Vous êtes bombardé par des données brutes à journée longue.
En tant que gestionnaire des finances de votre petite ou moyenne entreprise manufacturière, votre rôle est de comprendre ces données. L’objectif est ensuite de les transformer en renseignements qui faciliteront le processus décisionnel pour votre équipe de direction et tous vos collègues.
Les bons outils en intelligence d’affaires vous faciliteront la tâche. Ces outils vous éviteront d'avoir à passer une partie de la journée à coordonner la collecte manuelle des données de vos processus d'affaires, à compiler les chiffres dans des feuilles de calcul, et à imprimer des rapports que vos collègues ne consulteront que quelques instants. Cela évitera aussi que d'autres personnes dans l'entreprise passent aussi plusieurs heures à générer un rapport qui sera rapidement obsolète.
Heureusement, de nouveaux outils ont révolutionné l’intelligence d’affaires. Ces derniers vous permettent d’avoir davantage d’informations plus rapidement afin de rendre votre processus décisionnel plus efficace.
Aujourd’hui, l’intelligence d’affaires (ou BI, pour Business Intelligence and anglais) offre un éventail d’outils qui accèdent à vos données et les diffusent en temps réel en format rapport, tableau de bord, graphique, schéma, etc., qui facilite leur lecture.
Imaginons par exemple que vous fabriquez des produits laitiers. Si vous voulez savoir quels vendeurs livrent en retard, vous pourriez accéder à cette information en quelques clics grâce à la localisation géographique. La carte pourrait vous renseigner sur les causes de ces retards, par exemple, un problème géographique ou d'infrastructure. L’intelligence d’affaires moderne facilite ce genre d'analyse.
Afin de profiter de l’intelligence d’affaires en temps réel, vous aurez besoin d’un outil indispensable ? un progiciel de gestion d'entreprise ou ERP en anglais.
Un logiciel ERP a un module attribué à chacune de vos fonctions d'affaires. Ces modules standardisent les données de chaque fonction d’affaires et les intègre dans une base de données centralisée qui gère toutes vos données en temps réel.
C'est par ce traitement centralisé que votre ERP peut automatiser vos processus d’affaires. Par exemple, lorsqu’une commande de vente est saisie, les données des modules d'achat, des stocks, de fabrication et d'expédition sont ajustées instantanément. Ce document n'aura pas besoin d’être saisi de nouveau.
Cette intégration instantanée fait en sorte que toutes vos données système fournissent un portrait en temps réel de votre entreprise. Donc, tout membre de votre équipe avec les autorisations pourra accéder au logiciel ERP et voir vos opérations en temps réel.
Pour en apprendre davantage sur les bases des systèmes ERP, cliquez sur notre article, «Qu'est-ce qu’un ERP? Les réponses à vos questions les plus courantes.»
Les meilleurs systèmes ERP ont un module dédié à l’intelligence d’affaires. Ceux qui n’ont pas ce module peuvent se connecter à des outils externes, mais ces derniers ont les points faibles suivants:
Compliqués à utiliser Vous aurez peut-être besoin d’être formé à l'utilisation des nombreux éléments qui constituent les outils d'intelligence d’affaires. Vous aurez donc à former vous-même les employés ou embaucher un expert dans votre industrie qui devra être disponible et abordable.
Maintenance Comme tout logiciel, les outils externes requièrent de la maintenance afin d’assurer que les mises à jour individuelles fonctionnent correctement ou qu’elles s'intègrent de façon stable avec vos systèmes actuels.
Soucis de performance L’outil externe peut avoir de la difficulté à importer un volume important de données. Ou, l’outil peut subir des ralentissements et des arrêts de processus afin de «digérer» les données.
1. Créer des rapports sophistiqués
Votre système ERP vous offre une vue à 360 degrés sur vos opérations. De plus, les vues d’analyse dynamiques vous permettent de forer vos données et de les décortiquer selon les besoins de vos rapports.
Si votre solution ERP est infonuagique, tous vos gestionnaires, peu importe leur localisation, peuvent accéder aux mêmes données ERP lorsqu’ils produisent leurs rapports.
2. Accéder en temps réel à vos données
En vous donnant accès à vos données en temps réel, votre système ERP vous permet de prendre des décisions en amont. Supposons que vous surveillez les déchets produits par vos équipements. Si vos déchets sont de niveau B le lundi, et de B+13% le mardi à 14h, alors vous savez que les conditions de production ont changé. Vous pouvez remédier immédiatement à la situation.
3. Démocratiser l’utilisation des rapports et KPI
Qui a dit que les rapports profitent surtout aux gestionnaires? Avec un système ERP, toute personne autorisée dans votre entreprise peut accéder aux données afin de voir sa performance chiffrée ou d’imprimer le rapport en question.
De plus, le bon logiciel ERP permet aux utilisateurs de personnaliser les KPI dans leur tableau de bord et de colliger les données souhaitées. Le tableau de bord est un outil visuel qui génère instantanément toutes les données dont votre équipe a besoin pour optimiser sa performance.
Vous aimeriez en apprendre davantage sur les indicateurs de performance et la productivité? Cliquez sur notre article «KPI agroalimentaire : 5 indicateurs de performance à suivre absolument ».
4. Faciliter la planification du travail et la prévision des tendances
Votre solution ERP vous permet de voir clair dans vos stocks, vos ventes et vos fabrications. Lorsque vous saisissez une commande dans le système, vous pouvez planifier vos besoins en matières premières et composants avec plus de précision, savoir quels processus de fabrication seront requis et quel personnel travaillera sur la commande.
De plus, le rapport produit par l’intelligence d’affaires de votre ERP, par exemple, peut indiquer qu’au cours des trois dernières années, les meilleures ventes de fromage bleu étaient à l’automne et à l’hiver. Ces renseignements permettent à votre équipe des ventes d'agir de façon proactive et, donc, de conclure davantage de ventes, de maintenir les niveaux de stocks optimaux et d'avoir le personnel en nombres requis.
5. Forer vos données pour obtenir des renseignements inattendus
Plusieurs modules d’intelligence d’affaires intégrés offrent une fonctionnalité d’analyse prédictive. Selon votre requête, l’analyse fore les mégadonnées pour déceler les patrons et les tendances. Avant, vous auriez eu besoin de professionnels en analyse de données pour interpréter les résultats de vos forages. Mais les résultats fournis par les modules d’intelligence d’affaires modernes sont facilement accessibles pour vos employés.
En tant que gestionnaire financier de votre PME, vous devez accéder aux informations les plus récentes pour assurer la stabilité financière de votre entreprise. En demeurant à l’affut des tendances, par exemple, dans vos ventes, vos marges de profit, vos stocks ou votre flux financier, vous et votre équipe pourrez prendre les mesures qui s’imposent plus rapidement.
Votre solution ERP vous permettra de:
Pour en apprendre davantage sur comment un logiciel ERP peut accroître vos capacités bien au-delà de ce que permet votre logiciel comptable, cliquez sur notre article «Et si vous remplaciez votre logiciel comptable par un système ERP pour gérer votre PME ?»
En tant que gestionnaire financier de votre PME, vous comprenez l’importance de dégager les signaux du vacarme créé par toutes ces données qui vous bombardent.
En tirant le maximum du module d’intelligence d’affaires de votre ERP, vous accomplirez ceci rapidement et facilement, et assurerez, du même coup, la pérennité de votre entreprise.