Italfoods a connu des difficultés de croissance.
En 2021 et 2022, le chiffre d'affaires de ce distributeur basé en Ontario, proposant 2 000 produits alimentaires domestiques et importés, a augmenté de plus de 30 % chaque année.
Pourtant, l'entreprise continuait de suivre son inventaire avec stylo, papier et un logiciel de comptabilité obsolète qui ne répondait plus aux besoins de l'entreprise.
Dans notre entretien avec Ewelina Jaroszek, directrice des opérations commerciales, elle détaille l'incroyable transformation de l'utilisation de Fidelio pour hisser leur entreprise vers de nouveaux sommets !
En raison de la forte demande de marchandises, le suivi des stocks à l'aide d'un stylo, de papier et d'Excel était une tâche qui prenait beaucoup de temps et qui était source d'erreurs. De plus, l'entreprise était constamment à court de marchandises.
Lorsqu'Italfoods a reçu sa certification HAACP en 2022, le maintien des rapports de traçabilité à l'aide d'un stylo et de papier a encore alourdi le fardeau de l'entreprise.
Outre Italfoods, le contrôleur de gestion de l'entreprise devait gérer les finances de cinq entreprises sœurs indépendantes. Il devait donc travailler avec six instances de QuickBooks, Sage et le logiciel de paie. « Le simple fait d'effectuer des activités simples prenait beaucoup de temps et était épuisant », a déclaré M. Jaroszek.
En raison de l'utilisation intensive du papier, les données étaient entachées d'erreurs et de pertes d'informations. L'entreprise ne pouvait pas suivre facilement ses indicateurs clés de performance, qui n'étaient pas disponibles dans le logiciel Sage.
Il était également presque impossible d'obtenir des données analytiques. Même lorsque les données étaient exportées vers une feuille de calcul, peu de membres de l'équipe de direction savaient comment utiliser les tableaux croisés dynamiques d'Excel pour analyser les tendances.
Avec relativement peu de processus opérationnels en place, les employés ont eu du mal à trouver leur place dans l'entreprise, ce qui a entraîné une rotation du personnel.
Les six entreprises dépendant de trois serveurs situés au siège social, la société s'est sentie vulnérable à une perte potentielle de données dans un certain nombre de scénarios. En mai 2021, Italfoods a été victime d'un problème de corruption de données qui l'a perturbée pendant des mois. En octobre 2022, l'un des serveurs est mort.
Jaroszek savait ce qu'elle avait à faire. Dans ses emplois précédents, elle avait participé à la mise en œuvre de logiciels ERP. Comme l'équipe dirigeante ne connaissait pas ce type de logiciel, elle a fait des présentations pour expliquer l'outil. Elle a rapidement obtenu l'adhésion de l'équipe à la mise en œuvre d'un système ERP chez Italfoods.
Mme Jaroszek a recruté une équipe ERP interne pour exécuter le projet. Ils se sont mis d'accord sur les critères de sélection suivants:
Son équipe de cinq personnes a assisté à des démonstrations, partagé des notes et réduit le nombre de fournisseurs à une courte liste de quatre : Acumatica, Business Central, Oracle NetSuite et Fidelio. Les deux premiers fournisseurs ont ensuite été éliminés.
Bien qu'Oracle NetSuite soit bien établi au niveau mondial et qu'il bénéficie d'un soutien financier important, l'équipe de M. Jaroszek a constaté les lacunes suivantes :
En revanche, Fidelio offrait une expérience utilisateur beaucoup plus favorable.
Deux autres facteurs ont également pesé lourd en faveur de Fidelio :
Lors de la mise en œuvre, l'équipe de Mme Jaroszek a testé chaque processus, s'est exercée sur le système et a posé des questions.
« J'ai dépassé le calendrier de mise en œuvre standard », dit-elle, « mais ils [Fidelio] m'ont soutenue tout au long du processus, et même si je voulais passer d'un sujet à l'autre, j'ai obtenu mes réponses. J'en suis donc très satisfaite. »
Aujourd'hui, l'implémentation de Fidelio profite à Italfoods dans les domaines suivants :
Auparavant, le contrôleur financier devait gérer six instances de chacune des trois applications comptables pour gérer indépendamment les six sociétés sœurs.
Désormais, ces six sociétés partagent les éléments suivants :
« Maintenant, je peux voir un sourire sur le visage de mon contrôleur financier », a déclaré M. Jaroszek.
Avant le système ERP, pour obtenir des rapports sur les ventes d'une année sur l'autre, l'équipe de direction devait comparer le rapport de 20 pages d'une année avec le rapport de 20 pages d'une autre année.
Avec Fidelio, les dirigeants peuvent accéder à ces chiffres à tout moment, en temps réel, sous forme numérique ou graphique. En outre, grâce à des vues d'analyse dynamiques, le système permet aux dirigeants d'analyser en profondeur, par exemple, un chiffre global tel que les « coûts de réparation de l'équipement », afin de déterminer les dépenses qui composent ce total.
L'automatisation et la rationalisation des processus de Fidelio ont permis de réduire le nombre d'employés chez Italfoods. L'entreprise n'a plus besoin d'embaucher de nouveaux employés pendant les périodes de pointe.
Mais lorsque des personnes sont embauchées, elles sont facilement formées à des processus bien définis. Ils effectuent moins de tâches répétitives. En outre, plusieurs employés reçoivent une formation polyvalente sur les tâches à accomplir, de sorte que les absences ne ralentissent plus le flux de travail. Les vendeurs itinérants travaillent désormais de manière plus productive parce qu'ils ont accès à distance aux systèmes de l'entreprise.
Comme Fidelio Cloud ERP fonctionne à partir de l'infrastructure Microsoft Azure, Italfoods n'a plus à se soucier de la gestion de ses serveurs sur site ou de la perte de données.
La transformation numérique d'Italfoods permet aux dirigeants de planifier la mise en œuvre d'autres outils numériques pour stimuler la productivité :
Au cœur de tous ces projets de création d'entreprise se trouvent des informations numériques fiables et en temps réel qui améliorent la prise de décision. « Avec Fidelio, j'aime non seulement les filtres dynamiques, mais je peux obtenir toutes les informations que je veux et, pour être honnête avec vous, il n'y a pas de limites. »
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