5 signes qui montrent que votre PME agroalimentaire est prête pour un ERP

Votre PME agroalimentaire est en croissance ? Félicitations pour votre réussite ! Il est peut-être temps pour votre entreprise d’investir dans un outil qui vous permettra de soutenir votre développement sur le long terme. Vous avez certainement utilisé jusqu’à présent des logiciels de comptabilité de base et des fichiers Excel qui vous ont permis d’amorcer votre croissance. Mais ces outils ont leur limite lorsque les volumes de ventes augmentent. Certains signes ne trompent pas: vous manquez de contrôle sur votre production et la traçabilité de vos produits ? Vous avez peu de visibilité sur vos résultats ? En résulte parfois un mécontentement de vos clients et peut-être même la perte de certifications ou labels ? Un système EPR présente de nombreux bénéfices pour pallier à ces enjeux. Voici 5 signes qui prouvent que votre PME agroalimentaire est prête à investir dans un ERP.

1. J’utilise plusieurs logiciels, un par département et aucun n’est intégré

Excel, Sage 500, Acomba ou ERP de première génération… il y a quelques années, ces logiciels étaient certainement suffisants pour gérer vos opérations et suivre vos résultats. Mais maintenant que votre PME agroalimentaire est en pleine croissance et que votre volume de ventes augmente, ces outils ne sont plus adaptés aux besoins de votre entreprise (lenteur, fonctionnalités insuffisantes, saisie complexe, etc.). Qu’ils soient désuets ou mal adaptés, ces outils sont des sources de perte de productivité pour vos équipes.

Prenez Excel par exemple. Le logiciel est très propice aux erreurs humaines car tout ou presque est manuel. Sans intégration ni centralisation, les données doivent être entrées de nombreuses fois. Par exemple, si un de vos employés créé toutes vos soumissions dans Excel, les commandes seront très certainement générées depuis un autre fichier ou système. Une vraie perte d’efficacité !

• Les signes qui ne trompent pas;: Erreurs, pertes de temps, bogues, problèmes de communication sont les lots quotidiens de vos équipes.
• Les bénéfices des ERP pour les PME agroalimentaires: ce sont des logiciels intégrés, ce qui signifie que l’ensemble des fonctionnalités dont a besoin votre PME agroalimentaire est couverte au sein d’un même système. Cela permet non seulement de centraliser toutes vos données et d’améliorer la communication entre vos départements, mais aussi d’automatiser certaines tâches selon des processus clairement établis.

Les chiffres parlent d'eux-mêmes. Le site webFinances Online a mis en ligne sur son blog une infographie tirée d'une étude menée parThe Aberdeen Group surles raisons pour lesquelles les PME préfèrent les systèmes ERP aux logiciels indépendants. Les résultats sont parlants.

2. Je n’ai pas de visibilité sur ma performance globale et ma rentabilité

Autre problème : comme vos logiciels ne sont pas intégrés, vos données sont complexes à analyser. Impossible dès lors de calculer la rentabilité de vos projets ou vos coûts de revient. En résulte un manque de visibilité sur la performance globale de votre entreprise. Résultats: vous n’êtes pas alerté des dysfonctionnements financiers et vos prises de décisions sont devenues plus réactives que proactives.

• Les signes qui ne trompent pas: Vos facturations, le paiement de vos fournisseurs et les paies de vos employés: tout est géré séparément, avec des logiciels indépendants les uns des autres. Conséquence: pour générer des analyses et les personnaliser, vous êtes sans cesse obligé de faire appel à un programmeur.
• Les bénéfices des ERP pour les PME agroalimentaires: Toutes vos données seront collectées et centralisées en temps réel au sein d’un même système, ce qui vous permettra de générer des rapports et des analyses à tous les niveaux de l’entreprise. Bonne nouvelle: plus besoin de passer par votre équipe TI ! La plupart offrent d’ailleurs des tableaux de bord et des KPI personnalisés qui rendent les informations très visuelles.

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3. J’ai des difficultés à obtenir une vue précise de mes inventaires en temps réel.

La gestion de l’inventaire est critique pour une PME agroalimentaire. Sans système adapté, il est compliqué voire impossible de savoir avec précision et en temps réel quels produits sont actuellement dans votre entrepôt. De plus, vos coûts opérationnels sont importants et vous manquez d’agilité dans la gestion de vos stocks et de vos promotions. Savez-vous évaluer le gaspillage, les pertes, le surstockage? Parvenez-vous à anticiper les demandes clients qui fluctuent selon les prix et les saisons ? La valeur de votre inventaire dans vos rapports financiers correspond-elle à vos stocks physiques ? Si vous n’êtes pas certain des réponses, il est peut-être temps d’investir dans un ERP !

• Les signes qui ne trompent pas: Vos données ne sont pas mises à jour en temps réel, vos rapports et l’information concernant vos stocks sont faussés à cause d’erreurs humaines ou même de pertes de données. Cette situation est souvent synonyme de travail supplémentaire pour vos employés qui doivent passer plus de temps à vérifier l’exactitude des fichiers. Et si un de vos employés responsable de l’inventaire quitte l’entreprise, les chances sont minces pour que vos équipes reprennent les dossiers sans confusion !
• Les bénéfices des ERP pour les PME agroalimentaire: Un ERP vous permettra de prendre de meilleures décisions d’affaires et de minimiser les pertes afin de soutenir votre croissance. Votre inventaire n’aura désormais plus de secret pour. Vous réduirez ainsi les tâches manuelles grâce à l’automatisation et la rationalisation de vos processus: des fonctionnalités synonymes d’efficacité et de réduction d’erreur. Un avantage réel dans un marché concurrentiel tel que l’agroalimentaire.

4. J’ai du mal à garantir la traçabilité de mes produits

En tant que producteur, manufacturier ou distributeur agroalimentaire, votre entreprise est confrontée à des défis spécifiques à votre industrie. En plus de gérer les commandes de vos clients, de contrôler les stocks et de planifier la production, vous devez aussi vous conformer aux normes de plus en plus strictes exigées par votre secteur. Mais voilà, sans système adapté, la visibilité sur l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement est difficile voire impossible.

• Le signe qui ne trompe pas: pour être certain de respecter les régulations, ce manque de visibilité vous pousse certainement à rappeler tous vos lots produits en une journée au lieu de rappeler uniquement le lot défaillant. Mais ce n’est pas une fatalité !
• Les bénéfices des ERP pour les PME agroalimentaires: Un système ERP vous permettra de tracer vos produits depuis la réception des matières premières jusqu’à la distribution de vos produits finis. Comment ? Grâce à des fonctionnalités spécialisées telles que les codes-barres, la gestion des étiquetages et des dates de péremption.

5. Les exercices de rappels de lots sont longs et compliqués

Erreurs d’étiquetage, allergènes non déclarés, altération d’un aliment et infections bactériennes: les raisons ne manquent pas lorsqu’il s’agit de rappels de lots. Dans un rapport de 2011, l’association américaine «Grocery Manufacturers Association» estimait que la majorité des entreprises qui effectuaient des rappels accusait des pertes de 10 millions de dollars ou plus en moyenne.

Même si ces chiffres ne sont pas tout récents, ils illustrent malgré tout les menaces bien actuelles que les rappels font peser sur la pérennité de votre croissance. C’est particulièrement le cas lorsque les logiciels de gestion utilisés ne sont pas adaptés à un volume de vente important.

Qu’ils soient directs (transport et réacheminement des lots, destruction des produits, stockage) ou indirectes (procès, amendes, baisse des ventes, atteinte à l’image de marque), ces coûts pourraient être largement diminués avec l’utilisation d’un ERP.

• Les signes qui ne trompent pas: laborieuses. Ce terme définit parfaitement vos procédures de rappels de lots qui sont coûteuses en termes de temps et d’argent sans que vous ne puissiez les estimer précisément. Vos employés utilisent des fichiers Excel pour gérer vos étiquetages et les erreurs humaines sont fréquentes. Les résultats sont ainsi sans appels: vous dépassez constamment les délais autorisés.
• Les bénéfices des ERP pour les PME agroalimentaires: Un logiciel ERP pourra facilement vous aider à suivre en direct vos produits et leurs dates d’expiration. Vous pourrez également réduire considérablement le temps nécessaire pour procéder à vos rappels et les coûts engendrés.

Ces défis vous parlent ? Alors vous l’avez compris, les fonctionnalités manquantes ou datées de vos outils actuels coûtent cher à votre PME. Comme décrit dans l’article, l’utilisation d’un logiciel de gestion avec des fonctionnalités spécifiques au secteur agroalimentaire comporte de nombreux bénéfices. Mais avant de commencer un projet ERP, il est indispensable de définir des objectifs précis afin d’évaluer sa rentabilité et de calculer votre retour sur investissement.