Rechercher le bon logiciel ERP pour votre PME peut paraître intimidant.
Après tout, vous recherchez des réponses à des questions dont vous n’êtes même pas certain de leur pertinence.
C’est pourquoi cet article devrait considérablement vous aider à être plus à l’aise. Même si le monde des logiciels de gestion ERP (ou « Enterprise Resource Planning » en anglais) est nouveau pour vous, nous pensons que poser les bonnes questions permettra à votre entreprise de gérer avec succès l’implantation d’un ERP.
En intégrant les questions suivantes dans vos étapes de sélection, vous commencerez votre transformation numérique sur de bonnes bases.
Lorsque vous vous préparez pour un voyage, vous faites généralement votre valise selon le type du voyage, vos moyens de déplacement et votre destination.
De même, au moment de créer la liste des caractéristiques et des fonctionnalités à intégrer dans votre ERP, les acteurs clés de votre équipe devront s’accorder sur la direction que votre entreprise doit emprunter, ce dont vous aurez besoin sur le chemin et comment y parvenir.
Notre conseil : mettez-vous autour d’une table avec les dirigeants de chaque département et assurez-vous d’obtenir un consensus global pour les questions suivantes :
Quels obstacles envisageons-nous (concurrence, recrutement, équipement, etc.) ?
Dans quoi pouvons-nous investir en matière d’employés, de temps et de budget ?
Quels processus opérationnels nous empêchent de croître de façon rentable ? Quelles sont nos forces opérationnelles ?
Avons-nous une bonne visibilité sur les activités clés de notre entreprise ? Par exemple, en tant que manufacturier, avons-nous une bonne connaissance de notre inventaire en temps réel ? Ou bien en tant que PME agroalimentaire, pouvons-nous suivre facilement la traçabilité de nos produits ?
Vous saurez que votre liste est la bonne lorsque vous vous direz « Ce logiciel répondra exactement à nos besoins d’affaires essentiels dans les prochaines années ».
Imaginez que vous souhaitez installer une climatisation centrale chez vous : vous n'engagerez certainement pas une entreprise spécialisée dans la mise en place de climatisations pour les tours de bureau. En effet, leurs systèmes et leur connaissance ne seraient pas du tout adaptés à vos besoins.
De la même façon, lorsque vous évaluez un logiciel ERP et des fournisseurs, leurs systèmes et leur expertise devraient correspondre parfaitement à votre PME et votre industrie.
Assurez-vous que votre partenaire ERP potentiel a déjà mis en place des systèmes pour de nombreuses entreprises de votre industrie. Un tel partenaire ERP connaîtra ainsi une bonne partie des processus d’affaires de votre PME.
L'intérêt ? Que le logiciel qu’ils recommandent ne soit pas générique et conçu pour tout type d'industrie, ce qui vous permettra d’économiser des milliers de dollars de personnalisation du système.
De plus, l’expertise de votre partenaire vous permettra de tirer profit de leur retour d’expérience et des meilleures pratiques de votre industrie, à côté desquelles vous serez peut-être passé.
Imaginez un patient après une grosse opération : il devra peut-être être nourri par intraveineuse, avec un tuyau dans la gorge pour l’aider à respirer.
Certains ERP fonctionnent de cette façon : des modules indépendants sont « branchés » pour permettre à l’information de circuler au mieux vers un système central grâce à quelques interventions.
Au contraire, un logiciel ERP vraiment intégré fonctionnera comme une personne en parfaite santé : pas besoin de module complémentaire et l’information circule à travers l’ensemble du système en temps réel.
Dans un tel système par exemple, la saisie d’une commande met automatiquement à jour votre inventaire, envoie une notification pour sa livraison et crée une facture en quelques secondes, avec peu d’intervention humaine et un taux d’erreur bien plus faible.
Lorsque votre PME grandit, les capacités de votre logiciel devraient également évoluer. C’est pourquoi les meilleurs ERP offrent des modules pour chaque fonction d’affaires tels qu’un CRM (ou « GRC », gestion de la relation client), une plateforme e-commerce ou bien un WMS (système de gestion d'entrepôt).
Si votre solution ERP potentielle « collabore » mal avec vos autres logiciels, quel en est l’intérêt ? Demandez à votre fournisseur comment l'intégration avec vos autres systèmes se fera. Demandez aussi quelle sera l’étendue de personnalisation requise pour ces intégrations.
Les distributeurs légitimes d’ERP sont des revendeurs autorisés par les concepteurs du logiciel à vendre leurs licences. Les bons distributeurs (aussi appelés intégrateurs) ont de l'expérience et pourront vous aider, mais ils ne possèdent pas forcément toutes les compétences nécessaires en interne pour vous accompagner. Certains externalisent par exemple les personnalisations et appliquent une marge supplémentaire lorsqu’ils vous vendent ce service.
Par contre, travailler directement avec le concepteur d’origine vous permet d’économiser ainsi tous les coûts intermédiaires. Imaginez la flexibilité et la tranquillité d'esprit que pourraient vous apporter les équipes qui connaissent sur le bout des doigts le logiciel ERP.
Sans oublier le support. Qui en aurait la charge : l’intégrateur ou le concepteur ? Et combien de fuseaux horaires y aura-t-il entre vous et l’équipe de support ?
Votre grand-père a peut-être une très belle montre, mais elle ne compte pas les pas et ne suit pas vos pulsations cardiaques. Aujourd’hui, les logiciels qui ne sont pas mis à jour régulièrement peuvent devenir rapidement désuets comme la montre de votre grand-père.
La façon la plus simple et efficace de vous assurer que votre PME gère ses opérations avec une technologie ERP moderne est d’investir dans un logiciel ERP infonuagique (ou « cloud »). Leurs frais de service comprennent la maintenance et les mises à jour du logiciel pour améliorer en permanence ses capacités et sa performance.
Un ERP infonuagique permet à vos équipes de travailler à distance ou sur la route. Avec n’importe quel appareil informatique et une connexion internet, elles pourront accéder à de l'information en temps réel en tout temps. Cette mobilité est particulièrement utile aux PME qui opèrent avec des modèles de travail hybrides (physiques et distanciels).
Pourquoi tant de PME choisissent-elles des logiciels de gestion ERP infonuagiques ? Découvrez l’article ici : « 9 raisons qui expliquent pourquoi Fidelio est le meilleur ERP infonuagique pour votre PME ».
N’oubliez pas, la plupart des systèmes de gestion ERP sont adoptés pendant au moins dix ans. Par conséquent, la recherche de votre fournisseur ERP devrait se centrer davantage sur celle d’un partenaire sur le long terme que sur une relation passagère.
Demandez à votre partenaire potentiel leur stratégie de développement du système ERP. Sur quelles industries et technologies se concentreront-ils les prochaines années ? Leur planification s’accorde-t-elle avec vos besoins ?
D’autre part, quel est le calendrier de mise à jour du fournisseur ? Pour installer ces mises à jour, votre propre équipe TI devra-t-elle s’impliquer et quel budget faut-il prévoir ?
Et enfin, est-ce que le partenaire a la stabilité financière, les ressources et les références clients qui vous rassureront sur leur type de client cible sur le long terme ?
Une gestion de projet de qualité est indispensable pour mettre en place efficacement votre logiciel ERP en restant dans votre budget et en minimisant les complications. Il est donc important de clarifier le niveau de support que votre partenaire pourra vous fournir.
Révisez avec attention les échéances proposées, l’équipe qui en aura la charge et leur CV.
Comment les développements et les ponts avec vos autres logiciels seront-ils facturés ?
Si vous avez des filiales ou des usines, comment seront-elles intégrées lors de l’implantation ?
Préparez-vous à ce que votre équipe doive dédier une partie de leur journée de travail à l’implantation. Vous pouvez partir de ces deux règles générales :
La migration de données ressemble à une transplantation cardiaque : c’est une opération commune, mais cela reste une des plus complexes et une des étapes les plus difficiles pour toute implantation ERP.
Assurez-vous que l’implication de l'intégrateur du système ERP dans la migration soit claire et détaillée.
Tout comme un instructeur de conduite avec son élève, votre partenaire d’implantation idéal doit avoir pour but de transférer leur connaissance à votre équipe dans une approche pas à pas.
Quel type de support offrent-ils après le déploiement (webinaires, espace client, documentation, conférences vidéo, support téléphonique) ?
Ne soyez pas surpris si certains vendeurs ERP font en sorte que leur système de prix soit compliqué à comprendre. Il peut y avoir des coûts cachés et des composants de prix variables à prendre en compte.
Vérifiez votre liste de caractéristiques et assurez-vous que les personnalisations sont clairement définies : les coûts sont-ils fixes ou estimés ?
Si vous choisissez un logiciel ERP avec un modèle d’affaires SaaS (ou « Software-as-a-Service »), vous serez simplement facturé des frais mensuels par utilisateur, comme lorsque vous vous inscrivez à un magazine. Ces frais couvrent votre contrat de service, l’hébergement et l’utilisation du logiciel.
Beaucoup de PME choisissent les modèles d’affaires SaaS, car cela permet de mieux prédire les coûts TI tout en tirant parti de la simplicité d’un logiciel qui se met à jour régulièrement. Votre équipe pourra ainsi performer au mieux.
En vous basant sur les questions clés listées ci-dessus pour le processus d'évaluation de votre logiciel ERP, vous adopterez la façon la plus structurée et rentable pour mettre en place votre transformation numérique.
Si ces questions en génèrent de nouvelles pour vous et votre équipe, nous serons ravis d’y répondre !