies, les commandes étaient préparées à l’entrepôt puis étiquetées pour l’expédition. Ce processus engendrait non seulement des retards, mais aussi un risque accru d’erreurs, générant parfois des retours et des insatisfactions clients. François Lord, directeur général de PR Distribution, résume bien cette période :
« Avant Fidelio, tout reposait sur des manipulations manuelles. Les représentants prenaient les commandes sur le terrain, qui étaient ensuite numérisées et envoyées par courriel au bureau, puis ressaisies dans le système pour être traitées. »
L’enjeu principal était donc de trouver un moyen de soutenir la croissance sans multiplier le personnel et d’assurer un service client fiable, rapide et transparent.
Pour François Lord, l'objectif était clair :
« Nous voulions être les meilleurs dans notre service VMI et assurer que nos clients soient bien servis, tout en permettant à nos représentants d’être plus efficaces sur le terrain ».
PR Distribution avait pour objectif de moderniser son approche de gestion des stocks par le fournisseur et de permettre à ses représentants et clients d’accéder à des informations fiables et en temps réel. Le choix d’un ERP adapté devait permettre de :
Automatiser la saisie des commandes pour réduire les erreurs et le temps de traitement.
Offrir une visibilité complète sur les stocks et les prix aux représentants sur le terrain, aux équipes internes et aux clients.
Optimiser la planification et la gestion des inventaires à distance via un portail client libre-service.
La collaboration avec Fidelio a débuté par une analyse des processus internes de PR Distribution afin d’identifier les opportunités d’automatisation et d’amélioration des opérations. Dans ce cadre, l’entreprise a également intégré son système de gestion des informations produits (en anglais, Product Information Management ou PIM). Cette intégration a permis de centraliser les informations produits et de les rendre accessibles en temps réel aux équipes internes ainsi qu’aux représentants sur le terrain.
La mise en œuvre de Fidelio s’est ensuite déroulée progressivement. Les premières étapes ont consisté à automatiser la gestion des commandes et de l’inventaire afin de réduire la saisie manuelle et d’améliorer la fiabilité des données. Par la suite, PR Distribution a développé des outils numériques destinés à soutenir ses représentants lors de leurs visites chez les clients.
L’adoption de la plateforme a toutefois nécessité une période d’adaptation. Certains employés étaient initialement plus hésitants face aux nouvelles technologies. Toutefois, à mesure qu’ils ont commencé à utiliser les outils au quotidien, ils ont rapidement constaté les avantages. Comme le souligne François Lord :
« Au début, certains employés étaient sceptiques. Mais lorsqu’ils ont commencé à utiliser la solution, ils ont réalisé à quel point elle leur était utile. Ils pouvaient mieux faire leur travail et même visiter davantage de clients dans une même journée. »
Depuis la mise en place de Fidelio ERP, PR Distribution a observé plusieurs bénéfices tangibles :
Une productivité accrue : les représentants peuvent désormais effectuer plus de visites quotidiennes et traiter davantage de commandes. François Lord souligne l’impact immédiat :
« Avant, nos représentants pouvaient effectuer entre 6 et 8 visites par jour. Aujourd’hui, ils en font environ entre 8 ou 10. Multipliez cela par nos 40 représentants sur presque 250 jours ouvrables : cela fait plus de 10 000 visites optimisées par an. Et grâce à l’automatisation, chaque commande est traitée plus rapidement avec moins d’erreurs. C’est un gain énorme pour notre productivité et pour le service à la clientèle. »
Une précision améliorée : la saisie automatisée réduit significativement les erreurs et les retours. Les représentants peuvent saisir les commandes sur place et transmettre automatiquement l’information à l’entrepôt pour la préparation et l’expédition, éliminant toute ressaisie manuelle.
Une meilleure visibilité sur les stocks et les prix : les clients et les équipes internes disposent d’informations actualisées et fiables. Le portail client libre-service permet aux clients de consulter leurs prix, vérifier la disponibilité des produits et suivre leurs commandes en temps réel. Cette visibilité réduit les demandes d’information adressées à l’équipe interne et simplifie les échanges entre les clients, les représentants et le service à la clientèle.
Une croissance soutenue grâce au portail client libre-service : PR Distribution est en voie de doubler le nombre de transactions effectuées via son portail web en l’espace d’un an, tout en conservant la même équipe. Cette autonomie réduit la charge administrative pour l’équipe interne et facilite le traitement rapide et fiable des commandes, contribuant à un accroissement significatif du volume d’affaires.
Le portail client libre-service permet également aux clients d’accéder facilement à l’information dont ils ont besoin, telle que la consultation des factures, ainsi que le suivi des commandes, des produits en ruptures (BO) et des livraisons. François Lord partage :
« Après un an, nous avons environ 800 utilisateurs actifs, plus de 1 200 transactions complétées, et nous sommes en bonne voie pour doubler le nombre de transactions réalisées l’an dernier. »
Cette citation met en évidence l’adoption rapide et l’efficacité de l’ERP, ainsi que la croissance continue du volume de transactions, un indicateur clé du succès de la transformation numérique.
Grâce à l’intégration de Fidelio ERP, PR Distribution a modernisé ses opérations VMI tout en conservant son approche humaine. Les représentants disposent désormais d’outils numériques efficaces, et les clients peuvent gérer leurs commandes de manière autonome via le portail libre-service. Comme le résume François Lord :
« Aujourd’hui, aucun de nos représentants ne voudrait revenir à l’ancienne méthode. Chaque commande est fluide, les informations sont accessibles instantanément, et nous pouvons continuer à croître sans augmenter nos équipes de ventes internes au même rythme. C’est une transformation qui a changé notre façon de travailler et notre capacité à servir nos clients. »
Cette réussite marque une étape majeure dans l’histoire de PR Distribution et illustre comment l’adoption d’un ERP moderne peut transformer les opérations d’une entreprise familiale en optimisant l’efficacité et en soutenant une croissance durable.